Hướng dẫn điền mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị (HĐQT) là văn bản pháp lý quan trọng, được sử dụng để ghi chép lại toàn bộ diễn biến, nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết của một cuộc họp HĐQT. Biên bản này là căn cứ để ban hành các nghị quyết, quyết định của HĐQT, đồng thời là tài liệu lưu trữ bắt buộc theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Việc điền đúng và đầy đủ mẫu biên bản giúp đảm bảo tính hợp pháp cho các quyết định của công ty, tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này thường do Thư ký cuộc họp hoặc người được HĐQT ủy quyền ghi chép và hoàn thiện. Người điền cần có mặt trong suốt cuộc họp để ghi nhận chính xác mọi ý kiến phát biểu và kết quả biểu quyết. Biên bản được lập ngay trong hoặc ngay sau khi cuộc họp kết thúc, và phải được tất cả các thành viên tham dự (hoặc ít nhất là Chủ tọa và Thư ký) ký tên để xác nhận tính xác thực. Thời điểm lập biên bản là khi HĐQT tiến hành một cuộc họp chính thức theo triệu tập của Chủ tịch HĐQT.

Hướng dẫn điền từng mục

CÔNG TY ……: Ghi tên đầy đủ của công ty cổ phần, ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC.
Số: 1000 - BB/CP…: Điền số hiệu văn bản theo quy định của công ty, thường là số thứ tự của biên bản trong năm, kèm ký hiệu viết tắt (ví dụ: Số: 01/BB-HĐQT).
Địa danh, ngày ....tháng ... năm ....: Ghi địa danh nơi công ty đặt trụ sở chính và ngày tháng năm họp (ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2025).
Về việc: ………………: Tóm tắt ngắn gọn nội dung chính của cuộc họp (ví dụ: Về việc thông qua kế hoạch kinh doanh quý II/2025).
Tại trụ sở / Địa chỉ trụ sở công ty: Ghi rõ địa chỉ nơi diễn ra cuộc họp, có thể là trụ sở chính hoặc địa điểm khác.
Điện thoại / Fax: Điền số điện thoại và fax liên hệ của công ty (nếu có).
Chủ tọa cuộc họp / Thư ký cuộc họp: Ghi họ tên đầy đủ của Chủ tịch HĐQT (Chủ tọa) và người được chỉ định làm Thư ký.
Thành phần tham dự: Liệt kê họ tên và chức vụ của tất cả thành viên HĐQT tham dự cuộc họp. Nếu có người vắng mặt, cần ghi chú rõ.
Nội dung của cuộc họp Hội đồng quản trị: Ghi lại toàn bộ các vấn đề được trình bày, thảo luận trong cuộc họp một cách trung thực, khách quan.
Diễn biến cuộc họp (I, II, III): Ghi chi tiết phần trình bày của Chủ tọa, các ý kiến thảo luận, tranh luận của các thành viên và kết quả biểu quyết (tán thành, không tán thành, ý kiến khác).
Biên bản này được đọc lại...: Mặc định ghi nhận biên bản đã được đọc và thông qua.
Cuộc họp kết thúc lúc: Ghi giờ kết thúc cuộc họp.
CHỦ TOẠ / THƯ KÝ: Dành chỗ cho Chủ tọa và Thư ký ký tên, ghi rõ họ tên bên dưới.

Lưu ý quan trọng

Biên bản phải được đánh máy hoặc viết tay rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải sửa bằng cách gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
Mọi trang của biên bản nên được đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai (nếu có) để tránh việc thay thế trang.
Nội dung biên bản phải phản ánh trung thực diễn biến cuộc họp, không được thêm bớt hoặc chỉnh sửa sau khi đã ký.
Kết quả biểu quyết phải được ghi rõ số phiếu tán thành, không tán thành và ý kiến khác (nếu có).
Biên bản phải được lưu trữ tại công ty ít nhất là 10 năm kể từ ngày kết thúc cuộc họp theo quy định của pháp luật.

Lỗi thường gặp

Quên ghi ngày tháng năm hoặc ghi không thống nhất giữa các phần trong biên bản.
Không liệt kê đầy đủ thành phần tham dự, dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý về tính hợp lệ của cuộc họp.
Ghi nội dung thảo luận quá sơ sài, không phản ánh được các ý kiến trái chiều hoặc quá trình tranh luận.
Nhầm lẫn giữa mục "Thảo luận" và "Biểu quyết", hoặc ghi kết quả biểu quyết không rõ ràng.
Bỏ sót chữ ký của Chủ tọa hoặc Thư ký, làm cho biên bản không có giá trị pháp lý.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY ……

-----------------

Số: 1000 - BB/CP…

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------o0o--------

Địa danh, ngày ....tháng ... năm ....

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY CỔ PHẦN ........

( Về việc: ……………….................................................)

Tại trụ sở: CÔNG TY CỔ PHẦN ...................................................................................................

Địa chỉ trụ sở công ty: .......................................................................................................................

Điện thoại: ....................................... Fax: .........................................................................................

Hội đồng quản trị Công ty cổ phần ................tổ chức họp theo sự triệu tập của Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông:...................................................................................................................................

Chủ toạ cuộc họp: Ông ....................................................................................................................

Thư ký cuộc họp: Bà ........................................................................................................................

Thành phần tham dự cuộc họp cụ thể:

1. Ông Nguyễn Văn A - Cổ đông công ty, thành viên hội đồng quản trị

2. Ông Nguyễn Văn B - Cổ đông công ty, thành viên hội đồng quản trị

3. Bà Nguyễn Thị C - Cổ đông công ty, thành viên hội đồng quản trị

4. Ông Nguyễn Văn D - Cổ đông công ty, thành viên hội đồng quản trị

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2005, Hội đồng quản trị có đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật.

Nội dung của cuộc họp Hội đồng quản trị:

DIỄN BIẾN CUỘC HỌP

I. Chủ toạ cuộc họp, Ông Nguyễn Văn A đọc dự thảo Quyết định …………………… với nội dung cụ thể như sau:

...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

II Thảo luận.

III. Biểu quyết

Các thành viên Hội đồng quản trị biểu quyết nhất trí về nội dung cụ thể của dự thảo Quyết định...................................................................................................................................................

Tán thành: .......................................................................................................................................

Không tán thành: ...........................................................................................................................

Ý kiến khác: ...................................................................................................................................

Biên bản này được đọc lại tại Đại hội và được toàn thể Hội đồng nhất trí thông qua.

Cuộc họp kết thúc lúc .....................................................................................................................

CHỦ TOẠ

THƯ KÝ