Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
người giữ chìa khóa, chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra và mở hộp thư góp ý khi có thư góp ý (hoặc ủy quyền bằng văn bản cho cấp phó, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Tổ chức - Hành chính giúp thủ trưởng thực hiện nhiệm vụ này).