Hướng dẫn điền Bảng kê thanh toán chi phí hội nghị HC-17-BM03

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-17-BM03 "Bảng kê thanh toán chi phí hội nghị" được sử dụng để tổng hợp và đề nghị thanh toán các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc tham dự hoặc tổ chức hội nghị, sự kiện. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu và trình lãnh đạo phê duyệt trước khi thực hiện chi trả. Biểu mẫu giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định tài chính của công ty đối với các khoản chi hội nghị.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người tham dự hội nghị hoặc người được giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện lập. Thời điểm điền là ngay sau khi kết thúc hội nghị hoặc sự kiện, trước khi thực hiện thủ tục thanh toán. Người lập cần thu thập đầy đủ chứng từ gốc (hóa đơn, vé, giấy mời, chương trình hội nghị) và hoàn thiện bảng kê để trình ký duyệt theo đúng quy trình: Người lập → Trưởng ban/phòng → Kế toán trưởng → Giám đốc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tham dự sự kiện, hội nghị: Ghi rõ tên sự kiện hoặc hội nghị đã tham dự. Ví dụ: "Hội nghị khách hàng năm 2024 tại Đà Nẵng". Đây là thông tin quan trọng để xác định mục đích chi.
2. Cột (1) TT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng người tham dự. Nếu một người tham dự nhiều ngày, vẫn ghi một dòng duy nhất.
3. Cột (2) Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người tham dự hội nghị. Viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường theo quy định của công ty.
4. Cột (3) Chức danh - Đơn vị: Ghi chức danh hiện tại (ví dụ: Chuyên viên, Trưởng phòng) và tên đơn vị công tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh).
5. Cột (4) Số ngày: Ghi tổng số ngày thực tế tham dự hội nghị. Lưu ý: tính theo ngày có mặt, không tính ngày di chuyển nếu không có quy định khác.
6. Cột (5) Mức chi theo ngày: Ghi mức chi phí được duyệt cho một ngày tham dự (theo quy chế chi tiêu nội bộ hoặc quyết định phê duyệt).
7. Cột (6) Thành tiền: Lấy số ngày (cột 4) nhân với mức chi theo ngày (cột 5). Ví dụ: 3 ngày x 500.000 = 1.500.000 đồng.
8. Cột (7) Xác nhận: Người tham dự ký tên xác nhận số ngày và mức chi là đúng thực tế.
9. Cột (8) Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung nếu có, như: chi phí phát sinh thêm, lý do tăng/giảm số ngày, hoặc các khoản đã được ứng trước.
10. Dòng Cộng: Tính tổng cột thành tiền (cột 6) của tất cả các dòng. Ghi rõ số tiền bằng chữ ở dòng "Bằng chữ" bên dưới.
11. Phần ký duyệt: Người lập ký và ghi rõ họ tên. Trưởng ban/phòng ký xác nhận đề xuất. Kế toán trưởng kiểm tra và ký. Giám đốc phê duyệt chi.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được điền vào biểu mẫu khi đã có quyết định cử đi hội nghị hoặc kế hoạch tổ chức hội nghị được phê duyệt.
• Tất cả các cột trong bảng kê phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu không có phát sinh ở cột nào thì gạch chéo hoặc ghi "không".
• Mức chi theo ngày phải đúng với quy định hiện hành của công ty hoặc quyết định phê duyệt riêng cho hội nghị đó.
• Chứng từ gốc (hóa đơn, vé máy bay, vé tàu xe, giấy mời) phải được đính kèm và đánh số thứ tự tương ứng với bảng kê.
• Biểu mẫu phải được trình ký đúng thứ tự: Người lập → Trưởng ban/phòng → Kế toán trưởng → Giám đốc. Không được bỏ qua bất kỳ chữ ký nào.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số ngày tham dự thực tế và số ngày được duyệt, dẫn đến sai thành tiền. Cần kiểm tra kỹ quyết định cử đi.
• Quên ghi tên sự kiện hoặc ghi không đầy đủ, gây khó khăn cho kế toán khi đối chiếu chứng từ.
• Không ký xác nhận ở cột (7) hoặc ký thiếu người, làm chậm quá trình thanh toán.
• Tính sai tổng cộng hoặc viết số tiền bằng chữ không khớp với số tiền bằng số, dẫn đến phải làm lại biểu mẫu.
• Trình ký không đúng thứ tự, ví dụ mang lên Giám đốc ký trước khi có chữ ký của Kế toán trưởng.