QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03/12/2004;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1596/TTr-SNV ngày 29/10/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 14/2009/QĐ-UBND ngày 16/4/2009 của UBND tỉnh ban hành Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước.

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 47/2013/QĐ-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2013 của UBND tỉnh)

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy định này quy định về hoạt động lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ.

Điều 2. Yêu cầu chung về tài liệu lưu trữ

2. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó và đảm bảo nguyên tắc không được phân tán phông lưu trữ.

1. Lưu trữ lịch sử: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

Điều 4. Giải thích từ ngữ

2. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

5. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

7. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

9. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

11. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

1. Người làm lưu trữ ở các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị vũ trang nhân dân phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi và hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Mọi hoạt động trong phạm vi công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.

THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 8. Thu thập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định.

a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 10. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử đúng thời hạn quy định.

e) Tài liệu sau khi chỉnh lý chưa đạt yêu cầu theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Quy định này thì cơ quan, tổ chức giao nộp tài liệu phải chịu trách nhiệm chỉnh lý lại. Trường hợp cơ quan, tổ chức không tự chỉnh lý được thì hợp đồng với Lưu trữ lịch sử để chỉnh lý và phải trả kinh phí chỉnh lý theo quy định.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

Điều 11. Chỉnh lý tài liệu

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

b) Được xác định thời hạn bảo quản;

d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

a) Chủ tịch Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào Biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Điều 14. Hủy tài liệu hết giá trị

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

b) Danh mục tài liệu hết giá trị, Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Chương 3.

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 15. Thống kê tài liệu lưu trữ

2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:

b) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu và báo cáo UBND cấp huyện thông qua Phòng Nội vụ.

d) Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, UBND cấp huyện và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 16. Bảo quản tài liệu lưu trữ

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:

Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: xây dựng kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu;

f) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

Điều 17. Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm

a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;

c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.

3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.

Điều 19. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn

Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Điều 21. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;

3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Điều 22. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

d) Thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.

Điều 23. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức căn cứ vào quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.

a) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

Điều 25. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.

Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.

a) Thời gian phục vụ độc giả;

c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;

đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Ủy ban nhân dân tỉnh

b) Quyết định và phê duyệt các đề án, chương trình, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Nội vụ

b) Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác lưu trữ trình UBND tỉnh phê duyệt;

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

a) Trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ

c) Bố trí kinh phí thực hiện công tác lưu trữ.

a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển công tác lưu trữ ở địa phương.

6. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

1. Ngân sách nhà nước

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.

Chương 5.

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu có giá trị, tài liệu đặc biệt quý hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được xem xét đề nghị khen thưởng theo quy định.

Điều 30. Xử lý vi phạm

Điều 31. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo

2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.

Chương 6.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này của các cơ quan, tổ chức.

3. Căn cứ Quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan các Sở, ban, ngành, tổ chức tỉnh, UBND các huyện, thị xã xây dựng quy chế cụ thể về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương./.