Công văn 4325/BTP-HTQTCT năm 2013 hướng dẫn đăng ký hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Trong thời gian qua, một số phương tiện thông tin, báo chí đã phản ánh về những bất cập liên quan đến việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được sinh ra trong trại giam, cũng như việc đăng ký nhận con, đăng ký khai tử tại trại giam. Để khắc phục tình trạng này, nhằm bảo đảm quyền được khai sinh và trưởng thành bình thường của trẻ em, trên cơ sở kết quả khảo sát tại một số trại giam thuộc Tổng cục VIII, Bộ Công an, Bộ Tư pháp yêu cầu các Sở Tư pháp chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có trại giam, trại tạm giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện (sau đây viết tắt là TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện) thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em do nữ phạm nhân sinh ra, đăng ký nhận con, đăng ký khai tử cho phạm nhân, con của phạm nhân chết tại trại giam như sau:

1. Đối với việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện

a) Phần ghi về người đi đăng ký khai sinh

- Đối với phạm nhân mà có thân nhân ở gần thì đề nghị Giám thị TG, TTG, Thủ trưởng CQTHAHS CA cấp huyện thông báo để thân nhân của phạm nhân đến trực tiếp làm thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em trong thời hạn quy định (60 ngày, kể từ ngày trẻ em được sinh ra theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch). Mục ghi về người đi đăng ký khai sinh trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi tên thân nhân của phạm nhân đó (ví dụ: ông, bà, cha, mẹ... của phạm nhân đi khai sinh cho cháu, thì ghi tên người đi khai sinh đó). Trường hợp thân nhân của phạm nhân đã nhận được thông báo nhưng không đến làm thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em, thì thủ tục đăng ký khai sinh được thực hiện theo hướng dẫn như đối với trường hợp phạm nhân có thân nhân ở xa hoặc không có thân nhân.

- Đối với phạm nhân mà có thân nhân ở xa hoặc không có thân nhân, thì  đề nghị Giám thị TG, TTG, Thủ trưởng CQTHAHS CA cấp huyện thông báo cho công chức Tư pháp hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã (nơi có trại giam) về việc trẻ em được sinh ra. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức đăng ký khai sinh lưu động ngay tại trụ sở của TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện. Mục ghi về Người đi đăng ký khai sinh trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi tên của người mẹ.

b) Về phần ghi về nơi sinh (trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh)

- Trường hợp phạm nhân sinh con tại cơ sở y tế thì ghi tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ em sinh ra (ví dụ: bệnh viên tỉnh/huyện A; Trạm y tế xã B...).

- Trường hợp phạm nhân sinh con tại bệnh xá của TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện, thì chỉ ghi địa danh hành chính (xã, huyện, tỉnh), mà không ghi tên trại giam (ví dụ: trẻ em sinh ra tại bệnh xá của Trại giam X, thì chỉ ghi nơi sinh là xã/huyện/tỉnh).

2. Đối với việc đăng ký nhận con

Trường hợp nhận con trong TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có trụ sở của TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện thực hiện đăng ký nhận con. Điều kiện và thủ tục đăng ký việc nhận con được thực hiện chung theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Đối với việc đăng ký khai tử

Trường hợp phạm nhân hoặc con của phạm nhân chết tại TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có trụ sở của TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện thực hiện đăng ký khai tử. Việc cấp Giấy báo tử, thủ tục khai tử được thực hiện chung theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

4. Đối với trường hợp đã đăng ký khai sinh

Để bảo đảm cho trẻ em phát triển bình thường, tránh mọi sự mặc cảm sau này, cho nên đối với trường hợp trẻ em là con của phạm nhân đã đăng ký khai sinh mà trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh có ghi thông tin liên quan đến TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện (như nơi sinh, người đi đăng ký khai sinh…), thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh phối hợp với Giám thị TG, TTG, Thủ trưởng CQTHAHS CA cấp huyện điều chỉnh nội dung đăng ký khai sinh theo hướng như sau:

- Về nơi sinh: nếu đã ghi nơi sinh là bệnh xá TG, TTG, CQTHAHS CA cấp huyện, thì điều chỉnh lại (chỉ ghi tên xã, huyện, tỉnh như hướng dẫn nêu trên);

- Về người đi khai sinh: nếu đã ghi người đi khai sinh là Giám thị TG, TTG, Thủ trưởng CQTHAHS CA cấp huyện, thì điều chỉnh ghi tên của người mẹ.

Trường hợp người mẹ sau khi đã chấp hành xong hình phạt tù mà có yêu cầu điều chỉnh những thông tin ghi trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của trẻ em (đăng ký khai sinh cho trẻ em trong thời gian người mẹ chấp hành hình phạt tù), thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh cho trẻ em thực hiện điều chỉnh nội dung đăng ký khai sinh theo hướng dẫn nêu trên.

Sau khi đã điều chỉnh các nội dung này trong Sổ đăng ký khai sinh, Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh mới (cả bản chính và bản sao) cho trẻ em theo nội dung đã điều chỉnh; thu hồi Giấy khai sinh đã cấp trước đây.

Trong quá trình thực hiện những việc đăng ký hộ tịch nêu trên, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh ngay về Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực) để có hướng dẫn kịp thời.