BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I. THÔNG TIN CHUNG:
1. Tên chức danh: Trưởng Phòng PTNL
2. Mã chức danh: PPTNL-TP
3. Đơn vị công tác: Phòng PTNL
4. Cấp trên trực tiếp:Tổng Giám Đốc
5. Địa chỉ nơi làm việc: TP.HCM
II. QUYỀN HẠN:
- Quyền hạn trực tiếp:
-Từ chối tuyển các ứng viên do đơn vị đề xuất nếu đánh giá là không phù hợp.
-Duyệt chi tối đa 1.000.000 đồng để mua sắm, sửa chữa trang bị phương tiện làm việc cho CBQL mới thuộc đối tượng công ty quản lý.
-Huy động các CBNV các đơn vị để thực hiện công tác chuẩn bị điều kiện làm việc cho CB mới thuộc đối tượng công ty quản lý.
-Dời ngày mời CBNV mới nhận việc đến 7 ngày nếu công tác chuẩn bị điều kiện làm việc của các đơn vị chưa đầy đủ.
-Ra thông báo yêu cầu giữ các khoản trợ cấp, tiền lương, tiền thưởng của CBCNV vi phạm quy chế đào tạo để khấu trừ chi phí đào tạo phải bồi thường.
-Quyết định hạng thành tích, năng lực của CBNV Phòng theo quy định đánh giá của công ty.
-Cử CBNV Phòng tham dự các khóa đào tạo do công ty tổ chức (tại Công ty)
-Quyết định khen thưởng CBNV trong Phòng mức tối đa 300.000 đ/trường hợp nhưng không quá 2.000.000 đồng/ tháng.
-Quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong Phòng mức tối đa khiển trách.
- Quyền hạn gián tiếp
-Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty khi phát hiện không phù hợp với yêu cầu hoạt động và phát triển của công ty.
-Đề xuất hủy bỏ các mô tả trách nhiệm – quyền hạn, bảng MTCV do các đơn vị ban hành nếu phát hiện các điểm không phù hợp.
-Đề xuất xử lý kỷ luật các cá nhân không thực hiện đúng trách nhiệm xây dựng bảng mô tả trách nhiệm – quyền hạn, bảng MTCV theo quy định xử lý kỷ luật liên quan đến trách nhiệm của Phòng.
-Đề xuất loại bỏ những cán bộ dự bị trong danh sách quy hoạch của các đơn vị nếu thấy không đủ tiêu chuẩn theo quy định của công ty.
-Đề xuất xử lý kỷ luật các cá nhân không thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định đánh giá thành tích, đánh giá năng lực cán bộ.
-Đề xuất phương án giải quyết CB đại học dư thừa , bố trí không hợp lý ở các đơn vị.
-Đề xuất xử lý kỷ luật các trưởng đơn vị không chuẩn bị bảng MTCV, chương trình thử việc, phương tiện làm việc cho nhân viên mới theo quy định công ty.
-Đề xuất xử lý kỷ luật cá nhân vi phạm quy chế đào tạo.
-Đề xuất trang bị phương tiện làm việc cho nhân viên mới của PPTNL theo yêu cầu công tác trong bảng MTCV đã được duyệt.
-Đề xuất xử lý kỷ luật các cá nhân vi phạm quy định giải quyết chế độ chính sách cho CBCNV.
IV. NHIỆM VỤ:
- Nhiệm vụ hàng ngày:
-Tiếp nhận mail chỉ đạo của CQTGĐ, mail thông tin của các đơn vị trong công ty, mail báo cáo của CBNV trong Phòng.
-Kiểm tra, hiệu chỉnh các văn bản, báo cáo, kế hoạch, phương án, v.v.. của CBNV trong Phòng trước khi trình duyệt hoặc phát hành.
-Phân công, giao việc, hướng dẫn cho CBNV trong Phòng thực hiện những công việc mới phát sinh.
- Nhiệm vụ hàng tuần:
-Xây dựng kế hoạch công tác tuần của Phòng.
-Kiểm duyệt kế hoạch công tác tuần của CBNV trong Phòng.
-Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch công tác của CBNV trong Phòng.
-Thu thập các thông tin số chỉ báo liên quan đến lĩnh vực quản trị nhân sự trong toàn công ty như hiệu quả hoạt động của các đơn vị, kết quả thực hiện chương trình chuẩn bị đội ngũ NV dự bị, tình hình thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, xây dựng chính sách, thực hiện các đề tài nghiên cứu trong tuần.
