Hướng dẫn điền Bảng mô tả công việc nhân viên hành chính

Công ty TNHH SX – TM …

Phòng ban

PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Chức danh

NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

Mã số công việc

Tóm tắc công việc:

· Quản lý, lưu trữ hồ sơ.

· Theo dõi công văn đi, công văn đến.

· Thực hiện công việc về chế độ chính sách đối với người loa động.

· Tham mưu, hỗ trợ các đơn vị trong các công tác có liên quan.

· Thực hiện những nhiệm vụ khác khi Giám đốc hoặc trưởng phòng phân công.

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho

Trưởng phòng

Báo cáo gián tiếp cho

Giám đốc

Bên ngoài

Nội bộ

Bên ngoài

- Cơ quan chức năng.

- Khách hàng

- Cơ quan chức năng.

- Khách hàng

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài

BHXH, BHYT

Tiếp nhận các công văn, thông báo quy định về chế độ, hồ sơ bảo hiểm

Phòng LĐTB & XH

Tiếp nhận các công văn, thông báo quy định về chế độ, hồ sơ ĐKLĐ

Khác

Điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, in ấn …

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong

Các phòng ban khác trong Công ty

Triển khai cho các đơn vị về chế độ chính sách, xử lý kỷ luật nhân viên và các vấn đề liên quan khác.

Các chi nhánh

trực thuộc

Hướng dẫn các đơn vị này trong công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách, tuyển dụng đào tạo đối với người lao động theo đúng luật lao động và quy chế, quy định của Công ty.

Các trách nhiệm chính

Nội dung

I. Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

· Tham mưu cho Ban GĐ trong việc tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình công tác TCCB, quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách, tuyển dụng đào tạo đối với người lao động theo đúng qui định của pháp luật lao động và quy chế, quy định của Công ty.

· Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực theo kế họach kinh doanh từng thời điểm của công ty, dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực của công ty trong tương lai.

II. Công việc tác nghiệp:

· Giúp việc cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý và phát triển nguồn nhân lực đảm bảo phù hợp nội quy, quy chế và quy định của pháp luật.

* Họach định nguồn nhân lực

· Theo dõi, đánh giá tình hình nguồn nhân lực và đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực.

· Xin ý kiến, trình ban hành, tổ chức thực hiện và hoàn thiện các chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp cho từng thời điểm.

· Tiến hành định biên nhân sự cho các bộ phận trong công ty.

· Quản lý phân công nhân sự phù hợp với chức năng nhiệm vụ của đơn vị.

* Lao động tiền lương và chế độ chính sách.

· Phối hợp với các nhân viên trong và ngoài phòng xây dựng và thường xuyên rà soát cập nhật điều chỉnh, bổ sung các các qui định về chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn.

· Đề nghị và trực tiếp soạn thảo, tham gia triển khai các văn bản hướng dẫn, thông báo… liên quan đến công tác quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách.

· Quản lý và chịu trách nhiệm về hồ sơ lương.

· Đảm bảo việc thực hiện thống nhất các quy định về tiền lương, thưởng do công ty ban hành.

· Chịu trách nhiệm trong việc cập nhật, theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác chế độ chính sách lao động trong toàn công ty.

* Tuyển dụng

· Hổ trợ Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (tài chính, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới.

· Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên.

· Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết.

· Trình kết quả phỏng vấn cho Giám đốc phê duyệt

· Thông báo kết quả ứng tuyển cho các ứng viên.

· Lập chương trình hội nhập vào công ty cho nhân viên mới.

· Tổng kết công tác tuyển dụng

* Đào tạo

Tổ chức cho nhân viên đi đào tạo.

* Quan hệ lao động

· Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của anh chị em trong công ty để có những giải pháp giải tỏa kịp thời những vướng mắt cho họ.

· Đôn đốc cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

· Giám sát và lập biên bản những nhân viên vi phạm nội quy, quy chế công ty.

· Thực hiện những công việc phục vụ công tác ký kết hợp đồng lao động, đăng ký lao động theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.

* Vệ sinh - An toàn – Bảo hộ lao động.

· Tham mưu cho Giám đốc và trực tiếp xây dựng và điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính sách về việc đảm bảo các điều kiện về vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động.

· Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động.

