Hướng dẫn phân tích rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ - Rủi ro" được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp hệ thống hóa toàn bộ các dạng rủi ro có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Tài liệu này đóng vai trò là khung tham chiếu để ban lãnh đạo và các bộ phận chức năng nhận diện, phân loại và đánh giá mức độ nghiêm trọng của từng loại rủi ro. Thông qua việc sử dụng biểu mẫu, doanh nghiệp có thể xây dựng cơ chế kiểm soát phù hợp, từ đó giảm thiểu tổn thất và nâng cao hiệu quả quản trị. Đây là công cụ nền tảng trong quy trình thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này dành cho ban giám đốc, trưởng bộ phận quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và các nhà quản lý cấp trung trong doanh nghiệp. Thời điểm điền lý tưởng nhất là khi doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hoặc cập nhật hệ thống kiểm soát nội bộ định kỳ hàng năm. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được sử dụng khi có sự thay đổi lớn về môi trường kinh doanh như chính sách pháp luật mới, biến động thị trường hoặc khi doanh nghiệp mở rộng sang lĩnh vực mới. Việc điền biểu mẫu nên được thực hiện theo nhóm để đảm bảo có nhiều góc nhìn khách quan, tránh thiếu sót các rủi ro tiềm ẩn.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Tiêu đề biểu mẫu: Ghi rõ "Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ - Rủi ro" để xác định đúng phạm vi tài liệu. Đây là tiêu đề chuẩn, không cần chỉnh sửa.
  2. Thuộc danh mục: Chọn danh mục "Các quy trình kiểm soát nội bộ" vì nội dung rủi ro là một phần cốt lõi của hệ thống kiểm soát. Không chọn sai danh mục khác.
  3. Phân loại rủi ro theo nguồn gốc: Liệt kê chi tiết ba nhóm rủi ro chính: rủi ro kinh doanh (từ môi trường bên ngoài), rủi ro hoạt động (từ nội bộ doanh nghiệp) và rủi ro tuân thủ (vi phạm pháp luật). Mỗi nhóm cần có ví dụ cụ thể từ thực tế doanh nghiệp.
  4. Rủi ro kinh doanh - Mô hình PEST: Phân tích từng yếu tố Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ. Ghi rõ các biến số cụ thể như lạm phát, tỷ giá, chính sách thuế, xu hướng tiêu dùng. Mỗi yếu tố cần đánh giá mức độ ảnh hưởng đến ngành nghề kinh doanh.
  5. Rủi ro vi mô - Mô hình 5 Forces: Đánh giá áp lực từ nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế và môi trường cạnh tranh hiện tại. Cần nêu rõ số lượng, chi phí chuyển đổi và thương hiệu của từng tác nhân.
  6. Rủi ro hoạt động và tuân thủ: Xác định các vi phạm nội quy, quy chế doanh nghiệp và các quy định pháp luật liên quan. Đề xuất công cụ xác định như bảng câu hỏi chuẩn (questionaire), so sánh chuẩn (benchmarking) hoặc thuê chuyên gia tư vấn.

Lưu ý quan trọng

  • Việc đánh giá rủi ro mang tính cảm tính và dựa nhiều vào kinh nghiệm của nhà quản lý, do đó cần có sự tham gia của nhiều người để tăng độ chính xác.
  • Cần thường xuyên xem xét lại các đánh giá rủi ro vì môi trường kinh doanh luôn thay đổi, đặc biệt là các yếu tố chính trị và kinh tế vĩ mô.
  • Khi đánh giá mức độ rủi ro, phải dựa trên hai yếu tố: xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra. Không bỏ qua yếu tố nào.
  • Rủi ro tuân thủ pháp luật cần được ưu tiên xử lý vì có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm cả vi phạm pháp luật Việt Nam và quốc tế.
  • Doanh nghiệp nên thiết lập bộ phận chuyên trách hoặc thuê tư vấn để cập nhật các thay đổi pháp lý và kiểm tra việc tuân thủ, tránh rủi ro bị phạt do không nắm rõ quy định mới.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa rủi ro kinh doanh và rủi ro hoạt động: nhiều người cho rằng mọi rủi ro từ bên ngoài đều là rủi ro kinh doanh, nhưng thực tế rủi ro hoạt động cũng có thể phát sinh từ các yếu tố bên ngoài như nhà cung cấp hoặc khách hàng.
  • Bỏ sót yếu tố xã hội trong mô hình PEST: các yếu tố như xu hướng tiêu dùng, văn hóa xã hội thường bị xem nhẹ nhưng lại có tác động lớn đến doanh thu và thương hiệu.
  • Không phân biệt rõ giữa sản phẩm thay thế và đối thủ cạnh tranh: sản phẩm thay thế là hàng hóa/dịch vụ khác loại nhưng đáp ứng cùng nhu cầu, trong khi đối thủ cạnh tranh cung cấp sản phẩm tương tự.
  • Đánh giá rủi ro một lần rồi bỏ qua: rủi ro cần được cập nhật định kỳ, ít nhất mỗi quý một lần, vì môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.
  • Không ghi chép đầy đủ các công cụ xác định rủi ro: việc chỉ dựa vào kinh nghiệm mà không sử dụng bảng câu hỏi chuẩn hoặc so sánh chuẩn sẽ dẫn đến thiếu sót nhiều rủi ro tiềm ẩn.