- Nhiệm vụ hàng tháng:
-Kiểm tra tình hình thực tế công tác quản trị nhân sự, quản lý cán bộ của các đơn vị trong công ty.
-Tổ chức xây dựng, cải tiến các chính sách, quy định công ty liên quan đến lĩnh vực nhân sự.
-Lập báo cáo tổng kết hoạt động của Phòng PTNL và tổ chức tổng hợp các thông tin về tình hình hoạt động, thông số chỉ báo liên quan đến việc thực hiện các chương trình quản trị nhân sự trong toàn công ty trong tháng.
-Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của Phòng PTNL và các chương trình hoạt động quản trị nhân sự của toàn công ty.
-Tính toán tiền lương, tiền thưởng cho CBQL thuộc công ty quản lý.
- Nhiệm vụ hàng quý:
-Tổ chức tổng kết đánh giá kết quả thực hiện các chương trình hoạt động quản trị nhân sự của toàn công ty trong quý.
-Tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo của các đơn vị sản xuất được phân cấp và các đơn vị tham mưu, phục vụ.
-Tổ chức đánh giá hiệu quả, tác dụng, ảnh hưởng của các quy định, chính sách nhân sự đang áp dụng tại công ty.
-Báo cáo tổng hợp tình hình khen thưởng, xử lý trách nhiệm các đơn vị, cá nhân hàng quý.
- Nhiệm vụ hàng 6 tháng:
-Đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị, tác dụng của mô hình quản lý đang áp dụng đối với kết quả SXKD của công ty.
-Nghiên cứu các phương án, mô hình tổ chức quản lý mới thích hợp với tình hình hoạt động SXKD của công ty trong giai đoạn sắp tới.
-Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực quản lý của CBQL cấp cơ sở và hiệu lực hoạt động của bộ máy các đơn vị cơ sở.
-Đánh giá thành tích và năng lực cán bộ do công ty quản lý để có phương án cán bộ thích hợp.
-Tổ chức thu thập thông tin và đánh giá chính sách, hệ thống thang bảng lương đang áp dụng tại công ty để có phương án đề xuất điều chỉnh phù hợp.
- Nhiệm vụ hàng năm:
-Tổ chức hướng dẫn các đơn vị tổng kết các hoạt động liên quan đến lĩnh vực quản trị PTNL.
-Tổ chức hướng dẫn các đơn vị xây dựng các mục tiêu, chỉ tiêu quản trị nhân sự và kế hoạch thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu đó.
-Tổ chức kiểm tra toàn diện các kết quả hoạt động, thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu liên quan đến quản trị nhân sự của các đơn vị.
-Lập báo cáo tổng kết hoạt động quản trị nhân sự toàn công ty và kế hoạch mục tiêu, chương trình hoạt động của năm tới.
-Nghiên cứu phương án khen thưởng cuối năm của công ty.
-Nghiên cứu đề xuất các kế hoạch, phương án, mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo từng giai đoạn phát triển nhằm phù hợp với cơ chế quản lý và hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược SXKD của công ty.
-Lập quy hoạch cán bộ do công ty quản lý và hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch nhân sự kế thừa để chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng nhu cầu phát triển.
-Nghiên cứu, đề xuất các chiến lược phát triển nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển chung của công ty.
-Xây dựng chính sách, thủ tục tuyển dụng phù hợp với chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty.
-Nghiên cứu cải tiến phương pháp, quy trình tuyển dụng và áp dụng các công cụ hỗ trợ để đánh giá chính xác ứng viên.
-Nghiên cứu đề xuất chính sách thủ tục và phương pháp, hình thức đào tạo thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng của đào tạo và phù hợp chiến lược phát triển nguồn nhân lực.
-Hướng dẫn các đơn vị SX xây dựng hệ thống đánh giá kết quả công tác, đánh giá năng lực CBCNV.
-Tổ chức đánh giá kết quả công việc, đánh giá năng lực CB do công ty quản lý và CBCNV khối kinh doanh, tham mưu, phục vụ.
-Báo cáo TGĐ tình hình xếp hạng kết quả công việc, năng lực của toàn công ty mỗi 6 tháng.
-Nghiên cứu đề xuất chính sách tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp,… cho CBCNV.
-Xây dựng quy chế phân phối thu nhập của CB do công ty quản lý (trừ CB trực thuộc đơn vị SX) và CBNV thuộc khối tham mưu, phục vụ.
