Mục đích sử dụng

Biểu mẫu biên bản kiểm tra sản phẩm được Công ty Cổ phần ABC sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi sản xuất hoặc nhập về. Biên bản này là căn cứ pháp lý để xác nhận sản phẩm có đạt tiêu chuẩn kỹ thuật hay không, từ đó quyết định việc xuất kho, giao hàng hoặc yêu cầu sửa chữa, tái chế. Đây là tài liệu quan trọng trong quy trình quản lý sản xuất thiết bị viễn thông, truyền hình, điện thoại và cơ khí của công ty.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do hai người đại diện cùng ký: Người kiểm tra 1 là đại diện đơn vị sản xuất, và Người kiểm tra 2 là đại diện Phòng Vật tư - Thiết bị (VT-TH). Biên bản được lập ngay sau khi quá trình kiểm tra sản phẩm hoàn tất, thường là sau khi sản xuất lô hàng mới hoặc khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Thời điểm lập biên bản phải trùng với ngày thực tế tiến hành kiểm tra, được ghi rõ ở phần đầu biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày kiểm tra: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm tiến hành kiểm tra theo định dạng ngày/ tháng/ năm. Ví dụ: 15/04/2025. Không được để trống hoặc ghi ngày ước chừng.
2. Người kiểm tra 1 (Đại diện đơn vị SX): Ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện bên sản xuất. Đây thường là quản đốc phân xưởng hoặc kỹ thuật viên trưởng.
3. Người kiểm tra 2 (Đại diện Phòng VT-TH): Ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện Phòng Vật tư - Thiết bị. Người này chịu trách nhiệm giám sát chất lượng đầu vào/đầu ra.
4. Sản phẩm và Số hiệu: Ghi tên sản phẩm cụ thể (ví dụ: Điện thoại IP-2025) và số hiệu phiên bản hoặc mã lô sản xuất. Thông tin này giúp truy xuất nguồn gốc sau này.
5. Nội dung kiểm tra theo chỉ tiêu kỹ thuật: Đánh dấu tích (✓) vào ô "Đạt" hoặc "Không đạt" tương ứng với từng loại sản phẩm: điện thoại, tăng âm, cảnh báo. Ở mỗi dòng, ghi rõ số lượng sản phẩm được kiểm tra.
6. Kết luận: Tóm tắt ngắn gọn kết quả kiểm tra, ví dụ: "Sản phẩm đáp ứng đầy đủ chỉ tiêu kỹ thuật" hoặc "Lỗi âm lượng không đạt chuẩn". Sau đó, đánh dấu tích vào ô "Đủ tiêu chuẩn" hoặc "Không đủ tiêu chuẩn".
7. Chữ ký: Cả hai người kiểm tra (đại diện phòng VT-TH và đại diện đơn vị SX) phải ký và ghi rõ họ tên bên dưới. Chữ ký phải bằng bút mực xanh hoặc đen, không được ký bằng bút chì.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất hai bản: một bản lưu tại Phòng VT-TH, một bản lưu tại đơn vị sản xuất. Mỗi bản đều phải có đầy đủ chữ ký của cả hai bên.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên biên bản. Nếu có sai sót, phải lập lại biên bản mới hoặc gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
• Đối với sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, cần ghi rõ lý do cụ thể trong phần kết luận để làm căn cứ cho bộ phận sửa chữa hoặc đàm phán với nhà cung cấp.
• Biểu mẫu này chỉ áp dụng cho các sản phẩm thuộc danh mục sản xuất thiết bị viễn thông, truyền hình, điện thoại và cơ khí. Không dùng cho các sản phẩm dịch vụ hoặc phần mềm.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi ngày tháng hoặc ghi ngày không chính xác so với thời gian thực tế kiểm tra, dẫn đến sai lệch thời gian bảo hành hoặc truy xuất.
• Đánh dấu "Đạt" hoặc "Không đạt" nhưng không ghi số lượng sản phẩm tương ứng, khiến biên bản thiếu cơ sở dữ liệu để thống kê.
• Người ký không đúng thẩm quyền, ví dụ nhân viên kho ký thay cho đại diện Phòng VT-TH mà không được ủy quyền bằng văn bản.
• Phần kết luận viết quá sơ sài, chỉ ghi "Đạt" hoặc "Không đạt" mà không nêu rõ chỉ tiêu nào không đạt, gây khó khăn cho việc xử lý sau kiểm tra.
• Sử dụng bút chì hoặc bút mực đỏ để ký, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản khi lưu trữ lâu dài.