THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THI HÀNH ĐIỀU LỆ QUẢN LÝ KINH PHÍ HÀNH CHÍNH

Nghị định số 74-CP ngày 24-12-1960 của Hội đồng Chính phủ đã ban hành điều lệ quản lý kinh phí hành chính. Thông tư này của Bộ Tài chính quy định và giải thích thêm một số điểm về chi tiết thi hành điều lệ đó.

I. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA VÀ PHƯƠNG CHÂM QUẢN LÝ CHI TIÊU HÀNH CHÍNH

Chi tiêu về hành chính là loại chi để đảm bảo sự hoạt động bình thường của các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước; không phải là một loại chi trực tiếp cho hoạt động sản xuất nhưng không thể thiếu được vì nó phục vụ cho sự hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước.

Kinh phí hành chính có liên quan đến nhiều chính sách, đến các ngành, các cấp và có quan hệ đến đời sống của nhân viên công tác, nên nó có ý nghĩa chính trị quan trọng.

Kinh phí hành chính nếu không giải quyết đúng mức và kịp thời thì sinh ra đình đốn, trở ngại đến hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước. Trái lại, nếu quản lý không chặt chẽ thì dễ sinh ra quan liêu, lãng phí.

Vì vậy nó phải được giải quyết sát với nhu cầu cần thiết của các ngành, nhưng đồng thời phải thể hiện đúng đắn chính sách tiết kiệm của Nhà nước.

Trong việc quản lý kinh phí hành chính phải quán triệt phương châm “tốn ít tiền nhưng được nhiều việc”. Phải luôn luôn đề cao tinh thần tiết kiệm triệt để; ra sức chống lãng phí ngay từ khi xây dựng dự toán ngân sách cả năm, trong quá trình chấp hành ngân sách cho đến khi tổng kết chi tiêu cuối năm và quyết toán. Phải thường xuyên và kịp thời ngăn chặn những việc chi tiêu không đúng chế độ và kỷ luật tài chính, những việc chi tiêu không cần thiết, không tiết kiệm, những hiện tượng lãng phí, tham ô.

Để quản lý tốt kinh phí hành chính phải kiên quyết dựa vào quần chúng công nhân viên; dưới sự lãnh đạo của Đảng, tổ chức quần chúng công nhân viên tham gia quản lý: giáo dục quần chúng nâng cao ý thức chống lãng phí, phô trương hình thức, quán triệt tinh thần mọi nguyên tắc, chế độ chi tiêu; thường xuyên đúc kết và phổ biến rộng rãi những kinh nghiệm đã được sáng tạo ra trong phong trào tiết kiệm… để nghiêm chỉnh chấp hành và giúp nhau chấp hành chu đáo chế độ, kỷ luật tài chính. Dựa vào luật công đoàn, ít nhất ba tháng một lần đơn vị dự toán phải mở hội nghị công nhân viên chức (hoặc hội nghị đại biểu công nhân viên chức đối với cơ quan đông người) để kiểm điểm tình hình thực hiện chương trình công tác của cơ quan kết hợp với việc kiểm điểm tình hình chi tiêu về hành chính quản trị thuộc nội bộ cơ quan và việc thi hành những chính sách luật lệ có quan hệ đến đời sống vật chất và văn hóa của cán bộ viên chức (điều 5, 7, 8 luật công đoàn và nghị định số 188-TTg ngày 09-04-1958 của Thủ tướng Chính phủ). Ngoài ra, công đoàn có nhiệm vụ lãnh đạo đoàn viên nâng cao hiệu suất công tác, tiết kiệm thì giờ và vật liệu để giảm bớt chi tiêu (điều 4 điều lệ).

II. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ

Trong việc quản lý kinh phí hành chính, cần xác định những nguyên tắc cơ bản sau đây:

1. Người nào, cơ quan nào nhận tiền và tiêu tiền của Nhà nước giao cho đều có trách nhiệm quản lý.

Như vậy phụ trách quản lý kinh phí hành chính không phải chỉ là cơ quan Tài chính mà trước tiên là đơn vị dự toán, và nói đơn vị dự toán cụ thể là thủ trưởng cơ quan (điều 3). Trước Đảng và Nhà nước, thủ trưởng đơn vị dự toán không những phải phụ trách công tác chuyên môn mà còn phải phụ trách công tác quản lý dự toán của cơ quan mình. Nhưng vì thủ trưởng cơ quan không thể trực tiếp làm những công việc nghiệp vụ chuyên môn về kế toán tài vụ, nên phải có công cụ giúp việc tức là phải có tổ chức kế toán tài vụ của đơn vị dự toán (điều 4 và điều 19).

Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước, nhưng không vì thế mà tổ chức kế toán tài vụ không có trách nhiệm cụ thể của mình. Điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã quy định cụ thể quan hệ giữa lãnh đạo và chuyên môn trong điều 4 và điều 19.

2. Đơn vị dự toán có quyền điều hòa sử dụng ngân sách cả năm đã được duyệt (điều 5):

Sau khi ngân sách cả năm đã được duyệt, đơn vị dự toán có thể dùng kinh phí dự trù về việc này để chi cho việc khác miễn là không trái chế độ, tiêu chuẩn và nguyên tắc tài chính trừ 7 khoản kê sau đây không được chi quá mức dự trù cả năm, không được điều hòa lẫn nhau và cũng không được điều hòa với khoản kinh phí nào khác (đoạn 3 điều 5) vì đây là những khoản chi thuộc chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước hoặc thuộc chủ trương công tác do cấp trên quyết định:

1. Quỹ lương

2. Quỹ xã hội

3. Kinh phí dự trù cho các phái đoàn ra nước ngoài

4. Kinh phí đón tiếp phái đoàn nước ngoài

5. Kinh phí bồi dưỡng và huấn luyện cán bộ

6. Kinh phí phát hành báo chí, tập san và các tài liệu in đặc biệt (do cấp có thẩm quyền duyệt y).

7. Định mức tiêu chuẩn công vụ phí hàng năm.

Thí dụ: Đơn vị có thể:

- Dùng kinh phí về hội nghị còn thừa để chi về sửa chữa nhà cửa.

- Dùng kinh phí về sửa chữa nhà cửa còn thừa để chi về vận chuyển đồ đạc.

- Dùng kinh phí về mua sắm đồ đạc còn thừa để chi về hội nghị...

Trong phạm vi ngân sách cả năm, trong phạm vi số tiền đã được cấp và căn cứ vào các thể lệ tài chính Nhà nước, thủ trưởng đơn vị có quyền tự quyết định việc chi tiêu đã có chế độ, tiêu chuẩn rõ ràng.

3. Đơn vị dự toán có quyền điều hòa sử dụng kinh phí, nhưng phải triệt để tôn trọng các nguyên tắc quản lý kinh phí quy định trong điều lệ. Làm trái với các nguyên tắc đó tức là vi phạm kỷ luật tài chính.

Thí dụ:

- Không được dùng kinh phí hội nghị còn thừa để tổ chức ăn thêm cho đại biểu hội nghị (vì không có chế độ).

- Không được dùng kinh phí về mua sắm đồ đạc còn thừa để mua kính phát không cho cán bộ nhiều tuổi (vì không có tiêu chuẩn).

- Không được dùng kinh phí về đón tiếp phái đoàn nước ngoài còn thừa để tuyển dụng thêm nhân viên ngoài số biên chế đã quy định làm cho số chi về lương vượt quá chỉ tiêu quỹ lương đã quy định (vì không đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước).

- Không được dùng kinh phí của quỹ xã hội còn thừa để chi thêm về tiêu chuẩn công vụ phí theo định mức đầu người (vì vượt quá định mức tiêu chuẩn đã quy định).

Để đảm bảo thi hành đúng nguyên tắc tài chính, mỗi khi dự định chi tiêu, vấn đề phải đặt ra trước tiên là xác định khoản chi đó:

Có nằm trong ngân sách cả năm không; nếu không thì phải tiết kiệm hoặc bỏ khoản chi nào để bù vào.

Có đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước không (quỹ lương, quỹ xã hội); nếu không đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước thì không được chi, mặc dù các khoản khác trong ngân sách còn thừa tiền.

