QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN BỘ CÔNG THƯƠNG

BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 2217/QĐ-BCT ngày 10 tháng 4 năm 2008 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan Bộ Công Thương.

Điều 4. Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, các Vụ trưởng, Tổng cục trưởng, Cục trưởng và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như điều 4;
- Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Lưu: VT, VP.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Hồ Thị Kim Thoa

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN BỘ CÔNG THƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4267/QĐ-BCT ngày 25 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Công Thương)

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy chế này quy định về việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến; ban hành văn bản đi; lập hồ sơ hình thành trong quá trình, theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân; nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Bộ Công Thương theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bộ Công Thương và các đơn vị thuộc Bộ phát hành.

3. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

5. Văn thư Bộ là bộ phận Văn thư thuộc phòng Hành chính Văn phòng Bộ.

Điều 4. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản

2. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, trình và chuyển giao trong ngày. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”, “Khẩn” (sau đây gọi là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

4. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại quy chế này.

6. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của Bộ Công Thương và các đơn vị thuộc Bộ (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ.

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

7. Các hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn, thủ tục và bảo quản theo đúng quy định.

TIẾP NHẬN, ĐĂNG KÝ VÀ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN

1. Văn thư Bộ tiếp nhận tất cả các văn bản do Bưu điện chuyển đến, liên lạc của các cơ quan khác mang đến trực tiếp và cán bộ cơ quan Bộ đi công tác, đi họp nhận trực tiếp mang về.

b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

2. Tất cả các văn bản gửi đến Bộ đều phải thực hiện đăng ký nhập dữ liệu bằng máy tính theo chương trình quản lý văn bản của cơ quan Bộ.

4. Văn thư Bộ không làm thủ tục đăng ký văn bản đến và gửi trả lại đối với những văn bản không đúng thể thức quy định chung của Nhà nước.

1. Phân loại sơ bộ: Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

b) Loại không bóc bì: Văn thư Bộ không được bóc các loại bì sau:

- Bì văn bản có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật và các bì ghi rõ “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Trường hợp này, Văn thư Bộ chỉ ghi số văn bản và ký hiệu đề ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ hoặc đúng tên người nhận. Người nhận các loại công văn này tùy tính chất, mức độ quan trọng có thể chuyển lại Văn thư Bộ để đăng ký công văn đến hoặc lưu lại và chịu trách nhiệm về việc này;

2. Bóc bì văn bản

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

b) Kiểm tra văn bản trong bì và thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Quy chế này;

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới mục trích yếu nội dung (đối với công văn), hoặc dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản hoặc khoảng giấy trống trên đầu văn bản.

a) Nhập các thông tin của văn bản: số, ký hiệu, ngày ban hành, ngày nhận, tác giả, tên người ký, thời hạn trả lời ghi trong văn bản hoặc gắn thời hạn theo quy chế của từng loại văn bản, trích yếu và phân loại văn bản theo các tiêu chí phục vụ cho việc quản lý và khai thác văn bản. Ghim phiếu phân công xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý theo quy định.

c) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản.

e) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.

1. Các văn bản hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn phải được chuyển ngay sau khi đăng ký văn bản đến, đúng thời gian và địa chỉ ghi trên văn bản.

3. Đối với văn bản mật

b) Việc chuyển giao văn bản mật phải đảm bảo chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi chuyển giao tài liệu mật và ghi rõ họ tên.

5. Các văn bản gửi đến sau khi đã hoàn tất các thủ tục đăng ký văn bản, Phòng Hành chính trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý.

Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.

c) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Phòng Tổng hợp - Văn phòng Bộ đăng ký bổ sung vào phần mềm quản lý văn bản đến những văn bản do Lãnh đạo Bộ xử lý rồi chuyển văn bản trở lại Văn thư Bộ.

5. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư Bộ phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

1. Chánh Văn phòng Bộ (hoặc Phó Văn phòng được ủy quyền) ký vào phiếu phân công xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải quyết trong thời hạn không quá một ngày kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư Bộ đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ. Trường hợp những văn bản gửi vào cuối buổi chiều thì phải trình vào sáng hôm sau, trừ các văn bản hỏa tốc, hẹn giờ.

3. Đối với những vấn đề nghiệp vụ thông thường do các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị có văn bản trình đề nghị giải quyết hoặc những văn bản thông thường gửi đến. Bộ thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, Chánh Văn phòng (hoặc Phó Văn phòng được ủy quyền) ghi trực tiếp vào dòng “Chuyển” trong ô dấu “Đến” và Văn thư Bộ chuyển ngay các văn bản đến các đơn vị đó để giải quyết.