Nội dung biểu mẫu

Các khía cạnh của HTKSNBDN: Rủi ro


Các dạng rủi ro của DN

Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh, ta có thể phân loại rủi ro như sau :

- Rủi ro từ môi tường bên ngoài DN (hay còn gọi là rủi ro kinh doanh)
- Rủi ro từ bên trong doanh nghiệp
+Rủi ro hoạt động
+Rủi ro tuân thủ

- Rủi ro kinh doanh : môi trường bên ngoài
- Rủi ro hoạt động : Vi phạm quy chế quản lý & vấn đề nguồn lực của DN
- Rủi ro tuân thủ : Vi phạm pháp luật nhà nước

Rủi ro kinh doanh


Là rủi ro phát sinh từ môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp :
- Môi trường vĩ mô :
+ Chính trị
+ Kinh tế
+ Xã hội
+ Khoa học công nghệ

- Môi tường vi mô
+ Nhà cung cấp
+ Khách hàng
+ Đối thủ cạnh tranh

Xác định rủi ro kinh doanh

- Phân tích rủi ro này theo mô hình “PEST”
+ P - Political – Môi trường chính trị
+ E - Economic – Nền kinh tế
+ S - Social – Xu hướng xã hội
+ T - Technological – Phát triển công nghiệp

Chính trị

- Tình hình chính trị của đất nước mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh
- Xu hướng thay đổi chính sách, chế độ của Nhà Nước quốc gia sở tại
- Thay đổi pháp luật (luật thuế, luật doanh nghiệp, luật đất đai,…)
- Chính sách đối ngoại của nhà nước
- Chính sách khuyến khích đầu tư vào các vùng miền, các ngành kinh tế, lĩnh vực..
- Vai trò của kinh tế duốc doanh
- Quốc hữu hoá
- Chiến tanh …

Kinh tế

- Lạm phát
- Thất nghiệp
- GDP (điều chỉnh để đạt mức tăng trưởng)
+ Tăng trưởng kinh tế
+ Ổn định việc làm
+ Ổn định đồng tiền
+ Ổn định cán cân thanh toán
- Tỷ giá hối đoái (vấn đề xuất khẩu)
- Lãi suất (chi phí sử dụng vốn)
- Tâm lý đầu tư nước ngoài và đầu tư trong nước
- Chu kỳ suy thoái kinh tế
- Giá nguyên liệu cơ bản : điện, nước, xăng dầu…
- Tỷ lệ tiệu dùng và tiết kiệm
- BTA, AFTA, WTO…
- Nền kinh tế bong bóng : thị trường chứng khoán, bất động sản

Xã hội

- Xu hướng tiêu dùng xã hội
- Cơ cấu gia đình – xã hội
- Ảnh hưởng của các nhân vật nổi tiếng
- Thói quen tiêu dùng
- Trình độ, ý thức cộng đồng
- Các thông số về dân số
- Văn hoá xã hội …..

Khoa học công nghệ

- Trình độ phát triển khoa học công nghệ trong ngành nghề lĩnh vực của mình.
- Sự ra đời của sản phẩm mới trên cơ sở công nghệ mới
- Phương thức sản xuất mới trên cơ sở tiết kiệm hơn (ít nhân công)
- Cách quản lý mới
- Các kênh tiếp cận khách hàng và kênh phân phối mới
- Trading house ….

