Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, được ban hành kèm theo chữ ký điện tử (do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp), các văn bản có dấu của tổ chức được quét (scan), các tập tin văn bản điện tử khác, được truyền nhận thông qua hệ thống thư điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống một cửa điện tử, hệ thống truyền nhận thông điệp khác trong cơ quan nhà nước