20 CÂU HỎI ĐẶT RA CHO NHÓM QUẢN LÝ CỦA MÌNH
20 câu hỏi dưới đây nhằm giúp bạn tiếp cận với những khả năng hiện thời của công ty trong việc quản lí phương hướng chiến lược, chương trình /dự án và các hoạt động vận hành. Mỗi chủ đề chính sẽ bao gồm một số câu hỏi cùng với các lời khuyên để có thể giúp bạn thực hiện một cách hiệu quả nhất….
Nhóm 1: Suy nghĩ chiến lược và kế hoạch kinh doanh
Câu 1: Chiến lược kinh doanh có hiệu quả không ?
Chiến lược kinh doanh phải miêu tả được phương hướng kinh doanh cho tương lai. Đồng thời hình thành bối cảnh cho những yêu cầu thay đổi quyết định và luôn được giám sát liên tục bởi những nhà quản lí có kinh nghiệm song song cùng với việc update tuỳ theo các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Câu 2: Các cổ đông đã được xác định chưa ?
Đây là những cá nhân hay tập thể có quyền lợi, có liên quan hay bị ảnh hưởng bởi những hoạt động và kết quả của sáng kiến thay đổi. Việc xác định mối quan tâm và giải quyết các xung đột về mục tiêu giữa họ là rất quan trọng.
Câu 3: Những sáng kiến đang/dự định thay đổi có đóng góp cho chiến lược như là một cách thức của chủ đề chiến lược?
Chủ đề chiến lược chỉ ra những thách thức mà công ty phải đương đầu và có thể được coi là các “yếu tố thành công chiến lược”, nó cần được miêu tả chi tiết để xác định sự ưu tiên, sự chọn lựa và thứ tự.
Câu 4: Các ưu tiên đã được xác định chưa ?
Quyết định về một loạt các sáng kiến cần được ưu tiên cần phải được dựa trên các yếu tố cần cân nhắc như : khả năng và sự sẵn sàng đương đầu với thay đổi của công ty, nhu cầu với những phát triển bắt buộc, áp lực bên ngoài môi trường kinh doanh …
Câu 5: Công ty có khả năng và công suất để đưa ra các thay đổi yêu cầu không ?
Cần thiết phải có quá trình làm phù hợp giữa chất lượng, số lượng, thời gian và các nguồn vật lực và nhân lực đến những những nguồn lực thực sự cần thiết.
Câu 6: Công ty có chọn đuợc những cơ hội để phát triển không ?
Hãy tìm kiếm những ví dụ và thực tế học hỏi từ những đổi mới thành công để hình thành những quyết định trong các kế hoạch kinh doanh và những hoạt động sau đó. Nên có một vị trí trong công ty chuyên chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm những cách thức, những không gian làm việc mới …
Nhóm 2: Xác định chương trình hoạt động và quản lí
Câu 7: Công ty có hoàn thành những danh mục kế hoạch đã được xác định và chấp thuận không?
Danh mục chương trình phải bao gồm tất cả các chương trình thay đổi của công ty. Các chương trình đạt yêu cầu phải đưa được ra nhiệm vụ cho các nguồn lực trong giai đoạn khởi đầu của kế hoạch trong chương trình thay đổi.
Câu 8: Phương pháp tiếp cận chương trình kế hoạch có hiệu quả không ?
Bạn phải đảm bảo rằng những người có liên quan hiểu rất rõ về kết quả mong đợi và tất cả những bất đồng về mục tiêu cần phải được giải quyết ngay lập tức.
Câu 9: Chương trình thay đổi sẽ được quản lí như thế nào ? Các cơ chế có hợp lí để đảm bảo rằng công ty sẽ học tập từ kinh nghiệm quản lí chương trình của mình không ? c Các yêu cầu có được nắm rõ không ?
Bạn phải đảm bảo những vấn đề sau: Quản lí, kiểm tra các bộ phận có liên quan; Đánh giá chính thức về hoạt động của công ty so với mục tiêu đề ra; Bản lưu giữ các kinh nghiệm thu được trong quá trình thực hiện chương trình; Các yêu cầu hoạt động; Cơ chế hoạt động thực tế.
