Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.