Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
cơ quan có thẩm quyền cho phép việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh trong phạm vi quyền hạn quản lý nhà nước của mình. Các cơ quan, doanh nghiệp khi có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thì làm tờ trình có xác nhận của ngành chủ quản, xin phép Ủy ban nhân dân tỉnh qua Phòng Ngoại vụ. Trong tờ trình cần nêu rõ: mục đích, nội dung, địa điểm, thời gian, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có), kinh phí, số lượng người tham dự, địa điểm ăn nghỉ của người nước ngoài, người nước ngoài tham gia (họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, cơ quan công tác…). Khi có ý kiến đồng ý của Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thì các cơ quan, doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng như nội dung văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh sau khi hội nghị, hội thảo kết thúc.