Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
tập hợp các thông tin phản ánh cơ bản nhất về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức, viên chức, thể hiện ở Phiếu cán bộ, công chức, viên chức và hồ sơ công chức, viên chức được chuyển thành kỹ thuật số và lưu trữ trên máy tính nhằm ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong quản lý và khai thác thông tin hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức.