DONG HOI URBANDEVELOPMENTPROJECT COOPERATIONSWITZERLAND-VIETNAM DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊĐỒNGHỚI HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤYSỸ

TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH

5. Kỹ năng trình bày

Dựa trên tài liệu của trường Đại học Quản lý Henley và Viện Công nghệ Massachusetts

KỸ THUẬT VÀ KỸ NĂNG TRÌNH BÀY

Trình bày một chủ đề có hiệu quả, lôi cuốn được sự chú ý và đồng tình từ phía người nghe, và có thể tóm tắt các khái niệm phức tạp bằng những từ ngữ đơn giản là kỹ năng cơ bản của mỗi một trưởng nhóm.

Trong tài liệu này, bạn sẽ học cách tạo sự đồng tình từ phía người nghe, trình bày một chủ đề có thể lôi cuốn khán giả và làm cho họ chấp nhận các ý tưởng của bạn.

1.  Lý thuyết giaotiếp

Quá trình giao tiếp bao gồm các yếu tố sau đây:

·Ngườigửi: là người gửi đi một thông điệp(ai)

·Người nhận: là (những) người nhận thông điệp (những ngườinhận)

·Thông điệp: nội dung hoặc mục đích chính (cáigì)

·Mãtínhiệu: ngôn ngữ mà thông điệp được gửiđi:từ ngữ, hìnhảnh…

·Kênh: Phương tiện mà bạn chọn lựa để gửithông

điệp (bằng cách nào): diễn thuyết, bài viết, chiếu phim v.v .

·“Tiếngồn”: Các cản trở trong kênh giao tiếp (từngữsai, tiếng lóng, nghe không rõv.v.)

2.Chuẩn bị Trìnhbày

Chuẩn bị tài liệu trình bày:

·Tài liệu cần phải được chuẩn bị trước một vài ngày để có thừoi gian kiểm tra lại các tài liệu cũng như các công cụ trực quan trước khi trìnhbày.

·Chiến lược trình bày phải phù hợp với đối tượng dự kiến: các chính trị gia muốn nghe về những con số, các nhà khoa học muốn nghe về những lập luận đã được chứng minh, các thành viên của một cộng đồng muốn nghe về vai trò và trách nhiệm và mức độ tham gia của họ vào một dự ánv.v..

·Lập dàn bài một cách có lô-gíc và ghi những điểm chính của phần trình bày củabạn.

·Phối hợp với các dụng cụ trực quan, chẳng hạn nhưphim

đèn chiếu, các bức ảnh lớn, bảng trắng v.v..

·Nếu bạn cảm thấy cần thiết, hay chủ đề trình bày mang một số điểm quan trọng có tính chiến lược, cần chuẩn bị một ít tài liệu tham khảo để phânphát.

Xây dựng chiến lược trình bày

Nộidung:

·Để giáo dục, thông tin, thuyết phục, hay … giải trí?

·Có bao nhiêu chi tiết (hữu ích) cần trìnhbày?

Phong cách:

·Mức độ thuật ngữ kỹthuật?

·Lôi cuốn khán giả đại trà hay giới chuyênmôn?

Cấu trúc :

Chọn lựa cấu trúc phù hợp

Một phương pháp hữu ích được sử dụng để xây dựng tài liệu trình bày của bạn là phân tích từ theo cấp độ. Nói đơn giản, bạn cần xác định những yêu cầu tổng thể ở mức cao nhất, sau đó phân loại các yêu cầu này thành từng phần nhỏ hơn, cho đến khi bạn có thể đặt tiêu đề cho các tờ chiếu. Điều này đảm bảo tính liên tục của chủ đề và là phương tiện quan trọng giúp bạn điều chỉnh thời gian trình bày. Bạn cũng có thể phân loại các nội dung trình bày thành các chủ đề đơn giản, trung bình và phức tạp, và bố trí thời gian trình bày khoảng 1,3,6 phút cho từng loại, do đó, bạn cần chuẩn bị khoảng 15 tờ chiếu trong khoảng 1 giờ trìnhbày.