Rủi ro từ môi tường vi mô

Phân tích rủi ro theo mô hình “ 5 Forces”
- Nhà cung cấp
- Khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh
- Sản phẩm thay thế
- Môi trường cạnh tranh hiện tại

Đối thủ cạnh tranh

- Số lượng cung cấp
- Số lượng khách hàng
- Chi phí thay đổi khách hàng
- Mặt hàng thay thế
- Thương hiệu/chất lượng sản phẩm
- Tình hình kinh doanh của khách
- Giá cả + chất lượng + phục vụ/phân phối...

Khách hàng

- Số lượng cung cấp
- Số lượng khách hàng
- Chi phí thay đổi khách hàng
- Mặt hàng thay thế
- Thương hiệu/chất lượng sản phẩm
- Tình hình kinh doanh của khách hàng
- Giá cả + chất lượng + Phục vụ/Phân phối …

Nhà cung cấp

- Nguồn nguyên liệu thay thế
- Yêu cầu đặc biệt về quy cách phẩm chất của nguyên liệu
- Chi phí để thay đổi nhà cung cấp
- Số lượng nhà cung cấp đạt yêu cầu….

Sản phẩm thay thế

- Giá cả và chất lượng sản phẩm thay thế
- Chi phí thay đổi
- Tính chất mặt hàng có thuộc loại dể thay đổi
- Chi phí nghiên cứu và phát triển ….

Tình hình cạnh tranh

Là tổng hợp 4 yếu tố trên
- Sự phát triển thị trường
- Số lượng đối thủ cạnh tranh
- Quan hệ cung cầu trên thụ trừơng
- Mức độ khác nhau của sản phẩm
- Thương hiệu
- Số lượng các đối thủ từ bỏ thị trường …

Rủi ro hoạt động

Là rủi ro phát sinh từ doanh nghiệp :
- Vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội qui của doanh nghiệp, cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài
- Rủi ro về tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng, chẳng hạn như : mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại,…
- Rủi ro về văn hoá doanh nghiệp …

Xác định rủi ro hoạt động

- Đánh giá mối liên hệ giữa các chức năng cơ bản trong doanh nghiệp (value chain)
- So sánh với các doanh nghiệp khác (benchmarketing)
- Căn cứ vào bản câu hỏi chuẩn (questionaire)
- Căn cứ vào mục tiêu của từng chức năng và mục tiêu của tùng hoạt động của doanh nghiệp

Value chain (Sức mạnh tổng lực)
http://files.myopera.com/nghialam/blog/htksnb4.gif

Benchmarking (Trông người & Ngẫm mình)

- So sánh với các DN cùng ngành, cùng quy mô
- So sánh với các DN cùng ngành, có quy mô lớn hơn
- So sánh với các DN khác ngành hoặc đối thủ cạnh trạnh
( Giác ngộ so sánh (nguyên liệu, con người, quản lý, thiết bị, tổ chức, sáng tạo…)

Questionaire (Bảng câu hỏi chuẩn)

- Liệt kê ra các điểm mấu chốt quan trọng của quy trình chuẩn
- Ban giám đốc dựa vào các bản câu hỏi để xem hệ thống của mình có thiếu sót gì không
=> Công cụ hữu hiệu đánh giá rủi ro từ các quy trình trong DN

Rủi ro tuân thủ pháp luật

- Vi phạm pháp luật Việt Nam
- Vi phạm pháp luật quốc tế

Xác định rủi ro tuân thủ

- Cử cán bộ kiêm nhiệm
- Cử bộ phận kiêm nhiệm
- Cử cán bộ chuyên trách
- Lập bộ phận chuyên trách cập nhật các thay đổi về pháp lý và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật (Comliance Department)
- Thuê chuyên gia tư vấn
- Thuê công ty tư vấn => Thói quen sử dụng tư vấn

Tổng hợp một số công cụ xác định rủi ro
http://files.myopera.com/nghialam/blog/htksnb5.gif

Đánh giá các rủi ro của doanh nghiệp

- Đây là một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các nhà quản lý
- Việc đánh giá cần đựơc thường xuyên xem xét lại
- Việc đánh giá cần được dựa trên hai yếu tố :
(1) Xác suất xảy ra rủi ro
(2) Mức độ ảnh hưởng khi rủi ro xảy ra

http://files.myopera.com/nghialam/blog/htksnb6.gif
Một phần quan trọng của HTKSNB là việc …………………………………………………………………………………….
Rủi ro của DN để thiết lập các thủ tục/cơ chế kiểm soát phù hợp