Đã được Chính phủ (hay Ủy ban hành chính khu, tỉnh đối với các cơ quan địa phương) xét duyệt về chủ trương chưa: như phái đoàn ra nước ngoài, đón tiếp phái đoàn nước ngoài, bồi dưỡng và huấn luyện cán bộ, phát hành báo chí, tập san và các tài liệu in đặc biệt khác.

Có đúng chế độ tiêu chuẩn và nguyên tắc tài chính không và có trong phạm vi tiêu chuẩn định mức công vụ phí hàng năm không. Nếu không đúng chế độ và nguyên tắc tài chính hoặc nếu vượt định mức tiêu chuẩn công vụ phí hàng năm, thì nhất thiết không được chi.

Trước khi quyết định một khoản chi, thủ trưởng đơn vị dự toán (hay người được ủy quyền) có trách nhiệm bàn bạc với bộ phận tài vụ kế toán và phải coi trọng những ý kiến của bộ phận tài vụ kế toán nhằm chấp hành đúng đắn và nghiêm chỉnh các chế độ, kỷ luật tài chính. Ngoài ra nên lấy thêm ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ quan về những khoản chi có quan hệ đến đời sống vật chất và văn hóa của cán bộ, nhân viên.

Nếu vi phạm kỷ luật tài chính, thì cơ quan Tài chính không duyệt quyết toán (điều 22) và người ra lệnh chi (thủ trưởng hay người được ủy quyền) phải chịu trách nhiệm hoàn toàn và có thể phải hoàn lại công quỹ số tiền đã chi sai (điều 18).

4. Đơn vị dự toán không được để tiền đọng:

Để tránh tiền đọng, đơn vị cần tiêu lúc nào thì lĩnh lúc đó. Cần tiêu bao nhiêu chỉ lĩnh bấy nhiêu chưa cần, chưa lĩnh.

Tiền đã lĩnh rồi, nhưng nếu kế hoạch công tác thay đổi chưa phải chi đến thì nộp trả lại kho bạc (thu giảm cấp phát).

Trường hợp một công tác đã hoàn thành rồi mà còn thừa tiền, thì số tiền thừa cũng phải nộp ngay vào kho bạc (thu giảm cấp phát).

III. BIỆN PHÁP CỤ THỂ

Để quản lý tốt kinh phí hành chính, thủ trưởng đơn vị dự toán cần chỉ đạo chặt chẽ bộ phận tài vụ kế toán và tạo điều kiện cần thiết cho trưởng phòng kế toán và các kế toán viên làm tròn trách nhiệm.

Theo hướng chuyên môn hóa cán bộ nhằm nâng cao không ngừng năng lực công tác và phát huy sáng kiến của cán bộ, cần tránh thay đổi luôn luôn cán bộ kế toán tài vụ.

Về các biện pháp cụ thể khác, có tính chất nghiệp vụ xin xem “Bản hướng dẫn thi hành điều lệ quản lý kinh phí hành chính” kèm theo thông tư này.

*

*  *

Bộ Tài chính đề nghị các Bộ, các Ủy ban Nhà nước, các Tổng cục trực thuộc Hội đồng Chính phủ, các cơ quan đoàn thể trung ương, các Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố đặt kế hoạch phổ biến điều lệ quản lý kinh phí hành chính và thông tư này một cách rộng rãi trong toàn thể cán bộ, công nhân viên cơ quan để mọi người quán triệt và tích cực chấp hành nghiêm chỉnh. Trong khi thực hiện, xin kịp thời phản ánh những khó khăn trở ngại để Bộ Tài chính nghiên cứu giải quyết hoặc đề nghị với Chính phủ những biện pháp thích hợp.

Riêng đối với các Khu tự trị, đề nghị Ủy ban căn cứ vào điều lệ quản lý kinh phí hành chính và các điều hướng dẫn trong thông tư này mà nghiên cứu các chi tiết để thi hành cho thích hợp với hoàn cảnh cụ thể của từng khu, trên nguyên tắc đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của Trung ương. Trước khi ban hành các quy định về chi tiết, đề nghị Ủy ban trao đổi ý kiến thống nhất với Bộ Tài chính.

Bản hướng dẫn cụ thể thi hành điều lệ quản lý kinh phí hành chính

Phần I.            Đơn vị dự toán hành chính

Phần II.           Nội dung chỉ tiêu hành chính

Phần III.          Biện pháp quản lý

I. ĐƠN VỊ DỰ TOÁN HÀNH CHÍNH

Điều lệ quản lý kinh phí hành chính thi hành đối với tất cả các cơ quan Nhà nước từ cấp huyện trở lên, bao gồm các cơ quan quyền lực, các cơ quan quản lý Nhà nước, các Tòa án nhân dân và các Viện Kiểm sát nhân dân. Điều lệ này cũng thi hành đối với các đảng, đoàn thể quần chúng và các hội được Nhà nước trợ cấp.

Mỗi cơ quan đó gọi là đơn vị dự toán hành chính.

Hiện nay đơn vị dự toán hành chính bao gồm các cơ quan sau đây:

a) Ở Trung ương:

- Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Phủ Thủ tướng

- Các Bộ, các Ủy ban Nhà nước (Ủy ban Thanh tra, Ủy ban Dân tộc, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước Ủy ban Thống nhất, Ủy ban Khoa học Nhà nước).

- Tòa án nhân dân tối cao.

- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.

- Các Tổng cục trực thuộc Hội đồng Chính phủ như: Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Địa chất, Tổng cục Thủy sản, Tổng cục Bưu điện, Tổng cục Lương thực, Tổng cục Vật tư, v.v…

- Các đảng, đoàn thể và các hội trung ương.

b) Ở địa phương:

- Ủy ban hành chính khu, tỉnh, huyện

- Các Sở, Ty chuyên môn

- Các cơ quan công an

- Các Tòa án nhân dân

- Các Viện Kiểm sát nhân dân khu tỉnh, huyện

- Các đảng, đoàn thể và các hội địa phương.

Các cơ quan trên đây có thể có những đơn vị trực thuộc thuộc loại hành chính, sự nghiệp hay kinh doanh tùy theo tính chất hoạt động của từng đơn vị (trực tiếp hay gián tiếp phục vụ sản xuất, phục vụ dân sinh).

Sau đây là một số thí dụ.

a) Ở Trung ương:

Phủ Thủ tướng:

- Các Vụ, Văn phòng Nội chính, Văn giáo, Công nghiệp, Nông nghiệp, Tài chính – Thương nghiệp, v.v… đều là cơ quan hành chính.

- Sở Báo chí là cơ quan hành chính.

- Cục Truyền thanh, Việt Nam thông tấn xã, đều là cơ quan sự nghiệp.

- Văn phòng Cục Chuyên gia là cơ quan hành chính còn hệ thống khách sạn là cơ quan sự nghiệp.

v.v….

Bộ Giáo dục:

- Văn phòng Bộ và các Vụ trực thuộc Bộ là cơ quan hành chính.

- Các trường Đại học Bách khoa, Tổng hợp, Sư phạm, Kinh tế Tài chính đều là cơ quan sự nghiệp.

v.v…

Bộ Y tế:

- Văn phòng Bộ và các Vụ trực thuộc Bộ là cơ quan hành chính.

- Các bệnh viện trực thuộc trung ương, Viện Vi trùng học, Viện chống sốt rét đều là cơ quan sự nghiệp.

- Trường Đại học Y dược là cơ quan sự nghiệp.

- Xí nghiệp dược phẩm là cơ quan kinh doanh v.v…

b) Ở địa phương:

Ty Giáo dục:

- Văn phòng Ty là cơ quan hành chính.

- Các trường phổ thông, trường sư phạm là cơ quan sự nghiệp.

v.v…

Ty Văn hóa:

- Văn phòng Ty là cơ quan hành chính

- Trường âm nhạc là cơ quan sự nghiệp

- Đài truyền thanh, nhà bảo tàng, thư viện, câu lạc bộ, phòng triển lãm đều là cơ quan sự nghiệp.

v.v…

Cần phải nắm vững việc phân loại cơ quan hành chính và cơ quan sự nghiệp để tránh tình trạng sử dụng lẫn lộn biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp, tránh chi tiêu nhập nhằng giữa kinh phí hành chính và kinh phí sự nghiệp.

