Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Theo dõi thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa" (KP-PN) được thiết kế nhằm ghi nhận và kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý các sự cố, sai lỗi hoặc rủi ro tiềm ẩn liên quan đến sản phẩm không phù hợp trong hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này giúp đảm bảo mọi hành động khắc phục (xử lý vấn đề đã xảy ra) và hành động phòng ngừa (ngăn chặn vấn đề tương lai) đều được lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và đánh giá hiệu quả một cách có hệ thống. Đây là công cụ quan trọng để cải tiến liên tục quy trình sản xuất, kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các bộ phận liên quan trực tiếp đến việc phát hiện sản phẩm không phù hợp hoặc các sự cố chất lượng chủ trì điền. Cụ thể, nhân viên QC (Kiểm soát chất lượng), trưởng ca sản xuất, hoặc cán bộ quản lý trực tiếp tại hiện trường là những người đầu tiên phát hiện vấn đề và có trách nhiệm khởi tạo phiếu KP-PN. Biểu mẫu được điền ngay khi phát hiện sự cố hoặc khi có yêu cầu từ cấp trên về việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa. Sau đó, phiếu sẽ được chuyển cho người được phân công thực hiện hành động và người giám sát để cập nhật tiến độ, kết quả cho đến khi vấn đề được giải quyết triệt để và đóng phiếu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Ghi số thứ tự của phiếu theo dõi trong hệ thống quản lý của bộ phận. Số này thường được đánh liên tục theo năm hoặc theo tháng để dễ dàng tra cứu và thống kê.
2. Phiếu số: Nhập mã số phiếu KP-PN duy nhất do bộ phận hành chính hoặc quản lý chất lượng cấp. Mã số này thường bao gồm ký hiệu "KP-PN" kèm theo năm và số thứ tự, ví dụ: KP-PN-2024-001.
3. Người yêu cầu: Ghi rõ họ và tên của người phát hiện sự cố hoặc người đề xuất thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa. Đây là người chịu trách nhiệm khởi tạo phiếu.
4. Ngày yêu cầu: Ghi ngày tháng năm mà phiếu được lập và yêu cầu hành động được đưa ra. Định dạng ngày thống nhất theo quy định của công ty (ví dụ: DD/MM/YYYY).
5. Người thực hiện: Ghi họ và tên của cá nhân hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ thực hiện hành động khắc phục hoặc phòng ngừa. Người này sẽ trực tiếp triển khai các biện pháp đã đề ra.
6. Ngày hoàn thành: Ghi ngày thực tế mà hành động khắc phục phòng ngừa đã được hoàn tất. Ngày này có thể khác với ngày dự kiến ban đầu, cần cập nhật chính xác để đánh giá tiến độ.
7. Kết quả: Mô tả ngắn gọn kết quả đạt được sau khi thực hiện hành động. Ví dụ: "Đã thay thế linh kiện lỗi", "Đã cập nhật quy trình kiểm tra", "Sản phẩm đạt yêu cầu sau khi xử lý". Nếu chưa hoàn thành, ghi "Đang thực hiện".
8. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung quan trọng như lý do chậm tiến độ, khó khăn gặp phải, hoặc các đề xuất cải tiến thêm. Nếu không có gì đặc biệt, có thể để trống hoặc ghi "Không".

Lưu ý quan trọng

• Mọi thông tin điền trên biểu mẫu phải trung thực, chính xác và có thể kiểm chứng được. Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa thông tin sau khi đã được phê duyệt.
• Phiếu KP-PN phải được cập nhật kịp thời theo từng giai đoạn: từ lúc phát hiện, phân công, thực hiện cho đến khi đóng phiếu. Việc chậm trễ cập nhật có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý chung.
• Người thực hiện cần ghi rõ ngày hoàn thành thực tế, không được ghi ngày dự kiến. Nếu có thay đổi về thời hạn, phải báo cáo và được sự đồng ý của người giám sát trước khi cập nhật.
• Kết quả thực hiện phải được người giám sát hoặc quản lý trực tiếp xác nhận trước khi đóng phiếu. Điều này đảm bảo hành động đã được thực hiện đúng và hiệu quả.
• Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT kiểm soát sản phẩm không phù hợp", do đó mọi hành động liên quan đến sản phẩm lỗi, sai quy cách đều bắt buộc phải lập phiếu KP-PN để theo dõi.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Người yêu cầu" và "Người thực hiện": Nhiều nhân viên mới thường ghi tên mình vào cả hai ô, trong khi thực tế người yêu cầu là người phát hiện vấn đề, còn người thực hiện là người được giao xử lý vấn đề đó.
• Bỏ trống mục "Ngày hoàn thành" hoặc ghi ngày không chính xác: Một số trường hợp người thực hiện quên cập nhật ngày hoàn thành thực tế, dẫn đến phiếu bị treo và không thể đánh giá hiệu quả.
• Ghi kết quả quá chung chung, thiếu chi tiết: Ví dụ chỉ ghi "Đã xử lý xong" mà không mô tả cụ thể đã xử lý như thế nào, khiến người kiểm tra không thể đánh giá được chất lượng hành động.
• Không ghi mã phiếu hoặc ghi sai mã phiếu: Việc này gây khó khăn cho việc tra cứu, thống kê và lưu trữ hồ sơ về sau. Cần kiểm tra kỹ mã số trước khi điền.
• Điền thông tin bằng bút chì hoặc có tẩy xóa: Biểu mẫu là tài liệu chính thức, cần điền bằng bút mực và không được tẩy xóa. Nếu sai, phải làm phiếu mới hoặc có xác nhận chỉnh sửa của quản lý.