Hướng dẫn 232/HD-SNV năm 2016 về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

HƯỚNG DẪN

MỘT SỐ\r\nNỘI DUNG VỀ XÂY DỰNG, BỐ TRÍ, CẢI TẠO, NÂNG CẤP KHO LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ\r\nCHỨC

Thực hiện Công văn số 3626/UBND-VX\r\nngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố\r\ntrí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, Sở Nội vụ hướng dẫn\r\nmột số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại\r\ncác cơ quan, tổ chức như sau:

I.\r\nCÔNG TÁC CHUẨN BỊ

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo\r\nthực hiện các công việc sau:

1. Rà soát, khảo sát tình hình hiện trạng\r\nKho Lưu trữ tại cơ quan mình và các cơ quan trực thuộc (nếu có).

2. Xây dựng kế hoạch bố trí, cải\r\ntạo, nâng cấp, xây dựng mới Kho Lưu trữ cơ quan có diện tích phù\r\nhợp với số lượng tài liệu hiện có và hình thành trong những\r\nnăm tiếp theo nhằm bảo quản an toàn tài liệu.

3. Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết\r\nbị bảo quản hồ sơ, tài liệu theo tiêu chuẩn như giá, bìa,\r\nhộp, cặp bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị phòng\r\ncháy, chữa cháy ....

II. BỐ TRÍ KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Về bố trí Kho Lưu trữ cơ quan

Căn cứ Điều 25 Luật Lưu trữ quy định:\r\n“1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ, thiết\r\nbị, phương tiện cần thiết và\r\nthực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu\r\nlưu trữ và bảo đảm việc\r\nsử dụng tài liệu lưu trữ...”.

Việc bố trí Kho Lưu trữ cơ quan cần\r\ncăn cứ vào tình hình cụ thể về điều kiện trụ sở, có thể đầu tư xây dựng, bố\r\ntrí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan trong hoặc ngoài trụ sở\r\ncơ quan.

a) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ trong trụ sở cơ quan

Tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ hiện\r\ncó và dự tính hình thành trong những năm tiếp theo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ\r\nchức có thể ưu tiên bố trí một hoặc một số phòng có diện tích phù hợp trong trụ\r\nsở để làm Kho Lưu trữ hoặc có kế hoạch xây dựng Kho Lưu trữ\r\ntrong trụ sở để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

b) Trường hợp bố trí, xây dựng Kho\r\nLưu trữ ngoài trụ sở cơ quan

- Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng quỹ đất ngoài trụ sở cơ quan để xây dựng Kho Lưu trữ cơ quan.

- Trường hợp các cơ quan, tổ chức\r\nkhông có quỹ đất và kinh phí xây dựng Kho Lưu trữ thì cần có giải pháp tối ưu để\r\nbảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

Lưu ý: Các cơ quan, tổ chức khi bố trí các\r\nphòng để làm Kho Lưu trữ cần tránh không bố trí tại tầng hầm, tầng áp mái; đồng\r\nthời mua sắm đầy đủ trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

c) Riêng Ủy ban nhân dân các quận,\r\nhuyện cần bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ tập trung trong hoặc ngoài trụ sở có diện\r\ntích phù hợp để thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu của các cơ quan chuyên môn\r\nvà các cơ quan cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp\r\nlưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, để thuận lợi trong việc lựa\r\nchọn tài liệu và giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

2. Vận dụng Thông tư số\r\n09/2007/TT-BNV trong xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan

a) Tùy theo điều kiện cụ thể về tình\r\nhình tài liệu lưu trữ hiện có và dự tính hình thành trong những\r\nnăm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư, các cơ quan, tổ chức xác định quy mô đầu\r\ntư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp Kho Lưu\r\ntrữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

b) Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư\r\nxây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại\r\nMục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng\r\ndẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:

- Về địa điểm và kết cấu: Kho Lưu trữ\r\nphải đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo\r\nđảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt,\r\nchuột, mối và các loại côn trùng; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở\r\ntầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng\r\nTây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ; nền Kho phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và\r\nkhông gây bụi.

- Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích\r\nđể bảo quản hồ sơ, tài liệu.

- Về môi trường: Bảo đảm các yêu cầu\r\nvề nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng...

- Hệ thống điện trong phòng kho bảo\r\nquản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.

- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng,\r\ntách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới).

- Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo\r\nquản tài liệu theo tiêu chuẩn.

- Trang bị đủ các phương tiện, thiết\r\nbị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.

3. Về tiêu chuẩn trang thiết bị và\r\nbố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữ

a) Mua sắm trang thiết bị như giá, hộp,\r\nbìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số\r\n1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.

b) Bố trí các khu vực tại tầng trệt gồm:\r\nPhòng làm việc hành chính, Phòng nghiệp vụ và Phòng đọc phục vụ công chúng.

- Phòng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận\r\ntài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài\r\nliệu hết giá trị...

- Phòng làm việc hành chính: Dành cho\r\ncông chức, viên chức, người lao động quản lý Kho.

- Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố\r\ntrí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống\r\ncách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu\r\nnhư mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử\r\ndụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác\r\nnhau.... Bố trí tủ để tư trang của độc\r\ngiả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức khi có kế hoạch\r\ncải tạo, nâng cấp, xây mới Kho lưu trữ cơ quan cần gửi hồ\r\nsơ thiết kế công trình Kho Lưu trữ đến Sở Nội vụ để góp ý về chuyên môn trong\r\nlĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Các cơ quan, tổ chức cần ban hành\r\nvăn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan trực thuộc (nếu có) trong việc xây dựng,\r\nbố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan.

3. Ủy ban nhân dân các quận, huyện cần\r\nchỉ đạo Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn nhanh chóng bố trí, xây dựng Kho\r\nLưu trữ cơ quan có diện tích tối thiểu 20m² để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.

Trên đây là hướng dẫn một số nội dung\r\nvề xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ\r\nchức của Sở Nội vụ. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng\r\nmắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ\r\n(địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn\r\nLinh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.