Phần giới thiệụ:

·Lôi cuốn sự quan tâm và trình bày sự liên quan của chủ đề đối với ngườinghe

·Xây dựng mối quan hệ và sự tín nhiệm đối với ngườinghe

·Trình bày chủ đề chính và giới thiệu nội dung chươngtrình

Thân bài:

Kết luận:

·Hạn chế trong vòng 5 phần hoặc điểmchính

·Điều chỉnh các nội dung dựa theo khả năng và nhu cầu của ngườinghe

·Bố trí thời gian dựa trên chươngtrình

·Tóm tắt các điểmchính

·Lưu ý các hạnchế

·Đưa ra các hoạt động tiếptheo.

Tạo dụng cụ trực quan để nâng cao hiệu quả phần trình bày của bạn

Sử dụng phim đèn chiếu:

Các tấm phim đèn chiếu thường dễ làm và không tốn kém. Bạn có thể thay đổi trật tự hoặc điều chỉnh nhanh bằng cách viết tay. Phương pháp này có độ tin cậy cao do sử dụng công nghệ đơn giản.

Chiếu bằng máy vi tính:

Chiếu bằng máy vi tính thường có sức lôi cuốn hơn vì trông hiện đại hơn. Tuy nhiên, sử dụng phương pháp này thường hay gặp vấn đề nếu có nhiều người cùng sử dụng một máy vi tính do cách định dạng khác nhau, chương trình phần mền khác nhau v.v. Trong trường hợp này, phải luôn chuẩn bị phim đèn chiếu dự phòng. Ngoài ra, đèn chiếu máy vi tính thường cần phòng tối, và không phải bất cứ một phòng họp nào cũng có rèm cửa sổ. Phương pháp này phải sử dụng các thiết bị cồngkềnh.

Các gợi ý khi sử dụng phim đèn chiếu hoặc slide (tờ chiếu cho máy vi tính):

·Sử dụng các dấu chấm đầu câu thay vì các đoạn văndài

·Đưa vào các hình ảnh, các biểu đồ hoặc các bảnvẽ

·Điều chỉnh cỡ chữ tuỳ theo độ lớn của phòng. Phòng rộng cần phông chữ lớnhơn.

·Không sử dụng những phông chữ khóđọc

·Không định dạng văn bản theo chiềudọc

·Sử dụng những màu nhẹ để tránh việc người nghe chỉ chú ý đến hình thức hơn nộidung

·Sử dụng các đồ thị thay cho các bảng thống kê sốliệụ

·Sử dụng cùng một kiểu khuônmẫu

·Sử dụng tối đa 60 từ trong một tờ chiếu (hoặc 30 từ tiếng Anh)

·Chú ý đặt tờ chiếu đúng vị trí và đúng trậttự

Tài liệu tham khảo:

Việc chuẩn bị các tài liệu để tham khảo rất quan trọng khi bạn không có đủ thời gian để đi sâu vào các vấn đề và bạn muốn người nghe có các tài liệu về những gì mà bạn đã trình bày, hoặc giúp người nghe tự ghi chú trong lúc trình bày giúp cho việc điều chỉnh hoặc sử dụng sau này. Ngoài ra, việc phát tài liệu tham khảo còn thể hiện tính chuyên nghiệp và giúp củng cố thêm phần trình bày của bạn. Tài liệu tham khảo cần phải được phát trước khi trình bày, để người nghe có thể bổ sung các ghi chép của họ. Các tài liệu này cũng có thể cứu nguy trong trường hợp mất điện hoặc thiết bị bị hỏng.

Áp phích:

Áp phích thường có tác dụng minh hoạ và giúp củng cố phần trình bày của bạn. Không nên đặt áp phích ở trong phòng họp để tránh việc người nghe bị phân tán mà nên đặt ở bên ngoài để người nghe có thể xem trong giờ giải lao, trước hoặc sau phần trình bày. Áp phích thường bao gồm các biểu đồ, tranh ảnh với câu chú thích ngắn và cần cung cấp nhiều chi tiết hơn phần trình bày của bạn. Đối với các câu chú thích, cần lưu ý không nên quá màu mè.

