Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
"Là một trong những người tiến hành tố tụng và là một chức danh tư pháp để chỉ người có nhiệm vụ giúp đỡ Hội đồng xét xử trong phiên tòa. (Điều 27 - Bộ luật tố tụng hình sự). Thư ký phiên tòa có nhiệm vụ kiểm tra sự có mặt ở phiên tòa của những người tham gia tố tụng được triệu tập đến phiên tòa; ghi lại một cách đầy đủ trong biên bản phiên tòa các hoạt động và quyết định của tòa án, cũng như các việc làm của những người tham gia tố tụng có mặt tại phiên tòa; ghi lại mọi diễn biến ở phiên tòa từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc và cùng với chủ tọa phiên tòa ký vào biên bản đó. Theo Điều 33 - Bộ luật tố tụng hình sự, thư ký phiên tòa phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi nếu: - Thuộc một trong những trường hợp quy định tại Điều 28 - Bộ luật tố tụng hình sự. - Đã tiến hành tố tụng trong vụ án đó với tư cách là kiểm sát viên, điều tra viên, thẩm phán hoặc hội thẩm nhân dân. Việc thay đổi thư ký phiên tòa do hội đồng xét xử quyết định. Việc cử thư ký khác do chánh án tòa án quyết định"