Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giúp việc cho trưởng phòng có các phó trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của trưởng phòng. Tuổi khi bổ nhiệm trưởng phòng, phó trưởng phòng không quá 55 tuổi đối với nam và không quá 50 tuổi đối với nữ. Riêng đối với phòng Quản lý Đào tạo, Khảo thí - Quản lý khoa học -Quan hệ quốc tế trưởng phòng, phó trưởng phòng phải có trình độ thạc sĩ trở lên.