Cơ quan có nhiều đơn vị trực thuộc có thể tổ chức thành các đơn vị dự toán cấp I, cấp II và cấp III.

Bộ là đơn vị dự toán cấp I.

Nếu Vụ Tài vụ tập trung quản lý kinh phí hành chính và sự nghiệp của tất cả các cơ quan trực thuộc Bộ (kể cả Văn phòng) thì Vụ Tài vụ thay Bộ làm nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp I. Văn phòng Bộ tuy trực tiếp quản lý chi tiêu về hành chính nhưng kinh phí không lĩnh thẳng ở Bộ Tài chính mà do Vụ Tài vụ phân phối, thì Văn phòng Bộ là đơn vị dự toán cấp II.

Thí dụ:

Bộ Ngoại thương:

- Vụ Tài vụ là đơn vị dự toán cấp I

- Văn phòng Bộ là đơn vị dự toán cấp II

- Sở Hải quan cũng là đơn vị dự toán cấp II

Bộ Văn hóa:

- Vụ Tài vụ là đơn vị dự toán cấp I

- Văn phòng Bộ là đơn vị dự toán cấp II.

Trong trường hợp Vụ Tài vụ không tập trung quản lý cả kinh phí hành chính và sự nghiệp mà chỉ quản lý phần kinh phí sự  nghiệp, còn phần kinh phí hành chính do Văn phòng Bộ trực tiếp quản lý và lĩnh thẳng ở Bộ Tài chính, thì Văn phòng Bộ thay Bộ làm nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp I (về phần kinh phí hành chính).

Thí dụ:

Bộ Công nghiệp nặng:

- Văn phòng Bộ là đơn vị dự toán cấp I (giao dịch trực tiếp với Bộ Tài chính),

Bộ Kiến trúc:

- Văn phòng Bộ là đơn vị dự toán cấp I (giao dịch trực tiếp với Bộ Tài chính).

Chú ý: Trên đây chỉ nêu một số thí dụ về cơ quan cấp II thuộc loại kinh phí hành chính. Đơn vị dự toán có thể có những cơ quan cấp II, cấp III thuộc loại kinh phí sự nghiệp hay thuộc loại kinh doanh.

Thí dụ: Bệnh viện Bạch mai (đơn vị dự toán sự nghiệp) xí nghiệp dược phẩm (đơn vị kinh doanh) của Bộ Y tế đều là đơn vị dự toán cấp II.

II. NỘI DUNG CHI TIÊU HÀNH CHÍNH

Điều 1 điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã ghi rõ nội dung các khoản chi tiêu thuộc kinh phí hành chính.

Sau đây giải thích thêm một số điểm cụ thể:

1. Chi về xây dựng cơ bản:

Chi về xây dựng cơ bản không phải là khoản tiêu phí mà là chi về kiến thiết. Các công trình xây dựng là tài sản tích lũy của Nhà nước. Kể từ 01-01-1961 chi về xây dựng cơ bản tính vào loại kinh phí kiến thiết kinh tế (loại I).

2. Chi về huấn luyện bồi dưỡng cán bộ:

Chỉ tính vào kinh phí hành chính những lớp huấn luyện ngắn hạn bổ túc nghiệp vụ hay chính trị không có tính chất liên tục. Còn những trường đào tạo dài hạn và những lớp huấn luyện có tính chất liên tục nhiều đợt ngắn hạn (2, 3, 4 tháng) thì không thuộc loại kinh phí hành chính mà tính vào loại kinh phí sự nghiệp (văn xã hay kiến thiết kinh tế tùy trường hợp).

3. Chi về phụ cấp xã hội:

Hiện nay còn tạm ghi vào kinh phí hành chính để chi về trợ cấp đông con, phụ cấp sinh đẻ, về thuốc men, viện phí, vườn trẻ, v.v…. của những cán bộ thuộc biên chế hành chính; sau này sẽ gộp vào ngân sách bảo quản xã hội và phúc lợi tập thể cho hợp với tính chất của nó do Tổng công đoàn Việt Nam và Bộ Lao động, Bộ Y tế quản lý (đợi quyết định của Chính phủ).

4. Chi về phái đoàn ra nước ngoài và đón tiếp phái đoàn nước ngoài:

Kinh phí hành chính chỉ chi về các phái đoàn chính trị và ngoại giao (thí dụ phái đoàn Chính phủ, phái đoàn Quốc hội), phái đoàn đi tham quan, đi dự hội nghị quốc tế (kể cả phái đoàn nhân dân).

Còn các phái đoàn khác như phái đoàn văn hóa, giáo dục, khoa học, y tế, thương mại, v.v… đều tính vào kinh phí sự nghiệp văn hóa hoặc sự nghiệp kiến thiết kinh tế.

5. Chi về các hoạt động chính trị ngoại giao bao gồm:

- Trợ cấp các đảng phái dân chủ, các đoàn thể nhân dân và các hội.

- Chi phí về các đại sứ quán, lãnh sự quán và các tổ thương vụ Việt Nam ở nước ngoài.

- Các chi phí khác về chính trị  ngoại giao.

6. Chi về công vụ phí bao gồm nhiều khoản nhưng có thể chia làm hai loại:

Một loại có tính chất thường xuyên nghĩa là tháng nào cũng chi, năm nào cũng chi, ngành nào cũng chi có thể so sách đối chiếu thời gian này với thời gian trước, ngành này với ngành khác (như văn phòng phí, bưu phí, công tác phí, điện, dầu thắp, nước, vệ sinh cơ quan).

Một loại có tính chất bất thường, nghĩa là thỉnh thoảng mới chi, có ngành chi, có ngành không chi (như sửa chữa nhà cửa, di chuyển trụ sở, sửa chữa đồ đạc, tiều thuê nhà, tiền thuế thổ trạch, hội nghị phí, khánh tiết tiếp tân, phí tổn sửa đường, bưu phí nước ngoài, v.v…).

Những khoản công vụ phí có tính chất thường xuyên như văn phòng phí, bưu phí trong nước (không kể bưu phí nước ngoài), công tác phí, điện nước vệ sinh của cơ quan (nơi không có điện thì tính tiền dầu thắp), thì gộp thành một tiêu chuẩn tổng hợp tính theo đầu người hàng năm (gọi tắt là “định mức tiêu chuẩn công vụ phí”). Các đơn vị có thể tùy theo đặc điểm tình hình công tác của mình mà chủ động điều hòa giữa các khoản chi đó trong phạm vi định mức tiêu chuẩn công vụ phí.

Định mức tiêu chuẩn công vụ phí do:

- Bộ Tài chính quy định sau khi thỏa thuận với đơn vị dự toán trung ương.

- Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành quy định đối với các đơn vị dự toán địa phương, theo đề nghị của cơ quan Tài chính cùng cấp sau khi cơ quan Tài chính thỏa thuận với đơn vị dự toán ở địa phương.

III. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ

A. LẬP DỰ TOÁN CẢ NĂM

1. Hướng dẫn lập dự toán:

Sau khi Đảng và Chính phủ đã quyết định phương châm đường lối, chính sách chung và nhiệm vụ công tác trong năm tới, bộ Tài chính sẽ hướng dẫn các Bộ, các Ủy ban Nhà nước, các cơ quan ngang Bộ, các Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố (dưới đây tỉnh, thành phố gọi chung một danh từ là tỉnh) lập dự toán cả năm: ban hành các mẫu bảng dự toán, mục lục dự toán thống nhất và hướng dẫn cách trình bày dự toán để đáp ứng yêu cầu xét duyệt của Trung ương và Chính phủ.

Căn cứ vào thông tư của Bộ Tài chính, Ủy ban hành chính khu, tỉnh ra chỉ thị chi tiết về việc lập dự toán của khu, tỉnh và cơ quan Tài chính hướng dẫn các đơn vị dự toán trong khu, tỉnh lập dự toán theo đúng kế hoạch của Trung ương.

