Mục đích sử dụng

Biên bản giao nhận vật tư thiết bị sửa chữa là tài liệu chính thức ghi nhận việc bàn giao vật tư, thiết bị giữa bên giao (Thống kê Trung tâm) và bên nhận (kỹ thuật viên hoặc đơn vị sửa chữa). Mục đích chính của biểu mẫu này là xác nhận số lượng, chủng loại, tình trạng của từng vật tư thiết bị khi bàn giao, làm căn cứ để theo dõi quá trình sửa chữa và quyết toán sau này. Đồng thời, biên bản giúp phân định trách nhiệm giữa các bên nếu xảy ra thất thoát, hư hỏng hoặc sai lệch về số lượng thiết bị.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên Thống kê Trung tâm (bên giao) chịu trách nhiệm soạn thảo và điền các thông tin chính. Bên nhận là kỹ thuật viên hoặc đại diện đơn vị sửa chữa sẽ kiểm tra và ký xác nhận. Biểu mẫu được lập ngay tại thời điểm giao nhận vật tư thiết bị, thường là khi bắt đầu một lệnh sửa chữa mới hoặc khi cấp phát vật tư thay thế cho khách hàng. Cả hai bên cần có mặt đầy đủ để đối chiếu thực tế trước khi ký, tránh trường hợp ký sau khi đã mang thiết bị đi nơi khác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản (Số: ..../năm/BBBG/Ctelecom/SC): Điền mã số theo quy tắc: số thứ tự/năm hiện tại/BBBG/Ctelecom/SC. Ví dụ: 001/2025/BBBG/Ctelecom/SC. Số thứ tự đánh liên tục theo năm để dễ tra cứu.
2. Ngày tháng năm (Hà nội, Ngày tháng năm): Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản. Lưu ý viết đủ 2 chữ số cho ngày và tháng, 4 chữ số cho năm.
3. Địa điểm giao nhận: Mặc định là "Công ty CT-IN", nếu giao nhận tại địa điểm khác thì ghi rõ tên địa điểm cụ thể.
4. Thông tin lệnh sửa chữa: Điền tên công trình/dự án sửa chữa vào dòng "của ..........................................." và ghi số lệnh sửa chữa vào dòng "theo lệnh sửa chữa số: ........................". Ngày nhận ghi theo thực tế.
5. Đại diện bên giao và bên nhận: Bên giao mặc định chức vụ "Thống kê Trung tâm", cần ghi rõ họ tên. Bên nhận ghi họ tên và chức vụ của người nhận vật tư (ví dụ: Kỹ thuật viên, Trưởng nhóm sửa chữa).
6. Bảng kê vật tư thiết bị (các cột TT, TÊN VẬT TƯ THIẾT BỊ, SỐ LƯỢNG, S/N, QUY CÁCH PHẨM CHẤT, GHI CHÚ): Ghi lần lượt từng vật tư theo số thứ tự. Cột S/N là số seri của thiết bị (nếu có). Cột Quy cách phẩm chất mô tả tình trạng: mới 100%, đã qua sử dụng còn tốt, hoặc có dấu hiệu hư hỏng. Cột Ghi chú dùng để ghi thông tin đặc biệt như "Card CT-IN thay thế cho khách hàng" kèm số lượng cụ thể.
7. Mục lưu ý Card CT-IN: Đây là mục đặc thù, cần đánh dấu "Có" hoặc "Không" và ghi số lượng card thay thế tương ứng. Nếu không có card thay thế thì gạch bỏ hoặc để trống.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản gốc. Không sử dụng bản photocopy để ký.
• Tất cả các thông tin trong bảng kê phải được kiểm tra thực tế trước khi ký. Nếu phát hiện sai lệch, phải ghi chú ngay vào cột Ghi chú và báo cáo cấp trên.
• Chữ ký của đại diện hai bên phải là chữ ký tươi, có ghi rõ họ tên và ngày ký. Không ký thay hoặc ký trước khi kiểm tra hàng.
• Đối với thiết bị có số seri (S/N), bắt buộc phải ghi đầy đủ, không viết tắt. Nếu thiết bị không có S/N thì ghi "Không có" hoặc để trống có gạch chéo.
• Khi giao nhận card CT-IN thay thế cho khách hàng, cần ghi rõ tên khách hàng và mã phiếu bảo hành (nếu có) vào cột Ghi chú để tiện theo dõi.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc điền sai định dạng (ví dụ: thiếu năm, thiếu ký hiệu BBBG). Lỗi này khiến biên bản khó tra cứu và dễ bị thất lạc trong hệ thống.
• Ghi thiếu hoặc sai số seri (S/N) của thiết bị. Khi kiểm kê sau này sẽ không xác định được đúng thiết bị đã giao, dẫn đến nhầm lẫn hoặc mất mát.
• Không ghi rõ tình trạng phẩm chất ở cột Quy cách phẩm chất. Nếu chỉ ghi "tốt" chung chung, sau này khi thiết bị hỏng sẽ không có căn cứ xác định trách nhiệm.
• Ký biên bản trước khi kiểm tra thực tế. Đây là lỗi nghiêm trọng vì khi phát hiện thiếu hoặc hỏng, bên nhận sẽ không thể khiếu nại được.
• Bỏ sót mục lưu ý Card CT-IN. Nếu có card thay thế mà không ghi chú, kế toán sẽ không có cơ sở để xuất kho và quyết toán chi phí sửa chữa.
• Viết tắt tên vật tư thiết bị không theo quy định. Ví dụ viết "Card CT" thay vì "Card CT-IN" đầy đủ, gây khó khăn cho việc đối chiếu sau này.