Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giúp việc cho Trưởng phòng có các phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Trưởng phòng. Tuổi khi bổ nhiệm Trưởng phòng, phó Trưởng phòng đối với các trường cao đẳng công lập không quá 55 tuổi đối với nam và không quá 50 tuổi đối với nữ, đối với trường tư thục không hạn chế.