NGHỊ ĐỊNH

VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài ngày 18 tháng 6 năm 2009;

NGHỊ ĐỊNH:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Nghị định này quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

1. Để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài, các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam phải được chứng nhận lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Điều 5. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 6. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.

1. Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt và tiếng chính thức của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng hoặc tiếng Anh, tiếng Pháp.

Điều 8. Chi phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

2. Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Điều 11. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:

b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.

4. Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:

b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

5. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Điều 12. Chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao

2. Việc chứng nhận theo quy định tại khoản 1 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu sau:

a) Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được;

3. Hồ sơ, thủ tục và thời hạn giải quyết theo quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 11 Nghị định này.

Điều 13. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

a) 01 Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận theo quy định tại Điều 11 hoặc Điều 12 Nghị định này, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

3. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.

MỤC 2. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Điều 14. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.

3. Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.

5. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Điều 15. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.

3. Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.

5. Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Điều 16. Thành phần của hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.

1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Thời hạn lưu trữ:

b) Lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều này.

Chương 3.

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

a) Chủ trì soạn thảo, ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc đề xuất việc ký kết, gia nhập các điều ước quốc tế liên quan;

c) Chủ trì việc tuyên truyền pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm các quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

đ) Thực hiện hợp tác quốc tế với các nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan quyết định việc áp dụng nguyên tắc có đi có lại với các nước về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 19. Trách nhiệm của Bộ Tài chính

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu

2. Thông báo kịp thời cho Bộ Ngoại giao mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền ký cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu.

4. Phối hợp với Bộ Ngoại giao trong việc xác minh giấy tờ phục vụ cho chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm:

b) Cung cấp thông tin có liên quan cho cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

a) Xem xét, đối chiếu với các quy định pháp luật và các giấy tờ khác có liên quan để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự trong giải quyết, xử lý các công việc thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn của mình;

Điều 22. Xử lý vi phạm

2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có hành vi làm trái với các quy định của Nghị định này thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2012.

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Nơi nhận:
- Ban Bí thư Trung ương Đảng;
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- VP Ban chỉ đạo TW về phòng, chống tham nhũng;
- HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW;
- Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của QH;
- Văn phòng Quốc hội;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia;
- Ngân hàng Chính sách Xã hội;
- Ngân hàng Phát triển Việt Nam;
- UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
- Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao);
- VPCP: BTCN, các PCN, Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo;
- Lưu: Văn thư, QHQT (5b)

TM. CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG




Nguyễn Tấn Dũng