2. Cách thức lập dự toán ở mỗi đơn vị:

Trách nhiệm của đơn vị dự toán là phải quán triệt các đường lối, chính sách, phương châm nhiệm vụ của Trung ương và Chính phủ đã đề ra và phải căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước, các chế độ và tiêu chuẩn chi tiêu đã ban hành và căn cứ vào khả năng thực hiện công tác mà lập dự toán cả năm.

Yêu cầu của việc lập dự toán cả năm là phải hết sức chu đáo, phải tính toán kỹ lưỡng từng việc cụ thể, phải có đầy đủ chi tiết, cơ sở dự trù phải chắc chắn. Dự toán phải phản ánh đầy đủ và chính xác các việc cần chi, nghĩa là phải dự trù cho hết mọi khoản chi, không bỏ sót khoản nào, nhưng tính toán phải thật đúng, thật sát, phải thể hiện tinh thần tiết kiệm, không được dự trù trừ hao gây tình hình khẩn trương giả tạo cho ngân sách Nhà nước.

Để đảm bảo dự toán cả năm được chính xác, phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tài vụ kế toán với các bộ phận có liên quan như bộ phận tổ chức và cán bộ, bộ phận kế hoạch và các bộ phận nghiệp vụ khác. Ngoài ra cần liên hệ với các cơ quan Mậu dịch, Ngân hàng, Bưu điện, nhà máy điện, nhà máy nước, nhà in, công ty xây dựng v.v… để biết khả năng cung cấp vật tư và tình hình giá cả, và những khoản chi hành chính quản trị thuộc nội bộ cơ quan nhất là  những khoản chi có quan hệ đến đời sống vật chất và văn hoá của cán bộ nhân viên, cần lấy thêm ý kiến của Ban Chấp hành công đoàn cơ quan.

Vì dự toán cả năm thể hiện chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ nên phải được Đảng đoàn thông qua (đối với các đơn vị dự toán trung ương); dự toán của các khu, tỉnh cũng phải được Đảng đoàn chính quyền địa phương thông qua.

Thủ trưởng đơn vị dự toán cần đưa dự thảo dự toán ra thảo luận tập thể với cán bộ phụ trách các bộ môn công tác trong đơn vị. Thủ trưởng đơn vị phải trực tiếp thông qua từng khoản chi và tổng số ngân sách của đơn vị (chứ không phải chỉ duyệt về đường lối, chủ trương công tác) và tự mình phải ký duyệt dự toán gửi cơ quan Tài chính như điều 10 trong điều lệ đã quy định.

*

*  *

Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm lãnh đạo và hướng dẫn các đơn vị cấp dưới để dự toán lập được chính xác và kịp thời.

Đơn vị dự toán cấp II có trách nhiệm xét duyệt dự toán của đơn vị cấp III và tổng hợp vào dự toán của bản thân mình thành dự toán cấp II gửi lên đơn vị dự toán cấp I.

Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm xét duyệt dự toán của đơn vị cấp II và tổng hợp vào dự toán của bản thân mình thành dự toán chung của đơn vị gửi cơ quan Tài chính cùng cấp.

3. Hồ sơ dự toán cả năm:

Dự toán cả năm phải trình bày theo đúng mẫu mực do Bộ Tài chính quy định và phải kèm theo đủ các tài liệu cần thiết cho công việc nghiên cứu của cơ quan Tài chính, gồm:

1. Bảng dự toán cả năm (so sánh dự trù năm sau với thực chi năm trước về từng tiết, từng mục).

2. Bảng thuyết minh.

3. Bảng chiết tính chi tiết các khoản chi.

4. Bảng tình hình biên chế (đối chiếu số ghi trong dự toán năm sau với số có mặt khi lập dự toán và số chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước.

5. Bảng kê các số liệu cơ bản dùng để tính dự toán (chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước về biên chế, quỹ lương, quỹ xã hội, định mức tiêu chuẩn công vụ phí thường xuyên, số người ở tập thể trong cơ quan, diện tích nhà dùng để làm việc, diện tích nhà ở cho cán bộ ở tập thể, số cháu hưởng trợ cấp con, số cháu gửi vườn trẻ v.v…).

6. Bản kê các tài sản chủ yếu (hoặc bản mục lục tài sản hàng năm mới nhất nếu đơn vị đã lập kịp).

7. Bản sao các công văn của cấp trên duyệt các chủ trương công tác quan trọng như: đón tiếp phái đoàn nước ngoài, cử phái đoàn ra nước ngoài, huấn luyện cán bộ, phát hành báo chí, tập san và các tài liệu in đặc biệt, tổ chức triển lãm v.v…

Bản thuyết minh phải nêu rõ các công tác đặc biệt cần thực hiện trong năm (nói rõ chủ trương về các công tác đó đã được cấp nào xét duyệt) và phải đối chiếu so sánh số dự toán năm sau với số thực chi năm trước và phân tích lý do hơn kém. ⁽¹¹⁾

4. Thời gian lập dự toán cả năm:

Dự toán cả năm phải lập kịp thời theo đúng thời hạn Chính phủ quy định.

1. Căn cứ vào thời hạn phải trình tổng dự toán Nhà nước lên Thủ tướng Chính phủ (do Hội đồng Chính phủ quy định), Bộ Tài chính sẽ quy định thời hạn mà các Bộ, các Ủy ban Nhà nước, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan đoàn thể trung ương, các Ủy ban hành chính Khu tự trị, thành phố và tỉnh trực thuộc trung ương phải gửi dự toán cho Bộ Tài chính.

2. Ủy ban hành chính khu, tỉnh quy định thời hạn cho các đơn vị dự toán trong khu, tỉnh và Ủy ban hành chính huyện, châu (hay thị xã) phải gửi dự toán tới Sở, Ty Tài chính.

3. Ủy ban Hành chính huyện (hay thị xã) quy định thời hạn cho các đơn vị dự toán trong huyện, châu (hay thị xã) phải gửi dự toán lên huyện, châu (hay thị xã).

4. Thời hạn mà đơn vị dự toán cấp dưới phải gửi dự toán cho đơn vị cấp trên trực tiếp của mình, do đơn vị dự toán cấp trên nghiên cứu quy định. Đơn vị cấp I quy định thời hạn cho cấp II và cấp II quy định cho cấp III.

Các đơn vị dự toán (cấp I, II, III) và các Ủy ban hành chính huyện, tỉnh, khu nếu không lập xong dự toán cả năm đúng thời hạn thì phải chị trách nhiệm trước cấp trên.

5. Vấn đề xét duyệt dự toán:

Thủ tục phê chuẩn tổng dự toán Nhà nước, tổng dự toán của khu, tỉnh sẽ do điều lệ về ngân sách Nhà nước quy định.

Dưới đây chỉ nói về vấn đề xét dự toán của cơ quan Tài chính (Bộ, Sở, Ty).

Cơ quan tài chính là tổ chức chuyên môn phục vụ sự lãnh đạo của Đảng và Chính phủ trong việc quản lý tài chính Nhà nước, có nhiệm vụ xét dự toán của các ngành, phát hiện những căn cứ tính toán thiếu chính xác hoặc chưa đúng với những điều đã quy định hoặc những hiện tượng không tiết kiệm, rồi trao đổi ý kiến với các ngành, cuối cùng tổng hợp dự toán của các ngành trình cấp trên kèm theo báo cáo nhận xét.

Sở, Ty Tài chính trình Ủy ban hành chính cùng cấp xét duyệt. Ủy ban hành chính khu, tỉnh sau khi duyệt xong sẽ chuyển Bộ Tài chính kèm theo ý kiến của mình một bản tổng hợp dự toán cả năm chung cho toàn khu, tỉnh và một bảng chi tiết kinh phí hành chính ghi rõ từng đơn vị.

Bộ Tài chính nghiên cứu, tổng hợp dự toán của các Bộ và dự toán của các khu, tỉnh rồi trình Thủ tướng Chính phủ và Hội đồng Chính phủ kèm theo ý kiến của mình.

