BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÒNG KINH DOANH
I. Tóm tắt chức năng nhiệm vụ chính của phòng
II. Sơ đồ cấu trúc phòng
III. Mối quan hệ của phòng, bộ phận trong công việc
Các mối quan hệ bên ngoài |
|
Khách hàng |
· Chăm sóc khách hàng. · Khảo sát nhu cầu của khách hàng. · Tiếp nhận thông tin phản hồi về chất lượng hàng hoá của công ty. · Triển khai những quy chế, thông báo của công ty đến khách hàng. |
Các mối quan hệ bên trong |
|
|
Phòng hành chính |
· Liên hệ về trang thiết bị, văn phòng phẩm, các loại giấy tờ liên quan.· Cung cấp nhân sự. |
|
Phòng kế toán |
· Cập nhật, đối chiếu công nợ của khách hàng. · Nhận bảng giá. |
|
Phân xưởng sản xuất |
· Tiến độ đóng hàng hoá · Nhập hàng trả |
IV. Chức năng, nhiệm vụ chính trong phòng
- Chức năng 1: Hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh.
|
Chiến lược, chính sách |
· Phân tích xu hướng phát triển của công ty và khuynh hướng của thị trường để dự báo tình hình kinh doanh, lập chiến lược kinh doanh, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi nhuận của công ty. · Xây dựng kế hoạch kinh doanh (bao gồm phương hướng, doanh số, thị trường, khách hàng, giải pháp, dự toán ngân sách triển khai thực hiện...) ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. · Tiến hành dự báo và lập các kế hoạch chiến lược để đảm bảo doanh số và lợi nhuận cty. Phân tích sự phát triển kinh doanh và giám sát xu hướng thị trường. · Xem xét, phân tích các báo cáo, thống kê để lập ra những dự án kinh doanh và xem xét tính có lợi của dự án. · Triển khai thực hiện chiến lược, kế hoạch, dự án kinh doanh đã đề ra. · Xây dựng tỷ lệ chiết khấu, phương thức bán hàng, giao hàng, giảm giá, khuyến mãi, hạch toán tài chính đối với từng khách hàng cụ thể. · Cân đối mục tiêu của công ty và sự thoả mãn khách hàng. · Nghiên cứu các hình thức nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, cải tiến mẫu mã, màu sắc, bao bì nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. · Đàm phán, ký hợp đồng với đối tác để mở rộng hệ thống phân phối và hình thành các chiến lược để phát triển kinh doanh. · Chịu trách nhiệm về doanh số, hiệu quả hoạt động kinh doanh của cty. |
|
Thực hiện, phối hợp với các phòng ban/phân xưởng |
· Phối hợp với phòng Kế hoạch Vật tư, phòng kế toán để lập các kế hoạch, dự án cung ứng vật tư nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh, kế hoạch khuyến mãi... · Tư vấn cho phòng Kế hoạch tổng hợp trong công tác lập kế hoạch cung ứng vật tư. · Phối hợp với phân xưởng để nắm bắt kế hoạch, tiến độ sản xuất và đóng hàng. |
|
Tư vấn, tham mưu |
Trình Giám đốc phê duyệt các chiến lược, kế hoạch, dự án kinh doanh. |
|
Kiểm soát |
· Kiểm soát việc lập và triển khai thực hiện các chiến lược, kế hoạch, dự án kinh doanh. · Theo dõi việc tăng giảm khách hàng, doanh số thực hiện để có giải pháp điều chỉnh phù hợp. · Kiểm tra tình hình kinh doanh tại các khu vực. |
2. Chức năng 2: Chăm sóc khách hàng.
|
Chiến lược, chính sách |
· Theo dõi tình hình bán hàng. · Theo dõi hàng hoá trong quá trình vận chuyển đến khách hàng. · Nhận toa từ khách hàng. · Theo dõi công nợ khách hàng. · Giới thiệu các dịch vụ của công ty đến khách hàng. · Thực hiện công việc quản cáo, khuyến mãi … · Có kế hoạch giới thiệu, tham gia các hoạt động truyền thông, hội nghị, các cuộc họp mặt đoàn thể, hiệp hội nhằm nâng cao hình ảnh, uy tín của công ty. · Chịu trách nhiệm chung về các vấn đề liên quan đến khách hàng. · Theo dõi, chăm sóc, xử lý các thông tin khách hàng, thu thập ý kiến và thực hiện mọi nhu cầu thay đổi của khách hàng (gia hạn, thanh lý …). · Giải quyết các khiếu nại khách hàng (thuộc thẩm quyền mình phụ trách …). · Tổ chức các buổi gặp mặt với khách hàng (theo từng đối tượng khác nhau) để quảng cáo sản phẩm mới, khuyến mãi, trao đổi và tạo được cảm tình từ phía khách hàng. |
|
Thực hiện, phối hợp với các phòng ban/phân xưởng/chi nhánh |
· Phối hợp với các phòng ban trong việc triển khai thực hiện các dự án tiếp thị, quảng cáo sản phẩm của công ty. · Giải quyết khiếu nại của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ (trong phạm vi, trách nhiệm của mình). |
|
Tư vấn, tham mưu |
· Tham mưu cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh tiếp thị. · Trình Giám đốc phê duyệt các kế hoạch quảng cáo, tiếp thị. |
|
Kiểm soát |
Tổng kết, đánh giá hiệu quả của các hoạt động nghiên cứu thị trường, tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng. |