Điều 9. Tiếp nhận văn bản đến ở các đơn vị thuộc cơ quan Bộ

2. Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị, Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Văn bản đến có yêu cầu giải quyết được Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho các đơn vị có con dấu riêng (Tổng cục, Cục, Viện...) trả lời thì các đơn vị phải sao gửi Văn thư Bộ 01 bản để theo dõi.

5. Văn thư đơn vị phải lập sổ tiếp nhận, luân chuyển văn bản mật.

Điều 10. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2. Tất cả văn bản đến có yêu cầu trả lời (bao gồm cả văn bản ấn định và không ấn định thời hạn giải quyết) phải được theo dõi, đôn đốc việc giải quyết. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị, giúp Lãnh đạo Bộ đôn đốc các đơn vị xử lý văn bản và giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.

4. Văn phòng Bộ tổ chức bộ phận theo dõi các văn bản gửi đến Bộ và ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Bộ. Bộ phận này có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản của các đơn vị đã được Bộ trưởng ủy quyền ký thừa lệnh.

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ TRÌNH KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Ngoài những quy định về thời hạn giải quyết văn bản của Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ quy định đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, thời hạn giải quyết văn bản của cơ quan Bộ được thực hiện như sau:

2. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi chức năng của các đơn vị, trong thời hạn chậm nhất là năm ngày làm việc phải soạn thảo xong văn bản kèm theo hồ sơ trình để báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết;

4. Đối với những vấn đề trình có nội dung quan trọng đòi hỏi nhiều thời gian xử lý, Lãnh đạo Bộ cần tham khảo ý kiến các chuyên gia hoặc yêu cầu các đơn vị làm rõ trước khi quyết định, thời hạn cuối cùng để giải quyết là mười ngày làm việc. Đối với những vấn đề cần thảo luận tập thể Lãnh đạo Bộ trước khi quyết định, thời hạn cuối cùng giải quyết là mười lăm ngày làm việc;

6. Đối với các dự án, đề án, chương trình, các đơn vị thực hiện theo thời hạn quy định cụ thể được Lãnh đạo Bộ giao.

Hồ sơ trình ký văn bản hành chính (không thuộc loại văn bản quy phạm pháp luật) để trình Lãnh đạo Bộ gồm:

2. Văn bản có dấu đăng ký công văn đến của Văn thư Bộ là cơ sở để xử lý công việc, chuyên viên không được gạch chân hoặc ghi ý kiến của mình Iên văn bản này. Ngoài ra, có thể kèm theo trình tự dẫn giải nội dung trình. Tất cả các tài liệu này đều phải kê đầy đủ ở mục “Các văn bản kèm theo” của Phiếu trình giải quyết công việc.

4. Bản dự thảo của văn bản in hai bản, trong đó một bản đã có chữ ký tắt của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo ở sau chữ cuối cùng của phần nội dung và phụ lục để trình lãnh đạo Bộ duyệt.

a) Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.), đề xuất mức độ khẩn, mật của văn bản.

b) Chánh Văn phòng Bộ hoặc Phó Văn phòng Bộ được ủy quyền kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

1. Hồ sơ trình ký gửi về Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ để kiểm tra về nội dung, thủ tục, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Văn phòng Bộ chỉ trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký văn bản khi hồ sơ trình ký đầy đủ và hợp lệ.

a) Kiểm tra hồ sơ trình theo thủ tục quy định. Nếu thiếu phải báo cho Lãnh đạo và chuyên viên trực tiếp theo dõi của đơn vị có văn bản trình để bổ sung;

c) Kiểm tra mức độ “mật”, “khẩn” của những văn bản có độ mật, độ khẩn ghi trong ô quy định độ “mật”, độ “khẩn” của phiếu trình;

e) Trình Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng Bộ được ủy quyền ký nháy/tắt vào dự thảo văn bản;

3. Trường hợp hồ sơ liên quan đến chi tiêu, mua sắm thuộc chức năng giải quyết của Văn phòng Bộ, Phòng Tổng hợp phải trình qua Lãnh đạo Văn phòng trước khi trình Lãnh đạo Bộ.

5. Chuyên viên Phòng Tổng hợp chuyển lại đơn vị soạn thảo toàn bộ hồ sơ trình ký trong những trường hợp sau:

b) Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến chỉ đạo vào phiếu trình để tiếp tục hoàn thiện lại về nội dung, yêu cầu lấy thêm ý kiến của các cơ quan liên quan hoặc xin thêm ý kiến của Bộ trưởng, Thứ trưởng khác;

Điều 14. Ký văn bản

2. Nếu Bộ trưởng, Thứ trưởng ghi ý kiến vào phiếu trình đồng ý ký văn bản thì đồng thời ký vào hai bản dự thảo trình (một bản gốc có chữ ký nháy/tắt của lãnh đạo đơn vị soạn thảo và Lãnh, đạo Văn phòng Bộ để lưu Văn thư Bộ, một bản để nhân sao ban hành theo số lượng gửi).

