Sổ giao nhận hồ sơ chất lượng là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống kiểm soát hồ sơ của doanh nghiệp. Biểu mẫu này được thiết kế để ghi nhận chi tiết quá trình bàn giao hồ sơ giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong công ty. Mục đích chính của sổ là đảm bảo tính minh bạch, truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm của từng bên liên quan khi hồ sơ được chuyển giao. Nhờ có sổ này, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ dòng luân chuyển tài liệu, tránh thất lạc, mất mát và nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng.
Sổ giao nhận hồ sơ được điền bởi hai đối tượng chính: người giao hồ sơ và người nhận hồ sơ. Người giao có trách nhiệm ghi thông tin về hồ sơ trước khi bàn giao, trong khi người nhận xác nhận việc đã tiếp nhận đầy đủ và đúng chủng loại. Biểu mẫu này được sử dụng mỗi khi có sự chuyển giao hồ sơ giữa các bộ phận, giữa nhân viên với quản lý, hoặc giữa các phòng ban với nhau. Thời điểm điền lý tưởng là ngay tại thời điểm bàn giao, để đảm bảo thông tin được ghi nhận chính xác và kịp thời.