7 phương pháp làm việc nhóm hiệu quả cho đội kinh doanh

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Tài liệu "7 phương pháp làm việc nhóm hiệu quả" được thiết kế dành riêng cho các nhà quản lý, trưởng nhóm kinh doanh và lãnh đạo doanh nghiệp. Mục đích chính của tài liệu là cung cấp một bộ công cụ thực tiễn giúp thúc đẩy tinh thần làm việc, nâng cao hiệu suất và xây dựng một đội ngũ gắn kết. Thay vì tập trung vào các lý thuyết chung chung, tài liệu này đi thẳng vào 7 phương pháp cụ thể, có thể áp dụng ngay trong môi trường làm việc hàng ngày. Đây là cẩm nang giúp bạn chuyển đổi từ cách quản lý truyền thống sang phong cách lãnh đạo lấy con người làm trung tâm, từ đó khai thác tối đa tiềm năng của từng thành viên trong nhóm.

Ai điền và khi nào

Tài liệu này dành cho tất cả các trưởng nhóm, quản lý cấp trung và giám đốc bộ phận kinh doanh. Bạn nên đọc và áp dụng tài liệu này ngay khi nhận thấy đội nhóm của mình đang có dấu hiệu giảm động lực, thiếu gắn kết hoặc hiệu suất làm việc đi xuống. Ngoài ra, đây cũng là tài liệu lý tưởng để sử dụng trong các buổi đào tạo nội bộ, họp giao ban đầu tuần hoặc các khóa học kỹ năng quản lý dành cho nhân viên mới được thăng chức. Hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ từng phương pháp và chọn ra ít nhất 2-3 phương pháp phù hợp nhất với văn hóa công ty và tính cách của đội nhóm bạn để triển khai trước.

Hướng dẫn điền từng mục

Phương pháp 1 - Thu hút: Hãy tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào các hoạt động và tiến trình phát triển của công ty. Lắng nghe ý kiến của họ, vì họ có thể đưa ra những sáng kiến tạo ra thay đổi quan trọng. Khi nhân viên cảm thấy mình được thu hút vào công việc, họ sẽ làm việc hiệu quả và ít kháng cự hơn trước những thay đổi.
Phương pháp 2 - Giao tiếp: Đừng để nhân viên rơi vào trạng thái "không có tin gì là tin tốt". Hãy thường xuyên cập nhật tiến trình công việc, thành tích cá nhân và những thách thức của công ty qua email, sổ ghi nhớ, điện thoại hoặc các cuộc họp nhóm. Đặc biệt, hãy đưa ra những nhận xét phản hồi cụ thể về công việc họ đã làm, cho họ cơ hội sửa chữa sai lầm nếu cần.
Phương pháp 3 - Đánh giá đúng thành tựu: Ghi nhận những gì mọi người làm đúng và chú ý đến các thành tựu xuất sắc. Bạn có thể gửi thiếp cảm ơn, email chúc mừng, hoặc tổ chức các bữa tiệc nhỏ. Đối với tập thể, hãy treo biểu đồ hoạt động, post ảnh các thành viên lên mạng nội bộ, hoặc tặng những món quà nhỏ như cốc cà phê, chứng chỉ để khích lệ tinh thần.
Phương pháp 4 - Đặt mục tiêu thách thức: Mọi người thường cố gắng để đạt được những gì họ được kỳ vọng. Hãy đặt ra những mục tiêu có tính thách thức nhưng vẫn khả thi, và truyền đạt rõ ràng cho cả nhóm. Theo dõi tiến trình và thông báo kết quả thường xuyên để duy trì động lực phấn đấu.
Phương pháp 5 - Cung cấp yếu tố thành công: Đảm bảo nhóm của bạn có đầy đủ các yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc, bao gồm trang thiết bị, hỗ trợ nội bộ, bảng kiểm kê và tài liệu nghiên cứu thị trường. Thiếu những yếu tố này, dù có động lực đến đâu, nhóm cũng khó lòng đạt hiệu quả cao.
Phương pháp 6 - Quản lý hoạt động kém hiệu quả: Đừng ngại đối mặt với những cá nhân hoạt động thiếu hiệu quả hoặc không đóng góp đầy đủ. Việc nhắm mắt làm ngơ sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận, doanh số và tinh thần làm việc của cả tập thể. Hãy can thiệp sớm và có phương án xử lý rõ ràng.
Phương pháp 7 - Noi gương: Là người lãnh đạo, bạn phải là tấm gương cho đội nhóm. Nếu bạn muốn mọi người làm việc nhiệt tình, hãy thể hiện thái độ đó trước. Nếu bạn muốn mọi người đối xử tốt với nhau, hãy làm gương đầu tiên. Nhân viên luôn mong chờ sự hướng dẫn và chỉ huy từ bạn.

