Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
Là việc người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung thông tin tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và yêu cầu xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cho phép hoặc chưa cho phép các cơ quan, ...