Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
hồ sơ do cơ quan hải quan xác lập về đối tượng cụ thể có nguy cơ vi phạm pháp luật hải quan, pháp luật thuế trong hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, được lưu trữ dưới dạng văn bản hoặc dữ liệu điện tử, để quản lý và áp dụng các biện pháp kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan, biện pháp quản lý thuế và các biện pháp nghiệp vụ khác có hiệu quả.