- Các nhiệm vụ không có tính định kỳ:
-Thẩm định trước khi trình TGĐ phê duyệt các dự thảo quy định chức năng– nhiệm vụ, trách nhiệm – quyền hạn, quan hệ phối hợp và chế độ thông tin của các đơn vị.
-Kiểm tra và có ý kiến trước khi trình TGĐ phê duyệt các bảng mô tả công việc (MTCV) của trưởng đơn vị.
-Tham mưu cho TGĐ trong công tác đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, phân công cán bộ do công ty quản lý.
-Kiểm tra, đánh giá các nhu cầu tuyển dụng đột xuất của các đơn vị.
-Phỏng vấn các ứng viên vào các vị trí CBQL thuộc công ty quản lý.
-Đề xuất xếp lương, điều chỉnh mức lương chức danh đối với CBCNV đơn vị kinh doanh, tham mưu, phục vụ.
-Đề xuất xếp lương, điều chỉnh mức lương, phụ cấp thâm niên cho CB do công ty quản lý (trừ các CB trực thuộc đơn vị SX).
-Giải đáp các thắc mắc, khiếu nại về tiền lương, tiền thưởng, thu nhập CB do công ty quản lý.
V. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC:
1.Làm việc tại văn phòng: 70%
- Tiếp nhận , xử lý thông tin: 10%
-Giao việc, hướng dẫn công việc cho CBNV cấp dưới: 10%
-Kiểm tra hoàn chỉnh kết quả công việc của CBNV: 15%
-Nghiên cứu cải tiến , soạn thảo văn bản , báo cáo 30%
-Ký duyệt các văn bản, quyết định: 5%
2.Làm việc tại nơi khác: 30%
- Kiểm tra thực tế tại các đơn vị: 10%
- Làm việc với các đơn vị: 5%
-Hội họp: 10%
- Đi công tác bên ngoài: 5%
VI. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC
(không bao gồm quan hệ với nhân viên cấp dưới)
Phạm vi | Cá nhân, đơn vị có quan hệ | Mục đích quan hệ | Thời điểm quan hệ | |
Nội bộ | Bên ngoài | |||
X | TGĐ | Tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của TGĐ | Hàng ngày | |
Báo cáo theo yêu cầu của TGĐ hoặc theo quy định | ||||
Đề xuất, kiến nghị các ý kiến tham mưu | ||||
X | Các PTGĐ | Báo cáo tham mưu theo yêu cầu của PTGĐ. | Theo thời hạn yêu cầu | |
X | TP.LĐTL | Yêu cầu cung cấp thông tin, báo cáo về các tình hình thực hiện quỹ tiền lương, lao động, nội quy kỷ luật. | Định kỳ vào cuối mỗi tháng và đột xuất khi có yêu cầu nghiên cứu. | |
Thảo luận các phương án phối hợp trong công tác quản lý lao động | Khi phát sinh nhu cầu phối hợp công tác | |||
Cung cấp các thông tin, hướng dẫn về các thay đổi liên quan đến chế độ, chính sách đãi ngộ, quan hệ lao động. | Khi công ty ban hành các chế độ, chính sách mới. | |||
X | Các trưởng đơn vị trực thuộc công ty | Triển khai các chính sách, quy định của công ty liên quan đến lĩnh vực PTNL. | Khi phát sinh sự kiện | |
Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các đơn vị liên quan đến lĩnh vực nhân sự. | Định kỳ theo quy định và đột xuất khi có vấn đề | |||
Phối hợp thực hiện các chương trình, hoạt động về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, giải quyết chính sách đãi ngộ, quan hệ lao động, nghiên cứu cải tiến cơ chế quản lý điều hành liên quan đến đơn vị. | Theo đề nghị, thỏa thuận của Phòng và đơn vị | |||
VII. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC:
-Bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ.
-Máy vi tính
-Các phần mềm tin học: Word, Excel, Access, Powerpoint, Acrobat, quản lý nhân sự.
-Các văn bản, tài liệu, sách tham khảo liên quan đến quản trị nhân sự, quản lý doanh nghiệp, văn bản pháp luật lao động .
IX. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
- Trình độ chuyên môn: Đại học Kinh tế Lao động hoặc Quản trị Nguồn nhân lực.
- Kiến thức: Quản lý doanh nghiệp (cơ bản)
- Kỹ năng: Hoạch định, Tổ chức, Phân công – ủy quyền, Kiểm tra – Giám sát, Đánh giá, Phỏng vấn, Giao tiếp nhân sự, Thuyết trình, Soạn thảo văn bản.
- Tố chất: Công bằng , cương trực, tiếp thu nhanh.