Lưu ý quan trọng

Không áp dụng cứng nhắc tất cả 7 phương pháp cùng một lúc. Hãy chọn ra 2-3 phương pháp phù hợp nhất với tình hình thực tế của đội nhóm và triển khai từ từ.
Tiền bạc không phải là động cơ duy nhất. Theo nghiên cứu, lòng tự trọng, cảm giác hoàn thành công việc và sự được công nhận mới là 3 yếu tố quan trọng hàng đầu thúc đẩy nhân viên.
Giao tiếp phải là con đường hai chiều. Đừng chỉ thông báo một chiều, hãy lắng nghe và tạo cơ hội cho nhân viên phản hồi lại những gì bạn nói.
Việc đánh giá thành tựu cần được thực hiện thường xuyên, không chỉ vào cuối năm hay cuối quý. Một lời khen đúng lúc có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tinh thần làm việc.
Khi đặt mục tiêu thách thức, hãy đảm bảo mục tiêu đó có thể đo lường được và có lộ trình rõ ràng để nhóm biết họ đang đi đúng hướng.

Lỗi thường gặp

Nghĩ rằng tiền là động lực quan trọng nhất và chỉ tập trung vào thưởng phạt vật chất, bỏ qua các yếu tố tinh thần như sự công nhận và lòng tự trọng.
Không giao tiếp hoặc chỉ giao tiếp khi có vấn đề, khiến nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi và thiếu thông tin để làm việc hiệu quả.
Bỏ qua hoặc trì hoãn việc xử lý các cá nhân hoạt động kém hiệu quả vì sợ xung đột, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ đội nhóm.
Đặt ra những mục tiêu quá dễ hoặc quá khó, không phù hợp với năng lực thực tế của nhóm, khiến nhân viên mất động lực hoặc cảm thấy bất lực.
Là người lãnh đạo nhưng không làm gương, yêu cầu nhân viên làm việc chăm chỉ trong khi bản thân lại thiếu nhiệt tình hoặc có thái độ tiêu cực với công việc.

Nội dung biểu mẫu

7 PHƯƠNG PHÁP CHO NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Nhiều nhà quản lí đã sai lầm khi nghĩ rằng tiền chính là động cơ thúc đẩy quan trọng nhất đối với các nhân viên của mình. Tuy nhiên theo như các nghiên cứu của một số công ty khác nhau thì đối với các nhân viên tiền chỉ đứng thứ năm, thậm chí là thấp hơn. Như vậy tiền không phải là động cơ quan trọng nhất vậy thì đó là gì ?

Theo các nhân viên thì đối với họ 3 yếu tố quan trọng hàng đầu là: lòng tự trọng, cảm giác khi hoàn thành công việc và sự được công nhận. Dĩ nhiên tiền bạc cũng cần thiết nhưng nó không quá quan trọng như ba yếu tố kể trên. Hãy cân nhắc điều này và tham khảo bảy phương pháp tốt nhất sau đây để thúc đẩy nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

1) Thu hút: Rất nhiều nhân viên muốn được tham gia vào những hoạt động cũng như tiến trình phát triển của công ty mình. Hơn thế nữa họ còn có những ý kiến sáng suốt có thể tạo ra những thay đổl quan trọng trong công ty. Khi họ bị thu hút vào công việc, họ sẽ làm việc hiệu quả và ít kháng cự hơn. Điều này có nghĩa là bạn có thể thực hiện những thay đổi một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

