Hướng dẫn xây dựng mục tiêu SMART cho doanh nghiệp

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Tài liệu "Cách xây dựng Mục tiêu" này được thiết kế để hướng dẫn toàn bộ nhân viên và quản lý trong công ty cách thiết lập các mục tiêu công việc một cách bài bản và khoa học. Mục đích chính là giúp mỗi cá nhân hiểu rõ quy trình 3 bước để tạo ra những mục tiêu vừa có ý nghĩa, vừa mang tính thách thức nhưng vẫn khả thi. Tài liệu này đặc biệt hữu ích trong các buổi đánh giá hiệu suất, lập kế hoạch năm, hoặc khi triển khai các dự án mới. Bằng cách áp dụng nguyên tắc SMART, nhân viên sẽ biết cách biến những ý tưởng chung chung thành các cam kết cụ thể, đo lường được và có thời hạn rõ ràng.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này dành cho tất cả các cấp trong tổ chức, từ nhân viên mới vào cho đến trưởng bộ phận và ban giám đốc. Bất kỳ ai cần đặt mục tiêu công việc cho bản thân hoặc cho nhóm đều có thể sử dụng hướng dẫn này. Thời điểm lý tưởng để áp dụng là vào đầu mỗi quý, đầu năm tài chính, hoặc khi bắt đầu một dự án trọng điểm. Ngoài ra, tài liệu cũng nên được sử dụng trong các buổi họp định hướng, khi nhân viên cần điều chỉnh mục tiêu giữa kỳ, hoặc khi cần thống nhất mục tiêu giữa các phòng ban với nhau.

Hướng dẫn điền từng mục

Bước 1 - Xây dựng mục tiêu ý nghĩa và thách thức: Trước tiên, hãy tự hỏi mục tiêu này có thực sự quan trọng với công việc của bạn không? Nó có giúp bạn phát triển kỹ năng mới hay giải quyết một vấn đề cấp bách? Một mục tiêu ý nghĩa là mục tiêu khiến bạn có động lực hành động, không phải chỉ làm cho xong.
Bước 2 - Xác định tính SMART: Đây là phần cốt lõi. Bạn cần kiểm tra mục tiêu của mình qua 5 tiêu chí: Cụ thể (S), Đo lường được (M), Khả thi (A), Thực tế (R) và Có thời hạn (T). Hãy viết ra giấy từng tiêu chí và đánh giá mục tiêu của bạn có đáp ứng được không.
Tiêu chí Cụ thể (S): Trả lời 3 câu hỏi: Làm cái gì (What)? Tại sao phải làm (Why)? Làm như thế nào (How)? Ví dụ: "Tuyển 1 Trợ lý Giám đốc" là What, "để đáp ứng yêu cầu công việc" là Why, "theo quy trình tuyển dụng" là How.
Tiêu chí Đo lường được (M): Xác định chỉ số đo lường cụ thể bằng con số, tỷ lệ phần trăm hoặc ngày tháng. Ví dụ: "01 nhân sự" là chỉ số đo lường cho mục tiêu tuyển dụng. Không có con số thì bạn không biết khi nào hoàn thành.
Tiêu chí Khả thi (A) và Thực tế (R): Đánh giá xem bạn có đủ năng lực, nguồn lực và thời gian để đạt được mục tiêu không. Mục tiêu phải đủ thách thức nhưng không viển vông. Đồng thời, mục tiêu đó phải phù hợp với định hướng chung của công ty và vị trí của bạn.
Tiêu chí Thời hạn (T): Ấn định deadline rõ ràng cho mục tiêu. Ví dụ: "Hoàn thành tuyển dụng trước ngày 30/06/2024". Thời hạn giúp bạn lên kế hoạch hành động và tạo áp lực tích cực để hoàn thành công việc đúng hạn.

Lưu ý quan trọng

Luôn bắt đầu bằng việc xác định "Why" (Tại sao) trước khi viết mục tiêu, vì điều này quyết định động lực thực hiện của bạn.
Khi kiểm tra tính Khả thi (A), hãy thành thật với bản thân: nếu mục tiêu quá dễ, bạn sẽ không phát triển; nếu quá khó, bạn dễ bỏ cuộc. Hãy chọn mức "thách thức vừa phải".
Mục tiêu cần được thống nhất với cấp trên trước khi chính thức đưa vào kế hoạch. Đừng tự ý đặt mục tiêu mà không có sự đồng thuận từ quản lý trực tiếp.
Định kỳ hàng tháng, hãy xem lại mục tiêu để đánh giá tiến độ. Nếu có thay đổi về nguồn lực hoặc ưu tiên, bạn có thể điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp.
Ghi chép lại tất cả các mục tiêu vào hệ thống quản lý công việc chung của công ty để dễ dàng theo dõi và báo cáo.