4. Bản lưu tại Văn thư Bộ là bản gốc có chữ ký nháy/tắt của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo, Lãnh đạo Văn phòng Bộ và bản chính phiếu trình. Đối với văn bản quy phạm pháp luật bản lưu tại Văn thư Bộ là bản gốc có chữ ký nháy/tắt của lãnh đạo đơn vị soạn thảo, chữ ký nháy/tắt của Lãnh đạo Vụ Pháp chế, Lãnh đạo Văn phòng Bộ và bản chính phiếu trình.

1. Đối với những văn bản do Lãnh đạo các Tổng cục, Cục, Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ ký ban hành để giải quyết những loại công việc theo chức năng và đã được Lãnh đạo Bộ ủy quyền thì chuyển đến Văn thư Bộ để thực hiện thủ tục ban hành. Văn thư Bộ ghi lại một bản để lưu tại đơn vị soạn thảo.

Chương 4.

BAN HÀNH VĂN BẢN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN

1. Tất cả văn bản xử lý công việc của Bộ Công Thương đều tập trung vào một đầu mối là Văn thư Bộ để làm thủ tục phát hành. Văn phòng Bộ thực hiện thủ tục ban hành văn bản, chuyển văn bản đến địa chỉ nhận.

b) Chánh Văn phòng Bộ (hoặc người được ủy quyền) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ ban hành.

Văn thư Bộ chỉ tiếp nhận và phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, không sửa chữa, tẩy xóa. Đăng ký số, ngày tháng, nhân bản theo đúng số lượng được xác nhận ở phần “Nơi nhận” của văn bản.

3. Đóng dấu vào văn bản.

b) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. Việc đóng đấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật”, và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.

3. Phòng Hành chính chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ “khẩn” hoặc theo yêu cầu gấp của người ký phải thực hiện ngay. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.

Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.

4. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

5. Lưu văn bản đi

b) Các đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 bản chính (01 bản lưu tại Văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 01 bản lưu trong hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định.

d) Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

1. Chỉ thị, văn bản quy phạm pháp luật (không phải văn bản mật), văn bản mang tính phổ biến được đưa lên Website của Bộ Công Thương.

Chương 5.

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ

b) Giúp cho các đơn vị trong Cơ quan Bộ chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương và các đơn vị trong Bộ; Quy chế làm việc của Bộ Công Thương; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của Bộ, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của Bộ.

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong Bộ; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của Bộ và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả-rập.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

a) Danh mục hồ sơ được lập theo cách sau:

b) Danh mục hồ sơ được ban hành vào tháng một hàng năm.

Điều 19. Mở hồ sơ

2. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.

a) Tờ bìa hồ sơ, trong có ghi tiêu đề hồ sơ;

c) Các văn bản, tài liệu được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản phản ánh rõ sự việc trong hồ sơ;

4. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.

1. Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

3. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

1. Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

b) Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.

d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).

2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.

1. Hồ sơ, tài liệu của cơ quan Bộ phải nộp vào lưu trữ Bộ theo quy định.

3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

5. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản "‘Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản ''Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ giữ loại một bản.

TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:

b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Điều 24. Trách nhiệm của người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ quan Bộ

1. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu đã kết thúc, có giá trị vào Lưu trữ Bộ theo đúng thời hạn quy định.

Điều 25. Trách nhiệm của cán bộ, công chức Bộ Công Thương

2. Không được cung cấp cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về hồ sơ, văn bản, tài liệu đã và đang xử lý của cơ quan Bộ, các bút tích ý kiến giải quyết của Lãnh đạo Bộ.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, tất cả cán bộ, công chức làm công tác liên quan đến văn bản đều phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo hướng dẫn tại Quy chế này.

5. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo Bộ đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Điều 26. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị

2. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.

4. Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ Bộ.

1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của Bộ.

3. Phối hợp với Lưu trữ Bộ hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan Bộ.

1. Giúp Lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.

c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.

Chương 7.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Cán bộ, công chức cơ quan Bộ có trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định trong Quy chế này. Đơn vị, cá nhân thực hiện tốt sẽ được khen thưởng. Đơn vị, cá nhân vi phạm tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, trường hợp gây thiệt hại vật chất phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 30. Sửa đổi, bổ sung Quy chế