Hướng dẫn điền biểu mẫu triết lý kinh doanh doanh nghiệp

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "08 Các triết lý kinh doanh của doanh nghiệp" được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp hệ thống hóa và ghi nhận một cách có tổ chức các quan niệm, triết lý cốt lõi chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc xác định rõ ràng các triết lý này là nền tảng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, tạo kim chỉ nam cho mọi quyết định và hành vi của tổ chức. Biểu mẫu này đóng vai trò như một bản tuyên ngôn nội bộ, giúp mọi thành viên từ lãnh đạo đến nhân viên hiểu và cùng hướng tới những giá trị chung, từ đó nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Ban lãnh đạo cấp cao, đặc biệt là Giám đốc điều hành hoặc Trưởng phòng Chiến lược, chủ trì xây dựng và điền thông tin. Đây là công việc mang tính nền tảng, nên được thực hiện ngay trong giai đoạn thành lập doanh nghiệp hoặc khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tái cấu trúc, thay đổi chiến lược kinh doanh. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được xem xét và cập nhật định kỳ hàng năm hoặc khi có những biến động lớn về thị trường, pháp luật hoặc sứ mệnh của công ty để đảm bảo tính phù hợp và thời sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Stt (Số thứ tự): Điền số thứ tự từ 1 đến 7 tương ứng với từng triết lý đã được liệt kê trong biểu mẫu. Mục này đã được soạn sẵn, bạn chỉ cần kiểm tra và đảm bảo không bỏ sót triết lý nào.
2. Các quan niệm, triết lý của DN: Đây là cột quan trọng nhất. Tại mỗi dòng, bạn cần ghi rõ tên của triết lý kinh doanh (ví dụ: Quan niệm về chữ tín, Cạnh tranh với đối thủ). Sau đó, liệt kê chi tiết các cam kết hoặc nội dung cụ thể của triết lý đó bằng các dấu "+" như trong mẫu. Ví dụ, với "Quan niệm về chữ tín", bạn cần ghi rõ các cam kết về chất lượng, giao hàng, bảo hành, dịch vụ hỗ trợ và giải quyết khiếu nại.
3. Phạm vi áp dụng: Mục này yêu cầu xác định triết lý đó sẽ được áp dụng cho bộ phận, phòng ban hay toàn bộ doanh nghiệp. Ví dụ, "Quan niệm về con người" có thể áp dụng cho toàn bộ công ty, trong khi "Tuân thủ quy định pháp luật về tài chính kế toán" chỉ áp dụng cho phòng Kế toán. Bạn có thể ghi "Toàn doanh nghiệp", "Phòng Kinh doanh", "Phòng Sản xuất" hoặc cụ thể hơn tùy theo cơ cấu tổ chức.
4. Ghi chú: Sử dụng cột này để ghi lại những thông tin bổ sung quan trọng. Ví dụ, bạn có thể ghi chú về lịch sử hình thành triết lý, người phê duyệt, tài liệu liên quan (Sổ tay văn hóa doanh nghiệp), hoặc các chỉ số đo lường mức độ tuân thủ triết lý đó. Nếu không có gì đặc biệt, bạn có thể để trống hoặc ghi "Không".

Lưu ý quan trọng

• Triết lý kinh doanh phải được xây dựng dựa trên giá trị cốt lõi thực sự của doanh nghiệp, không nên sao chép từ công ty khác. Mỗi triết lý cần phản ánh đúng bản sắc, tầm nhìn và sứ mệnh riêng của tổ chức.
• Ngôn ngữ sử dụng trong biểu mẫu cần rõ ràng, dễ hiểu và có tính hành động. Tránh dùng những từ ngữ chung chung, khó đo lường. Ví dụ, thay vì "Chúng tôi coi trọng khách hàng", hãy viết "Chúng tôi cam kết giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng trong vòng 24 giờ".
• Sau khi hoàn thành, biểu mẫu cần được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên thông qua các kênh truyền thông nội bộ như email, bảng tin, hoặc các buổi họp. Đây không phải là tài liệu để cất trong két sắt mà là kim chỉ nam cho hành động hàng ngày.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "triết lý kinh doanh" và "mục tiêu kinh doanh". Triết lý là giá trị nền tảng lâu dài (ví dụ: "Chữ tín là trên hết"), trong khi mục tiêu là kết quả cụ thể cần đạt được (ví dụ: "Doanh số quý này tăng 10%"). Không nên đưa các mục tiêu ngắn hạn vào biểu mẫu này.
• Bỏ sót hoặc điền không đầy đủ các cam kết trong cột "Các quan niệm, triết lý". Ví dụ, chỉ ghi "Quan niệm về chữ tín" mà không liệt kê các cam kết cụ thể như chất lượng, giao hàng, bảo hành sẽ làm cho triết lý trở nên mơ hồ, khó thực thi.
• Không xác định rõ phạm vi áp dụng cho từng triết lý. Điều này dẫn đến tình trạng một bộ phận cho rằng triết lý đó không liên quan đến mình, gây ra sự thiếu đồng bộ trong thực thi văn hóa doanh nghiệp.