* Các công việc khác

· Định kì và đột xuất đề xuất và thực hiện một hoạt động cụ thể mang tính phát triển các giá trị văn hoá tinh thần và không khí làm việc sôi động phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.

· Tham gia các cuộc họp, các cuộc tập huấn (chính sách mới…) do công ty phát động.

· Thực hiện những công việc khác khi Giám đốc yêu cầu.

Tác nghiệp với các đồng nghiệp, phòng ban khác:

· Triển khai thuần thục việc phối hợp các hoạt động tổ chức nhân sự và trợ giúp công tác quản lý cho Ban Giám đốc và Trưởng các Bộ phận để phản ứng kịp thời các vấn đề của quản lý nguồn nhân lực (hàng tháng).

· Thực hiện công tác đo lường, đánh giá sự thoả mãn của khách hàng nội bộ bằng cách lập ngân hàng câu hỏi liên quan đến các nội dung của việc duy trì, phát triển nhân lực trong công ty.

· Sắp xếp thời gian hợp lý để hỗ trợ các trưởng BP khác giải quyết một số công việc theo yêu cầu từ Giám đốc.

Tác nghiệp với bên ngoài:

· Đại diện cho công ty (khi được giám đốc ủy quyền) trong việc quan hệ ngoại giao với các cơ quan chính quyền để hoàn tất các thủ tục giấy tờ hành chính cho công ty.

· Đại diện cho công ty (khi được Giám đốc ủy quyền) thực hiện các hoạt động giao tế với chính quyền các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín cho công ty trong xã hội.

III. Công việc quản lý phòng, bộ phận:

· Tư vấn về nghiệp vụ chuyên môn công tác đối với phòng nhân sự ở các chi nhánh, đơn vị trực thuộc.

· Chấm công cho nhân viên trong phòng.

· Tổ chức xây dựng và hoàn thiện các chế độ chính sách, nội quy quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn từng hệ thống: quy định làm việc an toàn lao động và vệ sinh lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ của Công ty, các quy định khen thưởng, kỷ luật… đảm bảo phù hợp môi trường VHDN và luật pháp VN.

· Thông báo cho nhân viên trong công ty về các khoản phúc lợi, thưởng và những chính sách nhân sự khác.

· Chịu trách nhiệm về việc triển khai chế độ chính sách của nhà nước và của công ty về quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên phải được thực hiện tốt, đầy đủ, tuyệt đối không xảy ra tranh chấp, khiếu nại về vi phạm quyền lợi của nhân viên

Huấn luyện, đào tạo cấp dưới:

· Lập kế hoạch, phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo, phát triển nhân viên.

· Thực hiện hoạt động hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo người lao động có hiệu quả gồm: Kỹ năng thực hành công việc cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cấp quản lý và nhân viên chuyên môn nghiệp vụ.

Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình độ cá nhân:

Tìm hiểu và nắm vững các quy trình nghiệp vụ trong công ty để có hành vi, tác phong công việc chuyên nghiệp, uy tín trong việc lập kế hoạch và đánh giá kết quả đào tạo

Tiêu chí đo lường

I Chỉ tiêu:

· Ngày công thực tế trong tháng.

· Tình hình chấp hành quy định, nội quy kỷ luật của công ty.

· Hiệu quả công việc: số lần phạm sai sót trong công việc, số lần không đảm bảo tiến độ công việc, mức độ hài lòng từ đồng nghiệp.

· Số lần đề xuất cải tiến công việc.

· Kỹ năng giao tiếp.

· Tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân mình.

Các hoạt động thường làm

· Phát triển và duy trì các quan hệ với những người khác.

· Giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới theo cách gặp gỡ trực tiếp, bằng văn bản, điện thọai, email để cung cấp thông tin thiết lập các mục tiêu chiến lược và phát triển các chương trình, hành động để thực hiện chiến lược, chính sách nhân sự.

· Thu thập thông tin thông qua quan sát, nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau; phân loại đánh giá, và sử dụng cho việc ra quyết định.

· Hướng dẫn, giám sát và động viên nhân viên cấp dưới.

· Sử dụng những thông tin có liên quan, những phán đoán để quyết định phù hợp với luật pháp, với nguyên tắc và những tiêu chuẩn.

· Nắm bắt được những nhu cầu phát triển của những cá nhân, huấn luyện, cố vấn và giúp họ nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.

