Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
hồ sơ gồm có đầy đủ chứng từ và file định dạng theo đúng quy định. Nội dung chứng từ phải thể hiện đầy đủ thông tin, cùng màu mực, nét chữ. Phần xác nhận của Thành viên trên chứng từ phải có đầy đủ nội dung về con dấu, chữ ký gốc và họ tên thành viên Ban giám đốc phụ trách hoạt động lưu ký đã đăng ký với TTLK. Trường hợp TTLK áp dụng giao dịch điện tử, hồ sơ do Thành viên nộp phải đáp ứng đúng các quy định pháp luật về giao dịch điện tử.