Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, được ban hành kèm theo chữ ký điện tử (do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp), hoặc các văn bản có dấu của tổ chức được scan, các tập tin văn bản điện tử khác, được truyền nhận thông qua hệ thống thư điện tử của thành phố, thông qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hệ thống một cửa điện tử, hệ thống truyền nhận thông điệp do thành phố đầu tư, quản lý, vận hành và khai thác.