6. Thông báo mức dự toán cả năm:

Sau khi tổng dự toán Nhà nước đã được Hội đồng Chính phủ duyệt y và Quốc hội thông qua, Bộ tài chính sẽ thông báo mức dự toán cả năm cho từng Bộ và từng khu, tỉnh.

7. Lập lại dự toán cụ thể:

Sau khi nhận được công văn chính thức báo mức dự toán được duyệt, các bộ và các Ủy ban hành chính khu, tỉnh lập lại dự toán cụ thể (phân chia từng mục, từng tiết) gửi cơ quan Tài chính để theo dõi việc chấp hành.

Các đơn vị dự toán địa phương gửi dự toán cho Sở, Ty Tài chính cùng cấp. Sở, Ty Tài chính tổng hợp thành dự toán toàn khu, toàn tỉnh gửi Bộ Tài chính.

Các Bộ, các Ủy ban Nhà nước, các cơ quan ngang Bộ và các đảng, đoàn thể và hội trung ương gửi dự toán lập lại cho Bộ Tài chính.

8. Điều chỉnh dự toán cả năm:

Vấn đề điều hòa kinh phí đã quy định trong điều 5 điều lệ quản lý kinh phí hành chính.

Dưới đây chỉ nói thêm về vấn đề tăng hay giảm dự toán cả năm của từng đơn vị dự toán.

Trường hợp có công tác đột xuất (tức là khoản chi chưa ghi trong dự toán cả năm – xem điều 6 điều lệ quản lý kinh phí hành chính), đơn vị dự toán trước hết phải cố gắng sắp xếp trong phạm vi dự toán của mình để tự giải quyết. Nếu có thể bỏ hoặc giảm một khoản chi nào để bù vào khoản chi đột xuất thì không đặt vấn đề tăng thêm dự toán. Nếu đã soát lại tất cả các khoản chi trên tinh thần triệt để tiết kiệm mà không thể điều chỉnh dự toán được, thì đề nghị cơ quan Tài chính cấp thêm kinh phí ngoài dự toán cả năm đã được duyệt.

Trong trường hợp này, cơ quan Tài chính (Bộ, Sở, Ty) sẽ căn cứ vào chế độ sử dụng dự bị phí ngân sách Nhà nước (do Chính phủ ban hành) mà giải quyết.

Trái lại trong quá trình thực hiện dự toán, nếu xét thấy kinh phí có thể thừa thì đơn vị dự toán báo cáo ngay cho cơ quan Tài chính biết để nếu cần thì điều chỉnh cho những đơn vị thiếu nhằm bảo đảm thăng bằng tích cực của ngân sách. Không nên đợi đến hết năm mới báo cáo, vì lúc đó kinh phí thừa sẽ mất tác dụng.

B. LẬP KẾ HOẠCH CHI QUÝ

1. Kế hoạch lập:

Sau khi dự toán cả năm đã được duyệt, 3 tháng một lần, đơn vị dự toán lập kế hoạch chi quý (có phân chia từng tháng và trình bày theo đúng mẫu mực do Bộ Tài chính quy định) gửi cơ quan Tài chính cùng cấp xét duyệt.

Kế hoạch chi quý phải tính toán chặt chẽ hơn dự toán chi cả năm cho thật sát nhu cầu thực tế.

Để lập kế hoạch chi quý, đơn vị dự toán phải căn cứ vào mức chi cả năm đã được duyệt, các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước, các chế độ tiêu chuẩn hiện hành và dựa vào chương trình công tác trong quý để định các việc cần làm trong từng thời gian cụ thể. Ngoài ra đơn vị dự toán cần chú ý cân nhắc khả năng thực hiện và điều kiện hoạt động, tham khảo tình hình chỉ tiêu của quý đó trong năm trước và tình hình chi tiêu của các quý trước. Nói một cách khác kinh phí phải dự trù sát với nhu cầu thực tế trên phương châm “tốn ít tiền mà được nhiều việc”.

Để đảm bảo kế hoạch chi quý được chính xách, bộ phận tài vụ kế toán cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận có liên quan, và cũng phải lấy ý kiến của Ban Chấp hành công đoàn cơ quan như khi lập dự toán chi hàng năm.

2. Việc xét duyệt, tổng hợp kế hoạch chi quý của đơn vị dự toán:

Việc lập kế hoạch chi quý có ý nghĩa quan trọng nên điều 14 điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã xác định trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị dự toán là phải trực tiếp lãnh đạo việc lập kế hoạch chi quý và phải thông qua từng khoản chi cũng như đối với dự toán chi cả năm.

Đơn vị dự toán cấp trên có trách nhiệm xét duyệt kế hoạch chi của đơn vị dự toán cấp dưới nhằm bảo đảm quyền lãnh đạo toàn diện của cấp trên đối với cấp dưới (lãnh đạo công tác kết hợp với lãnh đạo chi tiêu tài chính) đồng thời đề cao trách nhiệm của đơn vị cấp trên đối với mọi công việc chi tiêu của cấp dưới.

Đơn vị dự toán cấp II có trách nhiệm xét duyệt kế hoạch chi của đơn vị cấp III và tổng hợp vào kế hoạch chi của bản thân mình thành kế hoạch chi cấp II gửi lên đơn vị dự toán cấp I.

Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm xét duyệt kế hoạch chi của đơn vị dự toán cấp II và tổng hợp vào kế hoạch chi của bản thân mình thành kế hoạch chi chung của đơn vị gửi cơ quan tài chính cùng cấp.

Kế hoạch chi của cấp I bao gồm cả số chi của cấp I, II, III nhưng chỉ ghi số tổng hợp của cả 3 cấp, chứ không phân tách riêng từng cấp vì cơ quan Tài chính không quản lý riêng từng đơn vị cấp I, II, III mà nắm chung toàn bộ chi tiêu của đơn vị cấp I để tôn trọng quyền điều hòa kinh phí giữa cấp I, II, III của đơn vị dự toán cấp I. Hơn nữa theo điều 3 điều lệ quản lý kinh phí hành chính, chỉ có đơn vị dự toán cấp I giao dịch trực tiếp với cơ quan Tài chính.

3. Hồ sơ kế hoạch chi:

Bộ phận tài vụ kế toán phải lập hồ sơ về kế hoạch chi quý gồm đủ các tài liệu cần thiết và kèm theo các bảng giải thích cụ thể để thủ trưởng đơn vị dự toán có cơ sở chắc chắn xét và quyết định.

Các bảng chi tiết kèm theo kế hoạch chi không phải gửi cơ quan Tài chính, nhưng cơ quan Tài chính, nếu xét thấy cần thiết, có thể mượn để tham khảo.

Hồ sơ kế hoạch chi quý gửi cơ quan Tài chính gồm các tài liệu sau đây:

1. Bảng kế hoạch chi.

2. Bảng thuyết minh.

3. Bảng kê các số liệu cơ bản dùng để tính kế hoạch chi.

Bảng thuyết minh gồm 5 phần chính sau đây:

1. Phân tích tỷ lệ (%) kinh phí ghi trong kế hoạch chi quý so với mức dự toán cả năm và so sánh phân tích dự trù chi tiêu trong quý so với quý trước (tại sao hơn kém quý trước).

2. Nêu rõ công tác quan trọng sẽ thực hiện trong quý (nói rõ có ghi trong dự toán cả năm không?).

3. Sự biến chuyển về tình hình biên chế trong quý tới đối chiếu với chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước đã ghi trong dự toán cả năm (phân tích rõ số cán bộ trong biên chế, số cán bộ chờ công tác và số nhân viên phụ động, tạm tuyển).

4. Định mức tiêu chuẩn công vụ phí bình quân đầu người đã dùng để tính kế hoạch chi – Phân tích kế hoạch điều hòa tiêu chuẩn công vụ phí giữa các quý đã đảm bảo không vượt định mức cả năm.