Nhóm 3: Quản lí hoạt động kinh doanh
Câu 10: Các yêu cầu của công ty được thực hiện tốt đến đâu?
Việc quản lí các nhu cầu của khách hàng đòi hỏi phải có các thay đổi chiến lược. Các giám đốc dịch vụ cần phải tiên phong thực hiện trong việc quản lí nhu cầu khách hàng, cần phải tiên đoán trước được các nhu cầu của hiện tại cũng như tương lai.
Câu 11: Kế hoạch quản lí lợi nhuận có hiệu quả không ?
Các kế hoạch này phaỉ chỉ ra bằng cách nào, ở đâu, khi nào có thể thu được lợi nhuận và ai sẽ có trách nhiệm liên quan…?
Câu 12: Mối quan hệ giữa khách hàng, nhà cung cấp/ đối tác có tốt không ?
Không có tranh luận, các mong chờ của hai bên đều được hiểu rõ và chấp thuận,mục tiêu kinh doanh của hai phía tương thích với nhau, quá trình làm việc đều do hai bên chọn lựa và hiểu rõ.
Câu 13: Việc phân phát dịch vụ có chấp nhận được không ?
Một bản lưu giữ về mức độ dịch vụ đạt được và tính liên tục của nó cần phải chỉ ra rằng mức độ phân phát dịch vụ vẫn trong giới hạn chấp nhận được.
Câu 14: Những thoả thuận bằng hợp đồng có hiệu qua không ?
Hợp đồng phải thể hiện những thành quả đạt đựơc và việc chuyển nhượng nguồn vật lực, nhân lực, dịch vụ đáp ứng các yêu cầu kinh doanh như chi phí, chất lượng, thời gian…
Câu 15: Hoạt động vận hành có vừa ý không ?
Kế hoạch quản lí hoạt động sẽ giúp bạn so sánh việc thực hiện hoạt động với mục tiêu đề ra.
Nhóm 4: Quản lí thay đổi và nguy cơ rủi ro.
Câu 16: Có chương trình quản lí hiệu quả các nguy cơ rủi ro lớn với công ty không ?
Bạn phải ý thức được những rủi ro chính sẽ đến với kế hoạch của bạn. Các kế hoạch về nguy cơ rủi ro phải thừa nhận những rủi ro tiềm năng và các hoạt động cần thiết để giảm thiểu tối đa những nguy cơ này.
Câu 17 : Sau khi thay đổi năng lực của công ty có được cải thiện không ?
Hãy kiểm tra rằng các thay đổi chiến lược đã cải thiện năng lực của nguồn nhân, vật lực, quá trình và việc phân phát dịch vụ, khả năng quản lí…
Nhóm 5: Quản lí công ty
Câu 18: Chương trình thay đổi sẽ được quản lí như nào ?
Chương trình quản lí phải hợp lí về các chính sách và tiêu chuẩn, giá trị của các thông số…
Nhóm 6: Tiếp thu và quản lí các kiến thức tổ chức
Câu 19: Công ty có thể học hỏi toàn bộ kinh nghiệm hoàn thành các thay đổi trong kinh doanh không?
Kinh nghiệm này phải được ghi nhận như là những kế hoạch hướng dẫn cho những quyết định trong tương lai và sự sửa đổi cách thức làm việc .
Nhóm 7: Quản lí hoạt động tổ chức
Câu 20: Việc tiến hành thực hiện chiến lược có cải thiện hoạt động của công ty không? Những mong đợi của các nhà quản lí cấp cao có được thực hiện trong suốt quá trình hoạt động không ?
Cần phải có:
- Đánh giá hoạt động được cải thiện trong công ty
- Bản ghi chép những kinh nghiệm thu được trong quá trình thực hiện kế hoạch chiến lược
- Hoạt động của chiến lược quản lí
- Những thành quả đã đạt được trong dự án.