Hướng dẫn chốt sổ bảo hiểm y tế khi nghỉ việc

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ được cấp cho người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Có thể hiểu đó là một sổ ghi chép toàn bộ quá trình đóng, thời gian làm việc là hưởng các chế độ của bảo hiểm xã hội của người lao động. Sổ bảo hiểm xã hội có ý nghĩa quan trọng trong việc làm cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

Mỗi một người lao động sẽ được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất, trong đó có mã số bảo hiểm xã hội cũng là số định danh cá nhân duy nhất được cơ quan có thẩm quyền cấp. Chính vì vậy, việc bảo quản sổ bảo hiểm xã hội rất quan trọng đối với người lao động tránh trường hợp mất sổ, hỏng sổ khiến người lao động bị mất quyền và lợi ích của mình.

2. Hồ sơ, quy trình chốt sổ bảo hiểm y tế

Nghỉ việc là người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động với người sử dụng lao động. Khi đó, một trong những trách nhiệm của người sử dụng lao động được quy định tại Bộ luật lao động 2019 là phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động. Theo đó, trong vòng 07 ngày hoặc chậm nhất là 01 tháng, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ hoàn trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc. 

Để chốt sổ bảo hiểm xã hội, người sử dụng lao động cần tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm tại doanh nghiệp gồm các bước:

Bước 1: Người sử dụng lao động cần nộp một bộ hồ sơ gồm một số giấy tờ sau:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ (2 bản)

2. Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội

3. Các tờ rời của sổ (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia bảo hiểm xã hội nhiều lần)

4. Đơn đề nghị của người tham gia.

Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền giải quyết 

Trong vòng 7 ngày làm việc sau thời hạn chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động thì thì người sử dụng lao động cần có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động

Bước 3: Tiếp nhận kết quả

3. Một số lưu ý trong quá trình thực hiện chốt sổ bảo hiểm y tế

Thứ nhất, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động trước khi gửi hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Nếu chưa thanh toán hết thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.

Thứ hai, trước khi báo chốt sổ BHXH, doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động trước, gồm một số giấy tờ: (1) Phiếu giao nhận hồ sơ; (2) Danh sách lao động tham gia BHXH,  BHYT; (3) Thẻ BHYT (nếu còn hạn sử dụng) và (4) bản sao Quyết định/thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.