5. Nếu có khoản chi ngoài dự toán cả năm thì cần nêu bật lên (kèm theo hồ sơ chiết tính cụ thể) và trình bày kế hoạch điều hòa kinh phí để bảo đảm khoản chi đó (giảm khoản chi nào để bù vào khoản đó). Nhưng nếu khoản chi đó thuộc loại chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước (như quỹ lương quỹ xã hội) hay thuộc chủ trương do cấp trên xét duyệt (như cử phái đoàn ra nước ngoài, đón tiếp phái đoàn nước ngoài, huấn luyện cán bộ, phát hành báo chí tập san, tài liệu in đặc biệt) thì phải được cấp có thẩm quyền xét duyệt rồi mới ghi vào kế hoạch chi.

4. Thời hạn gửi kế hoạch chi cho cơ quan Tài chính:

Kế hoạch chi quý phải gửi cho cơ quan Tài chính trước ngày 15 tháng cuối cùng của quý trước. Để bảo đảm thời hạn đó (là hạn cuối cùng mà cơ quan Tài chính phải nhận được đủ kế hoạch chi quý của các ngành để tổng hợp và báo cáo lên cấp trên), đơn vị dự toán cấp trên có trách nhiệm quy định thời hạn mà đơn vị dự toán cấp dưới phải lập xong kế hoạch chi quý (cấp I quy định thời hạn cho cấp II,  cấp II quy định thời hạn cho cấp III).

5. Sơ kết tình hình thực hiện dự toán về 6 tháng đầu năm và nhận định về triển vọng chi tiêu 6 tháng cuối năm).

Để nắm vững tình hình dự toán cả năm và kịp thời điều chỉnh nếu cần, đến tháng 6, mỗi đơn vị dự toán cũng như cơ quan tài chính phải sơ kết tình hình thực hiện dự toán 6 tháng đầu năm (gồm 5 tháng theo thực chi và 1 tháng theo kế hoạch) và nhận định về triển vọng chi tiêu 6 tháng cuối năm, tổng hợp chi tiêu của hai thời kỳ lại rồi đối chiếu so sánh với mức dự toán cả năm xem thừa, thiếu như thế nào. Nếu vượt mức dự toán cả năm thì phải giảm bớt nhu cầu chi tiêu về 6 tháng cuối năm vì theo điều 5 điều lệ quản lý kinh phí hành chính, đơn vị dự toán phải tôn trọng mức dự toán chi cả năm đã được duyệt.

Vậy đến kỳ lập kế hoạch chi quý III, đơn vị dự toán phải lập thêm một bảng kế hoạch chi ước lượng về quý IV (chưa cần phân tích từng tháng, đến tháng 9 sẽ lập kế hoạch chi chính thức của quý IV như thường lệ) và kèm vào bảng đó một bản nhận định sơ bộ ước tính hoàn thành dự toán cả năm.

Để cơ quan Tài chính có đủ thì giờ nghiên cứu và tổng hợp trình cấp trên, các đơn vị dự toán cần gửi kế hoạch quý III (kèm theo bản thuyết minh lập như thường lệ) và dự kiến kế hoạch chi quý IV (kèm theo bản nhận định sơ bộ ước tính hoàn thành dự toán cả năm) cho cơ quan Tài chính đồng cấp trước ngày 15 tháng 06.

6. Việc xét định kế hoạch chi quý của cơ quan Tài chính:

Cơ quan Tài chính có trách nhiệm nghiên cứu và quyết định kế hoạch chi quý của các đơn vị dự toán xong trong vòng 15 ngày sau khi nhận được.

Cơ quan Tài chính không xét cụ thể từng món chi, không đi sâu vào từng khoản xem cách tính toán thế nào như xét dự toán cả năm, vì việc phân phối dự toán cả năm là quyền và trách nhiệm của đơn vị dự toán. Trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước và các chế độ, tiêu chuẩn đơn vị dự toán tự quyết định các công tác của mình (nên tiến hành những công việc gì, vào lúc nào, chi phí hết bao nhiêu, mua sắm những gì v.v… là quyền của đơn vị) và phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về công việc chi tiêu đúng hay sai trước cấp trên, nên tự mình phải kiểm tra chặt chẽ chi tiết các khoản dự trù trong kế hoạch chi quý.

Cơ quan Tài chính chỉ xét duyệt kế hoạch chi quý trên tinh thần bảo đảm các yêu cầu sau đây:

1.Bảo đảm không vượt mức dự toán cả năm.

2. Bảo đảm thực hiện đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước về biên chế, quỹ lương và các chỉ tiêu khác.

3. Bảo đảm kế hoạch thăng bằng thu chi kho bạc. (Ngân hàng chỉ có thể xuất quỹ khi còn tồn quỹ Kho bạc Nhà nước).

4. Không để tiền ứ đọng

Nếu vượt dự toán cả năm hay các chi tiêu kế hoạch Nhà nước, thì không duyệt.

Trường hợp thu chưa đủ chi, thì cơ quan Tài chính phối hợp với Ngân hàng định kế hoạch cấp phát theo thứ tự ưu tiên.

CHÚ Ý: Nếu trong kế hoạch chi quý có những khoản chi lớn chưa dự trù trong dự toán cả năm thì phải ghi rõ trong điểm 5 của bản thuyết minh kế hoạch chi. Cơ quan Tài chính có quyền xét cụ thể cách tính toán khoản chi ấy như khi nghiên cứu dự toán cả năm.

Kế hoạch chi quý lập thành 2 bản: sau khi duyệt xong, cơ quan Tài chính sẽ trả lại đơn vị 1 bản (kèm theo những ý kiến nhận xét nếu cần) và lưu lại 1 bản.

7. Điều chỉnh hạn mức chi quý:

Kế hoạch chi quý được duyệt là hạn mức chi tối đa mà các đơn vị dự toán được chi tiêu trong quý.

Đơn vị dự toán có quyền điều chỉnh hạn mức chi các tháng trong phạm vi hạn mức chi quý, nhưng phải đề nghị kịp thời với cơ quan Tài chính để cơ quan Tài chính điều chỉnh kế hoạch cấp phát từng tháng. Đề nghị điều chỉnh phải gửi cơ quan Tài chính trước ngày 20 mỗi tháng.

Trên đây là trường hợp điều chỉnh hạn mức chi các tháng mà không vượt hạn mức chi quý.

Trường hợp cần tăng hạn mức chi quý thì giải quyết như sau:

Sau khi kế hoạch chi quý đã được duyệt rồi, nếu cần thực hiện một công tác ngoài chương trình quý đã định trước thì đơn vị dự toán phải giải quyết theo tinh thần điều 6 điều lệ quản lý kinh phí hành chính, nghĩa là:

- Trước hết phải cố gắng điều hòa trong phạm vi kế hoạch chi quý đã được duyệt.

- Nếu không điều hòa được thì lập kế hoạch chi phụ gửi cơ quan Tài chính cùng cấp. Kế hoạch chi phụ phải nói rõ lý do thực hiện công tác đột xuất và biện pháp điều chỉnh dự toán cả năm để giải quyết khoản chi mới đó, (tức là giảm bớt khoản nào trong dự toán cả năm để bù vào khoản chi đột xuất).

Trường hợp phải chi ngoài dự toán cả năm, thì đơn vị dự toán phải làm thủ tục xin trích dự bị phí theo chế độ hiện hành gửi cấp có thẩm quyền quyết định: Bộ Tài chính hay Thủ tướng Chính phủ (đối với các đơn vị dự toán ở trung ương) Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố (đối với các đơn vị dự toán ở địa phương).

C. VIỆC CẤP PHÁT KINH PHÍ

Bộ Tài chính sẽ cùng với Ngân hàng Nhà nước trung ương quy định cụ thể chế độ cấp phát hạn mức cho các đơn vị dự toán nhằm đảm bảo hoạt động của các đơn vị, đảm bảo không để tiền đọng vả đảm bảo chi tiêu theo đúng chế độ quản lý tiền mặt của Nhà nước.

Trong khi chờ đợi ban hành chế độ cấp phát hạn mức, tạm thời vẫn thi hành chế độ cấp phát bằng lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính như hiện nay.

D. GIÁM ĐỐC VÀ QUẢN LÝ CHI TIÊU

Điều 2 điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã quy định, quản lý kinh phí hành chính ở mỗi đơn vị dự toán chủ yếu là nhiệm vụ của đơn vị đó và trước hết là nhiệm vụ của thủ trưởng.

