Mục đích sử dụng

Mẫu "Giấy đi đường" được Công ty Cổ phần ABC sử dụng để quản lý và xác nhận việc cử nhân viên đi công tác theo nhiệm vụ được giao. Biểu mẫu này vừa là căn cứ để theo dõi thời gian, địa điểm công tác, vừa là cơ sở để tính toán và thanh toán công tác phí cho nhân viên. Việc điền đầy đủ và chính xác giấy đi đường giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và minh bạch trong quản lý tài chính của công ty.

Ai điền và khi nào

Giấy đi đường do Thủ trưởng đơn vị (Trưởng phòng, Giám đốc Trung tâm) hoặc người được ủy quyền lập và ký duyệt trước khi nhân viên bắt đầu chuyến công tác. Nhân viên được cử đi công tác có trách nhiệm cung cấp thông tin cá nhân và nhiệm vụ cho người lập. Sau khi hoàn thành chuyến công tác, Trưởng nhóm công tác hoặc nhân viên phải trình giấy để xác nhận thời gian về và hoàn thiện phần kê thanh toán. Biểu mẫu này được sử dụng cho mọi chuyến công tác trong nước thuộc lĩnh vực cung cấp dịch vụ tin học.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số giấy đi đường: Điền mã số theo quy định của công ty, thường có dạng số/2008/GĐĐ/CT-ABC/..., do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp.
2. Thông tin nhân viên đi công tác: Ghi rõ họ tên đầy đủ của từng người vào các dòng từ 1 đến 12. Nếu số người ít hơn 12, bỏ trống các dòng còn lại. Mỗi người một dòng riêng biệt.
3. Đi làm nhiệm vụ: Mô tả ngắn gọn, cụ thể mục đích chuyến công tác, ví dụ: "Kiểm tra hệ thống mạng tại chi nhánh Đà Nẵng" hoặc "Đào tạo phần mềm cho khách hàng".
4. Thời gian công tác: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc chuyến đi theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: từ ngày 15/03/2025 đến ngày 18/03/2025.
5. Bảng kê lộ trình (Nơi đi – Nơi đến): Điền địa điểm xuất phát và địa điểm đến cho từng chặng di chuyển trong chuyến công tác. Mỗi dòng tương ứng với một lần di chuyển, kèm theo ngày tháng và thời gian công tác thực tế tại mỗi nơi.
6. Phần kê thanh toán công tác phí: Điền số ngày công tác thực tế và số tiền tương ứng theo từng mức phí (50.000đ, 70.000đ, 120.000đ, 140.000đ, 150.000đ, 160.000đ, 170.000đ). Mỗi nhân viên có một dòng riêng, ghi rõ họ tên, số ngày, số tiền và ký nhận.
7. Tổng số tiền công tác phí thanh toán: Tính tổng tất cả các khoản công tác phí của toàn bộ nhóm và ghi bằng số và chữ.
8. Phần duyệt thanh toán: Kế toán hoặc người có thẩm quyền điền tổng số tiền công tác phí được duyệt và tổng số tiền vé máy bay, tàu xe được thanh toán sau khi kiểm tra chứng từ.

Lưu ý quan trọng

• Giấy đi đường phải được ký và đóng dấu xác nhận của Thủ trưởng đơn vị nơi đi và nơi đến trước và sau chuyến công tác.
• Phần "Chứng nhận của cơ quan" tại mỗi điểm đến phải có xác nhận (ký và đóng dấu) của đơn vị tiếp nhận để chứng minh thời gian có mặt thực tế.
• Trưởng nhóm công tác phải ký xác nhận ngày về của nhóm tại mục "Xác nhận của TT" sau khi kết thúc chuyến đi.
• Mỗi nhân viên phải ký nhận vào cột "ký nhận" trong bảng kê thanh toán để xác nhận đã nhận đủ tiền công tác phí.
• Chỉ điền các mức công tác phí phù hợp với chức danh và quy định hiện hành của công ty, không tự ý điền mức không được phép.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ họ tên nhân viên hoặc ghi sai chính tả, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu thanh toán.
• Bỏ sót ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không khớp giữa các phần (ví dụ: ngày đi trong bảng lộ trình khác với ngày ghi ở phần thời gian công tác).
• Không xin xác nhận của cơ quan nơi đến, làm mất căn cứ chứng minh thời gian công tác thực tế.
• Tính sai tổng số ngày công tác hoặc nhầm lẫn giữa các mức phí, dẫn đến sai lệch số tiền thanh toán.
• Quên ký tên tại cột ký nhận hoặc thiếu chữ ký của Trưởng nhóm công tác ở phần xác nhận về.
• Điền thông tin nhiệm vụ quá chung chung (ví dụ: "đi công tác") không đủ chi tiết để phê duyệt.