Hướng dẫn điền biên bản thư viện HC-01-BM07 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-01-BM07 Biên bản thư viện được thiết kế để ghi nhận toàn bộ quá trình mượn và trả tài liệu trong thư viện của công ty. Biểu mẫu này giúp kiểm soát chặt chẽ việc luân chuyển tài liệu, đảm bảo mỗi đầu sách, tài liệu đều được theo dõi về người mượn, thời gian mượn và tình trạng khi nhận lại. Đây là công cụ quan trọng để nhân viên văn thư và trưởng phòng HC quản lý kho tài liệu một cách minh bạch, tránh thất lạc hoặc hư hỏng. Đồng thời, biên bản này cũng là căn cứ để giải quyết các vấn đề phát sinh như mất tài liệu hoặc quá hạn trả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên văn thư thư viện chịu trách nhiệm điền chính. Nhân viên văn thư sẽ ghi nhận thông tin ngay tại thời điểm người mượn đến đăng ký mượn tài liệu, và cập nhật tiếp khi người mượn trả lại tài liệu. Người mượn (có thể là nhân viên các bộ phận trong công ty) chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân và ký xác nhận vào ô cuối cùng. Trưởng phòng HC sẽ ký duyệt để xác nhận quy trình mượn trả đã được thực hiện đúng quy định. Biểu mẫu được lập thành một bản duy nhất và lưu tại thư viện.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ tên người mượn: Ghi đầy đủ họ và tên của người đến mượn tài liệu, viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng, không viết tắt.
2. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà người mượn đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự, v.v.
3. Ngày mượn: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi người mượn nhận tài liệu, theo định dạng ngày/tháng/năm.
4. Ngày trả: Ghi ngày tháng năm dự kiến hoặc thực tế người mượn trả lại tài liệu. Nếu chưa trả, có thể để trống và điền sau.
5. Bảng danh sách tài liệu (Stt, Mã số, Loại tài liệu, Tình trạng): Nhân viên văn thư kẻ bảng và ghi lần lượt số thứ tự, mã số của tài liệu (ví dụ: S-001, TL-2024-05), loại tài liệu (sách, tạp chí, tài liệu nội bộ, v.v.) và tình trạng khi mượn (còn tốt, rách nhẹ, mất bìa, v.v.). Mỗi tài liệu một dòng riêng.
6. Kết luận: Sau khi người mượn trả tài liệu, nhân viên văn thư ghi nhận xét tổng quát về tình trạng tài liệu khi trả, có đúng hạn không, có hư hỏng gì không. Nếu không có vấn đề, ghi "Đã trả đúng hạn, tài liệu còn tốt".
7. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập biên bản, thường trùng với ngày mượn hoặc ngày hoàn tất thủ tục trả.
8. Chữ ký các bên: Nhân viên văn thư ký và ghi rõ họ tên vào ô "Nhân viên văn thư". Trưởng phòng HC ký vào ô tương ứng. Người mượn ký vào ô "Người mượn" sau khi đã kiểm tra và nhận tài liệu.

Lưu ý quan trọng

• Phải ghi đầy đủ mã số tài liệu để dễ dàng tra cứu và đối chiếu với kho thư viện.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin trên biên bản. Nếu sai, phải gạch bỏ và viết lại bên cạnh, có chữ ký xác nhận của nhân viên văn thư.
• Ngày trả phải được cập nhật ngay khi người mượn trả tài liệu, không để chậm trễ gây sai lệch số liệu.
• Mỗi lần mượn phải lập một biên bản riêng, không gộp nhiều lần mượn của cùng một người vào một biên bản.
• Biên bản sau khi hoàn tất phải được lưu trữ theo thứ tự thời gian để phục vụ kiểm tra định kỳ.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi bộ phận của người mượn, dẫn đến khó xác định trách nhiệm khi cần liên hệ.
• Ghi sai mã số tài liệu hoặc nhầm lẫn giữa các đầu sách, gây khó khăn khi kiểm kho.
• Không ghi tình trạng tài liệu lúc mượn, khi trả phát hiện hư hỏng không có căn cứ xử lý.
• Bỏ trống mục kết luận hoặc ghi chung chung, không phản ánh đúng thực tế tài liệu khi trả.
• Người mượn quên ký xác nhận, làm mất giá trị pháp lý của biên bản khi có tranh chấp.
• Nhân viên văn thư không cập nhật ngày trả kịp thời, dẫn đến số liệu thống kê cuối tháng bị sai lệch.