· Phát triển các mục tiêu, kế hoạch cụ thể để sắp xếp ưu tiên, tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ.

Quyền hạn

· Đề xuất nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên của đơn vị.

· Đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong đơn vị.

· Đề xuất các vấn đề có liên quan đến trách nhiệm, tham gia xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý.

· Đề xuất các phương án nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ và mang lại hiệu quả cao cho đơn vị.

· Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ phụ trách.

· Lập biên bản khi nhân viên quy phạm nội quy, quy định của công ty.

Điều kiện làm việc

·  

·  

·  

·  

Phương tiện làm việc

Phương tiện làm việc: Máy tính, điện thoại, fax.

Công ty …

Phòng ban

PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ

Chức danh công việc:

NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

Stt

Tiêu thức

Mức độ

Tiêu chuẩn

1

Kiến thức văn hóa, chuyên môn

Cần thiết

· Tốt nghiệp đại học một trong các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế, Đại học Luật.

· Có kiến thức chuyên sâu về quản lý nguồn nhân lực như về tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, phúc lợi cho nhân viên, hiểu biết về hệ thống thông tin nhân sự, quan hệ trong lao động.

Mong muốn

· Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về các nguyên tắc quản trị, kinh doanh bao gồm hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực, phối hợp hoạt động với các bộ phận khác;

· Có kiến thức về công việc văn phòng, quản lý sắp xếp và lưu trữ hồ sơ.

· Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO.

Ngọai ngữ

Mong muốn

Thông thạo cả về kỹ năng nói và viết ít nhất 1 ngoại ngữ là tiếng Anh.

Vi tính

Cần thiết

Có kiến thức và có thể làm việc với các phương tiện truyền thông, sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm quản lý Nhân sự.

2

Kinh nghiệm

Cần thiết

· Có thâm niên công tác và đạt thành tích tốt trong lĩnh vực quản lý nhân sự ít nhất 3 năm trở lên.

· Đã có kinh nghiệm, có khả năng sáng tạo để giải quyết tốt các mâu thuẫn xảy ra bên trong và bên ngoài công ty.

Mong muốn

Hiểu sâu sắc về tính cách, văn hoá và phong cách quản lý của Việt Nam để hình thành được những nhóm làm việc hiệu quả.

3

Các kỹ năng làm việc với con người

Cần thiết

Con người:

· Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.

·  Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên nhân viên.

· Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới.

· Kỹ năng thuyết phục người khác thay đổi quan điểm, hành vi.

· Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với hành vi của người lao động trong các mối quan hệ xã hội và môi trường xung quanh.

· Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người với nhau.

· Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền…

· Biết quản lý thời gian của bản thân và người khác.

Mong muốn

· Tạo quan hệ ngoại giao tốt với các tổ chức hành chính, cơ quan bên ngoài để tạo dựng uy tín công ty.

· Kỹ năng ra quyết định, ủy quyền.

4

Các kỹ năng làm việc với dữ liệu

Dữ liệu:

· Quan sát, thu thập thông tin từ tất cả những nguồn có liên quan.

· Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản.

· Biên soạn, mã hóa, phân loại, lập bảng thống kê, kiểm tra và xác nhận những thông tin, dữ liệu.

· Có khả năng tính toán chính xác.

Mong muốn

· Có khả năng suy diễn và tổng hợp những lập luận để đưa ra câu trả lời chính xác.

· Phân tích và có khả năng dự báo vấn đề trong những điều kiện không đầy đủ thông tin.

5

Phẩm chất cá nhân

Cần thiết

· Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc.

· Điềm tỉnh, chín chắn trong lời nói và hành vi.

· Lương thiện và có đạo đức tốt.

· Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách.

· Cẩn thận từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc.

· Sức khỏe tốt, có khả năng đi công tác xa.

Phong cách làm việc

· Quan tâm đến người khác.

· Trung thực, có tính bảo mật, tận tụy trong công việc.

· Chủ động trong công việc, khả năng làm việc độc lập khi công việc yêu cầu

· Sáng tạo, tích cực suy nghĩ tìm ra những ý tưởng mới để đáp ứng nhu cầu công việc.

· Sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm và thử thách

· Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.

· Có khả năng làm việc nhóm và lãnh đạo mọi người đạt được mục tiêu đề ra.

· Tự kiểm soát bản thân