Điều 25 lại xác định thêm: giám đốc và kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu ở mỗi đơn vị dự toán là nhiệm vụ của thủ thưởng đơn vị dự toán.

Để thực hiện được những nhiệm vụ trên, cần chú ý một số điểm sau đây:

1. Để quản lý tài chính được tốt, thủ trưởng đơn vị dự toán phải nắm chắc tình hình ngân sách hàng năm, hàng quý, và hàng tháng, phải kết hợp chặt chẽ quản lý tài chính với quản lý công tác nghiệp vụ chuyên môn, lấy việc quản lý tài chính để kiểm tra việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước, các chế độ và tiêu chuẩn.

Nắm vững tình hình Ngân hàng là biết rõ cả năm dự trù bao nhiêu, đã chi đến thời gian nào đó hết bao nhiêu, số kinh phí còn lại có đủ chi hết năm không hay có triển vọng thừa. Chương trình công tác đề ra đầu năm đã thực hiện đến đâu và có những yếu tố gì đã, hoặc sẽ ảnh hưởng đến việc thi hành ngân sách.

Cần phải nắm vững:

- Tình hình biên chế, quỹ lương, quỹ xã hội đã thực hiện, đối chiếu với chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước.

- Khả năng thực hiện các công tác nghiệp vụ, so với chương trình đầu năm.

- Tình hình chi tiêu về công vụ phí thường xuyên so với định mức tiêu chuẩn cả năm.

- Tình hình mua sắm đồ đạc dụng cụ, so với dự trù cả năm, v.v…

2. Vấn đề quản lý tiền mặt. Thủ trưởng đơn vị dự toán phải nắm chắc tình hình tồn quỹ: phải có kế hoạch theo dõi số tiền lĩnh về và việc sử dụng số kinh phí đó, không dùng kinh phí hành chính để chi cho những công việc không thuộc phạm vi chi tiêu của cơ quan (thí dụ cho cán bộ vay để chi tiêu về việc riêng, ứng tiền cho công đoàn để mua thực phẩm dự trữ v.v…) Chi tiêu phải theo đúng chế độ quản lý tiền mặt quy định trong nghị định số 15-CP ngày 31 tháng 05 năm 1960 của Hội đồng Chính phủ.

Công việc chi thu ngày nào phải ghi ngay vào sổ quỹ ngày đó, không được để đến ngày hôm sau. Cuối ngày thủ quỹ phải báo cáo thủ trưởng biết số tồn quỹ.

Mỗi tháng ít nhất phải tổ chức kiểm quỹ một lần. Ngoài ra cơ quan Tài chính có quyền cử cán bộ đến kiểm tra quỹ của đơn vị dự toán bất cứ ngày nào.

Mỗi lần kiểm quỹ, thủ trưởng đơn vị dự toán cử người đại diện chứng kiến và ghi ý kiến nhận xét vào sổ quỹ. Nếu kiểm quỹ có cán bộ thẩm kế của cơ quan Tài chính chứng kiến, thì cán bộ Tài chính cũng có quyền ghi ý kiến nhận xét vào sổ quỹ và đề nghị sửa chữa những khuyết điểm trong việc giữ sổ cũng như trong việc sử dụng và bảo vệ quỹ.

Nếu số tiền mặt không ăn khớp với sổ quỹ thì thủ quỹ phải truy cứu ngay. Nếu không tìm ra nguyên nhân chênh lệch thì thủ quỹ phải đền.

3. Vấn đề quản lý tiêu chuẩn công vụ phí thường xuyên. Định mức tiêu chuẩn công vụ phí thường xuyên là một căn cứ để tính ngân sách cả năm, đồng thời cũng là mức chi tối đa mà đơn vị được sử dụng theo đầu người biên chế của cơ quan. Nếu không chi hết, không được sử dụng số kinh phí thừa vào việc nào khác (điều 5 điều lệ quản lý kinh phí hành chính).

Đơn vị dự toán có quyền điều hòa định mức tiêu chuẩn công vụ phí đã được duyệt giữa các đơn vị cấp I, II, III (nhưng phải cùng thuộc loại cơ quan hành chính).

Ba tháng, sáu tháng, chín tháng, đơn vị dự toán phải sơ kết tình hình quản lý tiêu chuẩn để rút kinh nghiệm cải tiến công việc quản lý cho chặt chẽ hơn và để đặt kế hoạch đảm bảo định mức tiêu chuẩn cả năm.

Cuối năm, đơn vị dự toán phải tổng kết tình hình quản lý tiêu chuẩn (cùng với dịp lập quyết toán cả năm), đối chiếu thực chi với định mức dự trù và phân tích tỷ lệ thực hiện, đúc kết các sáng kiến và thành tích tiết kiệm để phổ biến cho các nơi khác, tổng hợp các hiện tượng lãng phí để định kế hoạch bổ khuyết.

Các tài liệu sơ kết, tổng kết quản lý tiêu chuẩn công vụ phí phải gửi cơ quan Tài chính cùng một lúc với bản sơ kết, tổng kết công tác quản lý tài chính của đơn vị dự toán để cơ quan Tài chính nghiên cứu.

4. Vấn đề quản lý vật liệu tiêu dùng: Ít nhất 3 tháng một lần, đơn vị dự toán phải tổ chức kiểm điểm tồn kho các vật liệu tiêu dùng (như văn phòng phẩm, xăng dầu ô tô, thuốc men, dụng cụ rẻ tiền mau hỏng v.v…), xem số tồn kho có ăn khớp với sổ sách kế toán kho không. Nếu có điều kiện, đơn vị vẫn có thể tổ chức kiểm kho hàng tháng.

Mỗi lần kiểm kho, thủ trưởng đơn vị dự toán cử người đại diện chứng kiến và ghi ý kiến nhận xét vào sổ xuất nhập kho.

Nếu số vật liệu tồn kho không ăn khớp với số xuất nhập kho thì thủ kho phải truy cứu ngay. Nếu không tìm ra nguyên nhân chênh lệch thì thủ kho phải đền cũng như trường hợp thiếu quỹ.

Nếu vì thiếu ý thức, trách nhiệm bảo vệ vật liệu mà hư hỏng thì thủ kho phải bồi thường về những vật liệu hư hỏng.

Công việc xuất nhập kho ngày nào phải ghi ngay vào sổ kho ngày đó, không được để đến ngày hôm sau.

5. Vấn đề quản lý tài sản: Thủ trưởng đơn vị dự toán không những phải chú ý đến việc quản lý tiền và các vật liệu tiêu dùng mà còn phải quan tâm đến việc quản lý các tài sản lâu bền (như máy móc, đồ đạc, dụng cụ) vì quản lý tài sản lâu bền là một bộ phận trong nhiệm vụ quản lý kinh phí hành chính (điều 24 điều lệ quản lý kinh phí hành chính).

Hàng năm đơn vị dự toán phải tổ chức kiểm kê lại toàn bộ tài bộ tài sản của cơ quan và gửi cơ quan Tài chính đồng cấp một bản mục lục tài sản mới cùng với bản quyết toán cả năm.

Người sử dụng hoặc được phân công bảo quản tài sản nếu để mất mát hoặc hư hỏng vì thiếu ý thức bảo vệ của công thì phải đền (điều 24 điều lệ quản lý kinh phí hành chính) cũng như trường hợp đánh mất hoặc để hư hỏng các vật liệu tiêu dùng.

Điều lệ quản lý tài sản sẽ được quy định riêng.

6. Vấn đề chấp hành chế độ kế toán: Để nắm vững tình hình ngân sách, đơn vị dự toán phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán Nhà nước. Kế toán có rành mạch thì thủ trưởng mới nắm được tình hình chi tiêu một cách chính xác.

Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện đều đặn và kịp thời, căn cứ vào các chứng từ chi tiêu hợp lệ và phải phản ánh trung thực tình hình tài chính của cơ quan; chi thu ngày nào thì phải ghi sổ ngay ngày đó, không được để chậm trễ; khoản chi thuộc mục, tiết nào thì phải đúng vào mục tiết ấy, không được ghi lẫn lộn.

