Hướng dẫn điền kế hoạch làm việc hàng ngày cho nhân viên bán hàng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Kế hoạch làm việc hàng ngày của nhân viên bán hàng" được thiết kế nhằm giúp nhân viên kinh doanh tổ chức và quản lý công việc một cách khoa học, hiệu quả. Mục đích chính của biểu mẫu là tạo ra một khung làm việc chuẩn hóa, giúp nhân viên không bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng trong ngày, từ khâu chuẩn bị đầu ngày, thăm viếng cửa hàng cho đến kết thúc cuối ngày. Biểu mẫu này cũng là công cụ để giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc một cách liên tục.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này dành cho tất cả nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên thị trường đang làm việc trực tiếp tại các cửa hàng, đại lý hoặc khu vực được phân công. Nhân viên cần điền biểu mẫu này hàng ngày, vào đầu giờ làm việc để lên kế hoạch cho ngày mới, và hoàn thiện vào cuối ngày để tổng kết, đánh giá kết quả đạt được. Đối với các nhân viên mới, việc sử dụng biểu mẫu này thường xuyên sẽ giúp họ nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc chuẩn của công ty và nâng cao hiệu suất bán hàng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Chuẩn bị đầu ngày: Kiểm tra 06 công cụ cần thiết cho công việc (danh sách cụ thể do công ty quy định, thường gồm: sổ tay, bút, điện thoại, tài liệu sản phẩm, hóa đơn, máy tính bảng). Xem xét lại kế hoạch và mục tiêu đã định từ ngày hôm trước, bao gồm: chỉ tiêu sản lượng bán hàng (theo tháng, tuần, ngày), chỉ tiêu trưng bày (số mặt sản phẩm trên quầy), chỉ tiêu thu nợ, các chương trình khuyến mại đang triển khai, và kế hoạch vào hàng cho các cửa hàng mới. Chuẩn bị ra thị trường bằng cách kiểm tra an toàn phương tiện (phanh, kèn, đèn, ắc-quy), giấy tờ xe hợp lệ, và trang phục/đồng phục sạch sẽ, phù hợp.
2. Thăm viếng các cửa hàng: Thực hiện các hoạt động xây dựng thị trường như triển khai chương trình khuyến mại, chương trình dành cho khách hàng đặc biệt, theo dõi hoạt động của đối thủ cạnh tranh, và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Ghi nhận thông tin về đối thủ cạnh tranh và thị trường vào sổ hoặc ứng dụng ghi chú. Ghi nhận cơ hội bán hàng trong khu vực phụ trách và thảo luận với Giám sát mại vụ. Xây dựng thiện chí ngoài thị trường bằng cách thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với cửa hàng, thể hiện sự quan tâm thực sự đến kinh doanh của khách hàng, luôn lịch sự, nhã nhặn, có tinh thần trách nhiệm và ủng hộ chính sách công ty. Sử dụng quy trình bán hàng 6×9 (quy trình bán hàng chuẩn gồm 6 bước và 9 kỹ năng) trong mỗi lần giao dịch.
3. Kết thúc cuối ngày: Chuyển giao giấy tờ, tài liệu cho người có liên quan (kế toán, kho, giám sát), hoàn tất số liệu và báo cáo (hóa đơn bán hàng, phiếu thu công nợ). Lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đánh giá lại những điều đạt được so với chỉ tiêu và mục tiêu đã đặt ra trong ngày. Lên kế hoạch cho ngày kế tiếp dựa trên kết quả hôm nay. Chuẩn bị 06 công cụ cần thiết cho việc bán hàng vào ngày hôm sau. Cuối cùng, cân đối hàng và tiền thu được để đảm bảo không có sai sót.

Lưu ý quan trọng

• Luôn cập nhật biểu mẫu ngay trong ngày, không để đến cuối tuần mới ghi chép vì dễ quên chi tiết quan trọng.
• Khi ghi nhận thông tin đối thủ cạnh tranh, cần ghi cụ thể tên sản phẩm, giá bán, chương trình khuyến mại và thời gian quan sát được.
• Đối với chỉ tiêu trưng bày, cần chụp ảnh kệ hàng trước và sau khi sắp xếp để làm bằng chứng báo cáo.
• Khi thảo luận với Giám sát mại vụ về cơ hội bán hàng, cần chuẩn bị sẵn số liệu và đề xuất cụ thể để cuộc trao đổi hiệu quả.
• Việc cân đối hàng và tiền cuối ngày phải được thực hiện cẩn thận, nếu phát hiện chênh lệch cần báo ngay cho quản lý để xử lý kịp thời.

Lỗi thường gặp

• Bỏ qua bước kiểm tra 06 công cụ đầu ngày, dẫn đến thiếu tài liệu hoặc vật dụng khi gặp khách hàng, làm giảm uy tín chuyên nghiệp.
• Không ghi nhận thông tin đối thủ cạnh tranh một cách chi tiết, chỉ ghi chung chung như "đối thủ có khuyến mại" mà không nêu rõ nội dung cụ thể.
• Không thực hiện đánh giá cuối ngày, dẫn đến không biết được mức độ hoàn thành chỉ tiêu và không có cơ sở để điều chỉnh kế hoạch ngày hôm sau.
• Bỏ qua việc lên kế hoạch cho ngày kế tiếp, khiến sáng hôm sau mất thời gian suy nghĩ và chuẩn bị, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
• Không cân đối hàng và tiền cuối ngày, dễ dẫn đến thất thoát hoặc sai sót về số liệu, gây khó khăn cho công tác kế toán và báo cáo.