Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
Danh mục các nhóm hồ sơ mẫu, tiêu biểu, điển hình của một ngành có ghi thời hạn bảo quản và giá trị bảo quản được sử dụng cho việc xác định giá trị tài liệu và cho việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản của các cơ quan, tổ chức.