2) Giao tiếp: Chỉ có một số rất ít các công việc kinh doanh bị kết tội là không cần thiết phải giao tiếp quá nhiều. Có một câu châm ngôn phổ biến trong giới kinh doanh là “không có tin gì có nghĩa là mọi chuyện đều ổn“. Tuy nhiên, các nhân viên muốn được cập nhật tin tức thường xuyên về tiến trình công việc và các thành tích các nhân của họ. Hãy sử dụng sổ ghi nhớ, email, điện thoại và các cuộc họp nhóm để thông báo cho các thành viên trong nhóm các thông tin cần thiết. Hãy trao đổi thường xuyên, ăn trưa hay đi uống cà phê với họ, cho họ biết nếu như công việc vẫn theo đúng tiến trình và thông báo cho họ những thách thức mà công ty đang phảl đối mặt (có thể họ sẽ đưa ra được những gợi ý có ích). Một điều nữa cũng rất quan trọng là bạn nên đưa ra những nhận xét phản hồl về những gì họ đã làm. Nếu như bạn có mốl quan tâm cụ thể với ai đó thì hãy cho họ cơ hội để họ sửa chữa những sai lầm của mình. Khi làm việc trong công ty, tôi rất ngạc nhiên khi thấy rất nhiều nhân viên không nhận được bất cứ ý kiến phản hồi nào liên quan đến những việc mà họ đang làm.

3) Đánh giá đúng thành tựu của cá nhân cũng như tập thể: Hiểu được những gì mà mọi người làm là đúng và chú ý đến việc nhận ra những thành tựu xuất sắc nhất. Dựa trên nền tảng cá nhân, bạn có thể đưa ra những củng cố tích cực, các phần thưởng, dùng thư thông báo tập thể để nhấn mạnh những thành tựu cụ thể. Hãy gửi những tấm thiếp cảm ơn, chúc mừng sinh nhật ,các ngày lễ … Có những cú điện thoại cá nhân hay gửl email.Tốt hơn nữa là nếu bạn làm việc cho một công ty lớn thì một nhà quản lí cao cấp nào đó nên gửi email hay gọi điện cám ơn mọl người. Để đánh giá nỗ lực chung của cả nhóm, hãy treo biểu đồ hoạt động trên tường hoặc tổ chức các cuộc họp mặt chung. Tổ chức đi ăn trưa hay có một bữa tiệc, post ảnh các thành viên trong nhóm lên mạng nội bộ hoặc ở nơi làm việc của họ, tặng họ những tặng phẩm nhỏ như: đĩa trang trí, cốc cà phê, chứng chỉ …. Cuối cùng, bạn càng kết hợp chặt chẽ những phương pháp tiếp cận này trong chiến lược thúc đẩy bao nhiêu thì nhóm của bạn càng hoạt động có hiểu quả bấy nhiêu.

4) Đặt ra những mục tiêu thách thức: Kinh nghiệm đã chỉ ra cho tôi rằng mọi người đều cố gắng phấn đấu để đạt được những gì họ được mong đợi sẽ thực hiện. Nếu bạn đặt ra những mục tiêu thách thức, nhóm của bạn sẽ cố gắng làm việc để hoàn thành mục tiêu được giao, dĩ nhiên với điều kiện là các mục tiêu đó có thể thực hiện được. Thật ngạc nhiên khi nhìn vào thành quả mà mọi người đạt được khi họ có cơ hội để thể hiện. Hãy truyền đạt những mục tiêu này với mọi người và thông báo cho họ biết tiến trình của công việc.

5) Hãy cung cấp mọi người những yếu tố để thành công: Không một nhóm nào có thể làm việc hiệu quả được khi họ thiếu những yếu tố cần thiết cần cho công việc. Các yếu tố này bao gồm: trang thiết bị, các hỗ trợ nội bộ, bảng kiểm kê, tài liệu nghiên cứu thị trường,….

6) Quản lí những hoạt động thiếu hiệu quả: Mọi người mong chờ bạn biết cách quản lí các cá nhân hoạt động thiếu hiệu quả hoặc không đóng góp đầy đủ cho nỗ lực chung. Tuy nhiên có rất nhiều nhà quản lí không quan tâm đến vấn đề này vì họ e ngại sẽ xảy ra những xung đột tiềm tàng. Thay vào đó họ hi vọng vấn đề sẽ tự nó khắc phục được. Điều này sẽ không bao giờ xảy ra và sự nhắm mắt làm ngơ này sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận, làm cho doanh số tăng lên và góp phần làm giảm tinh thần làm việc tập thể.

7) Noi gương : Nếu bạn muốn mọi người đối xử với nhau tốt, hãy làm gương đầu tiên. Nếu bạn muốn mọi người làm việc thật nhiệt tình thì điều cực kì quan trọng là bạn cũng phải có thái độ như vậy với công việc. Với tư cách là ông chủ, nhà quản lí hay lãnh đạo, các nhân viên mong chờ ở sự hướng dẫn và chỉ huy của bạn rất nhiều.