Công văn 951/QLD-MP năm 2023 của Cục Quản lý Dược về khắc phục phần mềm hệ thống cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Kính gửi: Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia

Hệ thống “Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu” trực tuyến được xây dựng và chính thức hoạt động từ ngày 01/10/2015 theo Quyết định số 2349/QĐ-BYT ngày 15/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế (chủ đầu tư là Cục An toàn thực phẩm, thuộc Dự án “Triển khai Cơ chế một cửa ASEAN và Cơ chế hải quan một cửa quốc gia cơ quan Bộ Y tế”). Hiện tại hệ thống này đang hoạt động độc lập không tích hợp dữ liệu với Hệ thống dịch vụ công cấp độ 4 của Cục Quản lý Dược.

Sau 04 năm sử dụng, phần mềm được nâng cấp mở rộng lần 1 vào năm 2019, sản phẩn được nghiệm thu, đưa vào sử dụng từ ngày 24/12/2020 trong dự án “Triển khai Cơ chế một cửa quốc gia và Cơ chế một cửa ASEAN của Bộ Y tế giai đoạn 2018-2020” do Cục Công nghệ thông tin làm chủ đầu tư theo Quyết định số 3774/QĐ-BYT ngày 21/6/2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế.

Đến đầu năm 2021, phần mềm tiếp tục được nâng cấp để đáp ứng các yêu cầu mới về quản lý theo quy định tại Thông tư số 29/2020/TT-BYT ngày 31/12/2020 của Bộ Y tế về việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành, liên tịch ban hành. Cùng thời gian này, hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia của Tổng cục Hải quan - Bộ Tài chính cũng được nâng cấp. Kể từ sau lần nâng cấp này, hệ thống “Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu” tiếp tục gặp khá nhiều lỗi liên quan đến tính hệ thống, tính pháp lý và an toàn dữ liệu (doanh nghiệp không nộp được hồ sơ, sai luồng dữ liệu,...). Để xử lý các lỗi của hệ thống, Cục Quản lý Dược đã thường xuyên phối hợp với Cục Công nghệ thông tin (nay là Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia), Tổng công ty Giải pháp doanh nghiệp Viettel kịp thời thông báo các lỗi để khẩn trương khắc phục các tồn tại, vướng mắc trong tác nghiệp trên phần mềm hệ thống cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. Nhóm kỹ thuật của Viettel cũng đã rà soát, kiểm tra tìm nguyên nhân các lỗi, đồng thời tiến hành khắc phục lỗi tạm thời theo từng trường hợp song song với việc tìm hướng xử lý triệt để. Đến nay, hệ thống vẫn chưa được xử lý triệt lỗi để để hoạt động ổn định. Hiện tại, hệ thống này phát sinh các trục trặc ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình tác nghiệp hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. Cụ thể như sau:

- Hệ thống thường xuyên chập chờn, nhiều thời điểm không hoạt động, đặc biệt từ ngày 01/8/2023, Cục Quản lý Dược không thực hiện tác nghiệp được trên hệ thống do không truy cập được hoặc hệ thống có hiển thị giao diện nhưng không tải được tài liệu hoặc tải rất chậm; hồ sơ xử lý không chuyển luồng hồ sơ được; Bộ phận kế toán không xác nhận nộp phí được.

- Một số hồ sơ hiện ở trạng thái “Đã phân công hồ sơ nộp mới” nhưng tại mục Quá trình xử lý có hiển thị nội dung ý kiến xem xét của chuyên viên vào thời điểm trước ngày phân công và đã có file Phiếu công bố (có số ngày cấp, có chữ ký của Trưởng Phòng QLMP và có dấu Cục Quản lý Dược trên file pdf này) hoặc đã có công văn yêu cầu sửa đổi bổ sung trước ngày 31/7/2023. Ví dụ: Hồ sơ của Công ty TNHH Liên Minh HS (mã hồ sơ đại diện: 162023031905, 162023032276…),... Một số hồ sơ đã có ý kiến xử lý của chuyên viên nhưng khi trình lên Trưởng Phòng lại chuyển phân công mới cho chuyên viên khác và hiển thị tại tài khoản của tất cả các chuyên viên trong Phòng Quản lý mỹ phẩm (luồng hồ sơ không hiển thị quá trình xem xét của chuyên viên ban đầu xử lý (mất luồng) nhưng tại mục Quá trình xử lý vẫn hiển thị nội dung ý kiến xem xét của chuyên viên đó). Ví dụ: Hồ sơ của Công ty cổ phần Gold Pharma (mã hồ sơ đại diện: 162023021466…).

- Một số hồ sơ do hệ thống tự động chuyển luồng mà không theo các bước xác nhận từ bộ phận kế toán đến tài khoản Trưởng Phòng để phân công, trục trặc này vẫn chưa được khắc phục triệt để, bộ phận kế toán của Cục Quản lý Dược phải hỗ trợ tải lại Phiếu báo thu của các hồ sơ này để thực hiện xuất biên lai thu phí mà không thao tác được trên hệ thống phần mềm “Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu”. Ví dụ: Hồ sơ của Công ty TNHH thương mại xuất nhập khẩu Ultra Moon (mã hồ sơ đại diện: 162023045942)…

Để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, dữ liệu lưu trữ được an toàn, chính xác; việc xử lý hồ sơ công bố mỹ phẩm của doanh nghiệp được kịp thời, đáp ứng thời gian quy định, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Cục Quản lý Dược kính chuyển Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia để phối hợp với Tổng Cục Hải quan và các đơn vị liên quan tiến hành rà soát lại toàn bộ hệ thống phần mềm công bố mỹ phẩm nhập khẩu, khắc phục kịp thời những trục trặc về kĩ thuật để giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Trung tâm./.