3. Chức năng 3: Huấn luyện nhân viên.
|
Chiến lược, chính sách |
· Lên kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ điều hành cho nhân viên. · Trưởng phòng Kinh doanh – Tiếp thị trực tiếp huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên trong phòng. |
|
Thực hiện, phối hợp với các phòng ban |
Phối hợp với phòng Hành chánh – Nhân sự để lên kế hoạch chuẩn bị cho công tác huấn luyện nhân viên mới. |
|
Kiểm soát |
Kiểm soát quy trình huấn luyện đào tạo nhân viên trong phòng. |
4. Chức năng 4: Tham mưu
Phòng Kinh doanh – Tiếp thị tham mưu cho Ban Giám Đốc về chiến lược phát triển công ty, các kế hoạch sản xuất kinh doanh và việc quảng bá hình ảnh của công ty ra bên ngoài. Bên cạnh đó, phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc.
5. Quản lý bộ phận
· Phân công công việc cho các thành viên trong phòng.
· Kết hợp với Giám đốc, Trưởng các Bộ phận thiết lập và giám sát việc thực biện các quy trình nghiệp vụ (xem xét 1 tháng/lần) để kịp thời thay đổi khi không còn phù hợp ở từng thởi điểm.
· Xây dựng các biểu mẫu thống nhất về hồ sơ, thủ tục và các tiêu chuẩn phục vụ cho công tác điều hành.
· Xây dựng kế hoạch hoạt động theo tuần, tháng, quý, năm của đơn vị.
· Thông báo cho nhân viên về các khoản phúc lợi, thưởng và những chính sách nhân sự khác và các thông tin khác.
· Nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân viên.
· Tìm hiểu tinh thần làm việc của nhân viên.
· Tạo môi trường làm việc đoàn kết, thân thiện và hợp tác giữa các nhân viên trong phòng.
· Tổ chức chấm công cho các thành viên trong phòng.
· Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện những công việc có liên quan đến nhiều bộ phận.
V. Quyền hạn của phòng
· Quyết định các vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh.
· Đề xuất tuyển chọn nhân sự, tăng lương và xét thưởng cho CBNV trong phòng.
· Quyết định trực tiếp các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực nhân sự theo lệnh của Giám đốc.
· Quản lý và chỉ đạo trực tiếp mọi chức danh thuộc bộ phận.
· Quản lý, giám sát, phân công công việc cho nhân viên dưới quyền.
· Đề xuất nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên của phòng.
· Đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong phòng.
· Đề xuất các vấn đề có liên quan đến trách nhiệm, tham gia xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý.
· Đề xuất các phương án nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ và mang lại hiệu quả cao cho đơn vị.
· Tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh chung của công ty.
· Tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định tuyển dụng, bãi miễn CBNV trong phòng.
· Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ phụ trách.
· Lập biên bản khi nhân viên quy phạm nội quy, quy định của công ty.
VI. Các báo cáo mà phòng phải thực hiện:
|
Tần suất |
Tên báo cáo Tóm tắt nội dung báo cáo |
Nơi nhận báo cáo |
|
Đột xuất |
Báo cáo tổng kết việc thực hiện các kế hoạch của phòng. |
Giám đốc |
|
Hàng ngày |
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. |
|
|
Hàng tuần |
||
|
Hàng tháng |
||
|
Hàng quý |
||
|
Hàng năm |
VII. Các chỉ tiêu kết quả công việc phòng cần đạt được
- Khách hàng:
· Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
· Thoả mãn của CBNV tăng.
· Các hoạt động xã hội của công ty, hình ảnh của công ty trong cộng đồng.
2. Đối ngoại:
· Sự đánh giá của phía đối tác với Công ty:
+ Giải quyết tốt các công việc, thông tin thông suốt.
+ Số lượng thư phản ánh, những nhận xét đánh giá từ phía đối tác.
· Sự ủng hộ của chính quyền địa phương.
· Sự phát triển hình ảnh, thương hiệu của công ty.
3. Các hoạt động chức năng:
v Chức năng 1: Hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh.
· Thực hiện vượt kế hoạch đề ra.
· Thực hiện kế hoạch đúng tiến độ đề ra.
· Các chiến lược, kế hoạch đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh.
· Chi phí thực hiện kế hoạch hợp lý.
v Chức năng 2: Chăm sóc khách hàng.
Mức độ hài lòng của khách hàng.
v Chức năng 3: Huấn luyện nhân viên.
· Sự thành thục trong quá trình tác nghiệp của nhân viên trong phòng.
· Tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân mình.
4. Quản lý bộ phận
· Kết quả làm việc của bộ phận.
· Cải tiến, hoàn thiện quy trình, quy định trong bộ phận.
· Mức độ tín nhiệm, hài lòng của CBNV trong bộ phận.
· Hoạt động đào tạo CBNV trong phòng: Trình độ, kỹ năng của nhân viên.
· Duy trì nội quy, kỷ luật, quy chế Công ty.
· Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và giải quyết nghỉ việc
· Tỷ lệ vắng mặt, đi trễ, vi phạm nội quy, không hoàn thành công việc.
· Báo cáo thực hiện đúng tiến độ, đúng mục tiêu:
VIII. Các trang thiết bị văn phòng cần thiết cho yêu cầu công việc
Các nhân viên trong BP được trang bị bàn làm việc, điện thoại, máy tính nối mạng nội bộ.
|
Người thực hiện |
Trưởng Ban đồng ý |
Chủ Tịch thông qua |
|
|
Họ tên |
|||
|
Ngày |
|||
|
Ký tên |