Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
văn bản pháp lý đầu tiên về hiện vật, do cán bộ sưu tầm lập trước khi hiện vật được nhập kho. Các thông tin chính về hiện vật được ghi trên phiếu bao gồm: tên gọi, đặc điểm hiện vật, trường hợp sưu tầm, hiện trạng, niên đại, tài liệu liên quan (theo mẫu của bảo tàng).