Kiểm tra phòng họp:

·Kiểm tra phòng họp ít nhất hai giờ trước khi trìnhbày.

·Địa điểm có đủ lớn để có thể sử dụng các dụng cụ trực quan như đèn chiếu haykhông?

·Màn hình có đủ lớn để những người ngồi sau vẫn có thể đọc?

·Vị trí của bạn trong lúc trình bày như thế nào: trên bệ đứng, sau bàn? ngồi hayđứng?

·Hệ thống âm thanh hoạt động tốtkhông?

·Tài liệu trình bày của bạn đã sẵn sàng và đầy đủchưa?

·Các văn phòng phẩm khác (bút, bút viết bảng) đã đầyđủ

chưa?

Cần kiểm tra việc lắp đặt và thử trước các thiết bị được sử dụng trình bày trước cuộc họp. Rất là khó chịu nếu như mới nói câu đầu tiên của phần trình bày bạn đã phải dừng lại để sửa lại màn hình hay điểu chỉnh đèn chiếu. Chuẩn bị bóng đèn chiếu dự phòng trong trường hợp bóng bị cháy, và áp phích cũng sẽ cần thiết đúng lúc bạn muốn sử dụng?

3.Thuyếttrình

·Cần nhớ rằng người nghe đứng về phía bạn. Khi tham dự họ đã cho bạn thấy họ rất quan tâm đến đề tài bạn trình bày.

·Khi nói, cần chú ý tốc độ. Bạn cần đánh giá hiệu quả của thông điệp mà bạn trình bày. Sử dụng phim đèn chiếu/slide để xác đinh tốcđộ.

·Người nghe chỉ tiếp thu một số ý tưởng mới. Chọn lựa và tách riêng những điểm quan trọng và tiếp tục củng cố các điểmđó.

·Không gì chán hơn đối với khán giả khi bạn cứ cúi đầuvà

đọc từng từ một bài viết đã được chuẩn bị từ trước.

·Phát huy tối đa các kỹ năng truyền thông củabạn:

-Nhìn vào khán giả trong lúc trìnhbày

-Trình bày một cách sinh động, nhưng không thái quá

-Sử dụng động tác phù hợp để nâng cao khả năng truyền đạt củabạn

·Tránh sử dụng đại từ“tôi”.

·Khiếu hóm hỉnh rất quan trọng, tuy có yếu tố rủi ro. Có thể sử dụng một số tài liệu vui, nhưng tránh gây xúc phạm khángiả.

·Sử dụng một số hoạt động, một số trò chơi và tạo cơhội

để xây dựng mối quan hệ tốt với khán giả

·Điều quan trọng nhất là bạn cần trình bày một cách thoải mái, và luôn tươi cười. Người nghe sẽ cảm thấy gần gũi với bạnhơn.

Gợi ý trong trường hợp gặp phải vấn đề:

·Làm gì trong trường hợp bị mấtđiện?

- Thay đổi trật tự trình bày, tổ chức một vài hoạt động nhóm cho đến khi có điện trở lại.

- Xem đây như một thử thách và chia sẻ chuyện vui với khán giả, ví dụ như yêu cầu Giám đốc Nhà máy điện trình bày với khán giả cách giải quyết vấn đề như thế nào, trong trường hợp ông ta có mặt

·Làm gì trong trường hợp đèn chiếu hay máy vi tính bị hỏng?

-Cho nghỉ giải laosớm

-Cố gắng giải quyết trục trặc trong giờ giảilao

-Chuyển qua sử dụng các dụng cụ trực quan khác (bảng kẹp giấy, tài liệu tham khảo, bảngviết)

4.Trả lời các câuhỏi

▪Lắng nghe cẩn thận toàn bộ câuhỏi.

▪Tìm thời gian để suy nghĩ bằng cách nói rằng bạn sẽ trả lời sau giờ giải lao vì đây là một câu hỏi quan trọng, cần được trả lời đầyđủ.

▪Trung thực về những vấn đề bạn chưa biết, đừng bao giờ nóidối.

▪Tránh chỉ hội thoại với mộtngười.