Lỗi thường gặp

Viết mục tiêu quá chung chung, thiếu tính cụ thể. Ví dụ: "Tăng doanh số" thay vì "Tăng doanh số thêm 15% trong quý 2". Lỗi này khiến bạn không biết bắt đầu từ đâu và không có cách đo lường kết quả.
Bỏ qua bước xác định "Why" (Tại sao). Nhiều nhân viên chỉ viết mục tiêu vì sếp yêu cầu, dẫn đến thiếu động lực và dễ bỏ cuộc giữa chừng.
Đặt mục tiêu không có thời hạn hoặc thời hạn quá xa. Nếu không có deadline, bạn sẽ trì hoãn và công việc không bao giờ hoàn thành đúng lúc.
Nhầm lẫn giữa "Khả thi" và "Dễ dàng". Một mục tiêu khả thi vẫn đòi hỏi nỗ lực, trong khi mục tiêu dễ dàng không mang lại giá trị phát triển nào cho bản thân và tổ chức.
Không tham khảo ý kiến của đồng nghiệp hoặc cấp trên khi xây dựng mục tiêu. Điều này dẫn đến mục tiêu không phù hợp với chiến lược chung hoặc thiếu nguồn lực để thực hiện.

Nội dung biểu mẫu

CÁCH XÂY DỰNG MỤC TIÊU

Đối với mỗi mục tiêu viết ra phải trải qua 3 bước chính:

Bước 1. Xây dựng những mục tiêu ý nghĩa và mang tính thách thức đối với người thực hiện.
Bước 2. Xác định tính SMART của Mục tiêu.
Bước 3. Thống nhất Mục tiêu trong công ty.

Tính SMART được xác định như sau:

1. Cụ thể (S-Specific):

Tính cụ thể của Mục tiêu thường được xác định bằng 3 câu hỏi What (Làm cái gì)?, Why (Tại sao phải làm)? và How (Làm như thế nào?). Khi trả lời được cả 3 câu hỏi, chúng ta có thể tạm yên tâm là Mục tiêu của mình đã mang tính “cụ thể” mặc dù trong tuyên bố mục tiêu có thể chỉ thể hiện bằng câu trả lời cho câu hỏi What.
– What (Làm cái gì)?: Tuyển dụng 01 nhân sự Trợ lý Giám đốc phát triển kinh doanh.
– Why (Tại sao phải làm)?: Để đáp ứng yêu cầu công việc của Giám đốc phát triển kinh doanh.
– How (Làm như thế nào)?: Làm theo Quy trình tuyển dụng hiện hành.

2. Đo lường được (M-Measurable):

Mục tiêu phải đo lường được để bạn có bằng chứng về việc hoàn thành mục tiêu đã đặt ra. Các chỉ số đo lường có thể là con số, ngày tháng….
– 01 nhân sự Trợ lý Giám đốc khối phát triển kinh doanh là chỉ số đo lường cho mục tiêu ví dụ.

3. Có khả năng thực hiện (A-Achievable):

Hãy đảm bảo chắc chắn rằng Mục tiêu bạn đặt ra là có thể thực hiện được. Nếu bạn xây dựng Mục tiêu mà hầu như không có hy vọng hoàn thành thì mục tiêu đó sẽ làm bạn thoái chí và mất tự tin. Và để đạt được mục tiêu đó, bạn cần “sở hữu” thái độ, kiến thức và kỹ năng cần thiết.
Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên xây dựng những mục tiêu quá dễ dàng đạt được, bạn sẽ tự tạo cho mình cảm giác sợ hãi nếu đặt những mục tiêu mới “quá cao” mà mình không thể thực hiện, trong khi với những người đã có kỹ năng xây dựng mục tiêu thì với một chút nỗ lực nữa, những mục tiêu “quá cao” đó hoàn toàn có thể đạt được.
Vậy nên, cân nhắc khả năng thực thi cho một mục tiêu thách thức là việc không thể bỏ qua trong quá trình xây dựng mục tiêu.
– Mục tiêu ví dụ: Để tuyển dụng được 1 nhân sự có chất lượng cho hệ thống, bạn cần nắm vững quy trình tuyển dụng và những kỹ năng nhất định để có được hồ sơ, chọn lọc hồ sơ, thực hiện các vòng tuyển dụng… Mục tiêu này đủ thách thức và ý nghĩa để tích lũy thêm kiến thức, kỹ năng cho bạn.

4. Có tính thực tế (R-Realistic)

Một mục tiêu mang tính thực tế là mục tiêu đó phải hướng tới kết quả cuối cùng của cá nhân hoặc tổ chức.
– Mục tiêu ví dụ: Công việc của vị trí Trợ lý Giám đốc phát triển kinh doanh yêu cầu tốt nghiệp Đại học với mức lương tương đương bậc B1 thì chúng ta cần xây dựng Tiêu chuẩn nhân sự phù hợp đối với vị trí này. Nếu đặt yêu cầu quá cao, có thể chúng ta tuyển được người nhưng sẽ không đáp ứng mục tiêu về tiến độ tuyển dụng và chi phí cho vị trí tuyển dụng.

5. Có giới hạn thời gian (T-Timetable)

Mục tiêu của bạn cần phải có giới hạn thời gian (deadline). Một lần nữa xin nhắc lại, nó cho phép bạn biết khi nào bạn cần hoàn thành mục tiêu. Và khi bạn làm việc với deadline, chắc chắn bạn sẽ rèn luyện được tinh thần khẩn trương và kỷ luật, giúp bạn dần dần có thể đặt những mục tiêu cao hơn nữa.