Hướng dẫn điền biểu mẫu thông báo họp xem xét lãnh đạo

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Thông báo họp xem xét của lãnh đạo được thiết kế để chính thức hóa việc triệu tập cuộc họp định kỳ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Mục đích chính là thông báo đến các bộ phận liên quan về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và các công việc cần chuẩn bị trước cuộc họp. Cuộc họp này nhằm đánh giá việc thực hiện, áp dụng và duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng tại công ty. Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT xem xet lanh dao" và được sử dụng bởi Công ty Cổ phần ABC.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do thư ký, trợ lý hoặc cán bộ phụ trách hệ thống chất lượng soạn thảo dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty. Người điền cần nắm rõ lịch trình và yêu cầu của ban lãnh đạo. Biểu mẫu được sử dụng trước mỗi kỳ họp xem xét định kỳ của lãnh đạo, thường là hàng quý hoặc hàng năm, tùy theo quy định của công ty. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu sẽ được trình lãnh đạo ký duyệt và gửi đến các đơn vị liên quan ít nhất 3-5 ngày làm việc trước ngày họp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ghi rõ tên các phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân cần nhận thông báo. Ví dụ: "Kính gửi: Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh".
2. Thời gian: Ghi chính xác ngày, giờ tổ chức cuộc họp. Ví dụ: "08h30 ngày 15 tháng 12 năm 2024". Cần thống nhất với lịch của lãnh đạo trước khi điền.
3. Địa điểm: Ghi rõ phòng họp hoặc địa điểm cụ thể. Ví dụ: "Phòng họp tầng 3, trụ sở chính Công ty ABC". Nếu họp trực tuyến, ghi thêm link Zoom hoặc Google Meet.
4. Thành phần tham dự: Liệt kê các chức danh hoặc bộ phận bắt buộc tham dự. Ví dụ: "Giám đốc, Trưởng các phòng ban, Đại diện lãnh đạo về chất lượng". Có thể ghi thêm số lượng người dự kiến.
5. Các công việc cần chuẩn bị: Đây là phần quan trọng nhất. Liệt kê cụ thể từng đầu việc mà các bộ phận phải hoàn thành trước cuộc họp. Ví dụ: "Báo cáo kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng quý IV", "Tổng hợp các khiếu nại khách hàng trong tháng", "Đề xuất cải tiến quy trình sản xuất". Nên đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi.
6. Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ...: Ghi ngày tháng năm ban hành thông báo, thường là ngày ký văn bản. Phần này do lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền ký duyệt.
7. LÃNH ĐẠO CÔNG TY: Đây là vị trí ký tên, đóng dấu (nếu cần). Người soạn thảo chỉ để trống dòng này, không tự ý ký thay.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra lại căn cứ pháp lý ở đầu biểu mẫu: đảm bảo trích dẫn đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và yêu cầu của Giám đốc công ty.
• Thời gian và địa điểm phải được xác nhận trước với lãnh đạo để tránh sai sót, thay đổi vào phút chót.
• Phần "Các công việc cần chuẩn bị" phải rõ ràng, có thể đo lường được và giao đúng đầu mối chịu trách nhiệm.
• Thông báo phải được gửi đến tất cả các thành phần tham dự ít nhất 3 ngày làm việc trước cuộc họp để họ có thời gian chuẩn bị tài liệu.
• Lưu bản gốc có chữ ký của lãnh đạo vào hồ sơ quản lý chất lượng theo quy định của ISO.

Lỗi thường gặp

• Quên cập nhật ngày tháng năm hoặc để trống phần "Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ...", dẫn đến thông báo thiếu tính pháp lý.
• Ghi thiếu thành phần tham dự, đặc biệt là các bộ phận liên quan trực tiếp đến hệ thống chất lượng như phòng QC, phòng Sản xuất.
• Phần "Các công việc cần chuẩn bị" viết chung chung, không cụ thể, khiến người nhận không biết phải làm gì. Ví dụ: "Chuẩn bị báo cáo" là chưa đủ, cần ghi rõ "Báo cáo số liệu sản xuất tháng 11".
• Nhầm lẫn giữa "thời gian họp" và "thời gian ban hành thông báo", dẫn đến việc gửi thông báo sau khi cuộc họp đã diễn ra.
• Không kiểm tra lại danh sách "Kính gửi", dễ bỏ sót phòng ban mới thành lập hoặc cá nhân mới được bổ nhiệm.