Hàng tháng kế toán viên phải đối chiếu sổ chính với các sổ phụ, đối chiếu sổ sách kế toán của đơn vị với sổ sách của cơ quan Tài chính và Ngân hàng Nhà nước. Nếu số liệu không ăn khớp thủ trưởng đơn vị phải đặt kế hoạch cho cán bộ tài vụ kế toán điều chỉnh kịp thời.

Trưởng phòng kế toán và kế toán viên phải chịu kỷ luật nếu sổ sách kế toán ghi lộn xộn, thiếu sót hoặc không cập nhật.

Thủ trưởng đơn vị dự toán (hay người được ủy quyền) phải ký duyệt hàng tháng các sổ sách kế toán để xác nhận đúng các số liệu ghi trong sổ. Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm đưa thủ trưởng đơn vị dự toán (hay người được ủy quyền) ký duyệt sổ sách kế toán đúng ngày do thủ trưởng ấn định.

7. Vấn đề quyết toán và báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính: Theo điều 21 điều lệ quản lý kinh phí hành chính, các đơn vị dự toán có trách nhiệm lập quyết toán hàng tháng, hàng năm và từng thời kỳ 3, 6, 9, 12 tháng lập báo cáo kiểm điểm công tác quản lý kinh phí hành chính gửi cơ quan Tài chính cùng cấp.

Quyết toán phải đạt các yêu cầu sau đây:

- Kịp thời: Nghĩa là phải lập dúng thời gian và gửi cho cơ quan Tài chính đúng kỳ hạn đã quy định.

Muốn lập quyết toán được kịp thời, điều chủ yếu là phải thanh toán gấp các khoản thực chi, tập trung đầy đủ các chứng từ chi tiêu. Ngoài ra phải ghi chép sổ sách cập nhật và cộng sổ đúng ngày cuối tháng rồi căn cứ vào số liệu trên sổ sách kế toán (đã được thủ trưởng hay người được ủy quyền xác nhận) mà lập quyết toán.

- Chính xác, trung thực nghĩa là thực chi thế nào phải phản ánh đúng như vậy; số liệu quyết toán phải ăn khớp với số liệu ghi trong sổ sách kế toán; chi tiêu phải có giấy tờ chứng minh đầy đủ.

- Quyết toán hàng tháng phải kèm theo một bản “nhận xét sơ lược” về tình hình chi tiêu trong tháng vừa qua; đặc biệt cần giải thích những khoản thuộc về chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước (như biên chế, quỹ lương, quỹ xã hội) và những khoản thuộc về chủ trương do cấp trên quyết định (như phái đoàn ra, phái đoàn vào, ấn loát đặc biệt v.v…). Ngoài ra có thể nêu thành tích tiết kiệm hoặc những hiện tượng lãng phí tham ô.

- Quyết toán hàng năm phải kèm theo một bản “thuyết minh” nhằm kiểm điểm tình hình thực hiện dự toán cả năm kết hợp với việc kiểm điểm sự thực hiện chương trình công tác để rút kinh nghiệm bồi bổ cho công tác quản lý kinh phí hành chính, phát huy những ưu điểm và thành tích đã đạt được đồng thời đặt kế hoạch khắc phục các khó khăn và khuyết điểm đã mắc phải.

Bản thuyết minh quyết toán cả năm thay cho báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính cả năm.

Báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính tuần kỳ (3, 6, 9 tháng) phải phản ánh tình hình chấp hành dự toán trong các thời kỳ đó về các mặt chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước, chế độ, tiêu chuẩn chi tiêu, v.v… rút kinh nghiệm và nêu ưu khuyết điểm trong công tác tài chính.

Trong khi chờ đợi ban hành chế độ về ngân sách Nhà nước, thời hạn gửi quyết toán hàng tháng, hàng năm và các báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính 3, 6, 9 tháng cho cơ quan Tài chính tạm thời quy định như sau:

a) Quyết toán hàng tháng: trước ngày 15 tháng sau. Thời hạn này lui lại đến ngày 30 tháng sau đối với đơn vị dự toán có cơ quan trực thuộc (cấp II và cấp III).

b) Quyết toán hàng năm: trước ngày 25 tháng 02 năm sau.

c) Báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính:

- 03 tháng: trước ngày 30 tháng 4

- 06 tháng: trước ngày 31 tháng 7

- 09 tháng: trước ngày 31 tháng 10

- Báo cáo tổng kết cả năm: gửi cùng với bản quyết toán cả năm trước ngày 25 tháng 02 năm sau.

Các thời hạn quy định trên đây phải được chấp hành nghiêm chỉnh vì nếu để chậm thì các bản quyết toán và báo cáo công tác sẽ mất tác dụng.

Điều 23 điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã quy định: nếu đến thời gian quy định, cơ quan Tài chính không nhận được quyết toán hay báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính thì sau khi báo cho thủ trưởng đơn vị dự toán biết ít nhất một tuần lễ và trình cấp trên, cơ quan Tài chính có thể tạm hoãn cấp kinh phí cho đến khi nhận được đủ các tài liệu đó (trừ khoản chi về lương vẫn cấp như thường để đảm bảo sinh hoạt của cán bộ).

Cơ quan Tài chính phải duyệt xong quyết toán hàng tháng của các đơn vị dự toán trong vòng 15 ngày sau khi nhận được và quyết toán hàng năm trong vòng một tháng sau khi nhận được.

8. Vấn đề kiểm tra: Để công việc giám đốc và quản lý tài chính được tốt, thủ trưởng đơn vị dự toán phải đặt kế hoạch cụ thể kiểm tra thường xuyên công việc chi tiêu để tránh sai phạm kỷ luật tài chính.

Trong kế hoạch kiểm tra có những việc chính bản thân thủ trưởng phải làm như xét duyệt dự toán toàn niên (điều 10 điều lệ quản lý kinh phí hành chính), xét duyệt kế hoạch chi quý (điều 14 điều lệ quản lý kinh phí hành chính), xét duyệt quyết toán cả năm.

Nhưng cũng có những việc, thủ trưởng có thể tùy trường hợp ủy quyền cho người có trách nhiệm giải quyết thay, nhưng người đó phải tôn trọng kỷ luật báo cáo và thỉnh thị đối với thủ trưởng. Giấy ủy quyền phải gửi cho cơ quan Tài chính và Ngân hàng Nhà nước cung cấp, ghi rõ phạm vi công việc đã ủy quyền.

Tuy giám đốc và kiểm tra chi tiêu thường xuyên ở mỗi đơn vị dự toán chủ yếu là nhiệm vụ của thủ trưởng đơn vị, nhưng cơ quan Tài chính cũng có phần trách nhiệm của mình, vì cơ quan Tài chính ở các cấp là tổ chức chuyên môn phục vụ sự lãnh đạo thống nhất và tập trung của Đảng và Chính phủ về mặt tài chính, nên nó có trách nhiệm giám đốc và kiểm tra việc chấp hành dự toán của các cơ quan, các ngành.

Công việc giám đốc và kiểm tra của cơ quan Tài chính và nhiệm vụ giám đốc và kiểm tra thường xuyên của thủ trưởng đơn vị dự toán khác nhau nên không thay thế  nhau được.

Như điều 26 điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã quy định, công việc giám đốc và kiểm tra của cơ quan Tài chính “nhằm mục đích đảm bảo thực hiện tiết kiệm, đề cao ý thức tôn trọng kỷ luật tài chính, thúc đẩy việc giám đốc và kiểm tra của đơn vị dự toán, giúp đỡ đơn vị dự toán cải tiến công tác quản lý tài chính, đồng thời giải quyết các khó khăn về nghiệp vụ cho đơn vị dự toán”.

Để công việc kiểm tra của cơ quan Tài chính tiến hành được thuận lợi, cơ quan Tài chính cần có sự giúp đỡ của các đơn vị dự toán, đơn vị dự toán có nhiệm vụ cung cấp đủ tài liệu cần thiết cho việc kiểm tra của cơ quan Tài chính.

Ban hành kèm theo Thông tư số 11-TC/HCP ngày 17-06-1961.