Hướng dẫn điền biên bản kiểm kê kho định kỳ BM10-QT07

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM10-QT07 – Biên bản kiểm kê kho định kỳ được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm kê số lượng vật tư, nguyên vật liệu tồn kho tại công trình theo định kỳ. Mục đích chính là đối chiếu giữa số liệu báo cáo trên sổ sách với số lượng thực tế có trong kho, từ đó xác định tỷ lệ chênh lệch và có biện pháp xử lý kịp thời. Biên bản này là cơ sở pháp lý để đánh giá tình hình quản lý kho, phát hiện thất thoát hoặc sai sót trong quá trình nhập xuất vật tư. Đây là tài liệu quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo quy trình QT07 – Quản lý mua hàng và nhà cung cấp.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do thủ kho công trình chủ trì lập, có sự tham gia của nhân viên vật tư và người duyệt (thường là quản đốc hoặc cán bộ phụ trách). Việc kiểm kê được thực hiện định kỳ theo quy định của công ty, thường là cuối tháng, cuối quý hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ ban lãnh đạo. Thủ kho có trách nhiệm chuẩn bị số liệu báo cáo trước khi kiểm kê, nhân viên vật tư hỗ trợ đếm và đối chiếu thực tế. Sau khi hoàn thành, biên bản phải được ký đầy đủ bởi các bên liên quan trước khi trình lên cấp duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của phòng ban hoặc công trình, ví dụ: BBKK-2024-001.
2. Công trình: Ghi rõ tên công trình hoặc địa điểm kho đang kiểm kê, ví dụ: "Công trình Nhà máy X – Kho vật tư số 1".
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực hiện kiểm kê, theo định dạng DD/MM/YYYY.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư được kiểm kê trong biên bản.
5. Tên vật tư: Ghi chính xác tên từng loại vật tư, nguyên vật liệu theo danh mục đã được phê duyệt, không viết tắt tùy tiện.
6. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của vật tư, ví dụ: kg, m, cái, bộ, thùng, lít…
7. Số lượng – Báo cáo: Ghi số lượng tồn kho theo sổ sách hoặc báo cáo nhập xuất tồn tại thời điểm kiểm kê.
8. Số lượng – Thực tế: Ghi số lượng đếm được thực tế tại kho sau khi kiểm đếm, cân đo trực tiếp.
9. % Chênh lệch: Tính phần trăm chênh lệch giữa số lượng báo cáo và thực tế theo công thức: (|Báo cáo – Thực tế| / Báo cáo) x 100%. Nếu không có chênh lệch thì ghi 0%.
10. Ghi chú: Ghi rõ lý do chênh lệch (nếu có) như hao hụt, nhập sai, xuất thiếu, hư hỏng… hoặc các thông tin cần lưu ý khác.
11. Kết quả kiểm kê: Tổng hợp ngắn gọn tình hình kiểm kê, ví dụ: "Tổng số vật tư kiểm kê: 20 loại, trong đó 18 loại khớp, 2 loại chênh lệch dưới 5%."
12. Nhận xét: Ghi nhận xét của thủ kho về quy trình kiểm kê, nguyên nhân chênh lệch hoặc đề xuất cải tiến.
13. Thủ kho công trình: Ký và ghi rõ họ tên của thủ kho phụ trách kho.
14. Nhân viên vật tư: Ký và ghi rõ họ tên của người tham gia kiểm đếm thực tế.
15. Duyệt: Ký và ghi rõ họ tên của người có thẩm quyền phê duyệt biên bản (quản đốc, trưởng phòng hoặc giám đốc).

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm đếm thực tế toàn bộ vật tư trong kho, không được bỏ sót bất kỳ chủng loại nào dù số lượng nhỏ.
• Số liệu báo cáo phải được in hoặc xuất từ phần mềm quản lý kho ngay trước thời điểm kiểm kê, không được chỉnh sửa sau khi đã kiểm đếm.
• Nếu phát hiện chênh lệch lớn hơn 5%, cần lập biên bản riêng để điều tra nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: 01 bản lưu tại kho, 01 bản gửi phòng kế toán hoặc ban quản lý.
• Tất cả các mục trên biên bản phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu mục nào không có dữ liệu thì gạch chéo hoặc ghi "không".
• Chữ ký trên biên bản phải là chữ ký tươi, không được photocopy hoặc ký thay.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số lượng báo cáo và số lượng thực tế khi ghi vào cột, dẫn đến tính sai % chênh lệch.
• Không ghi đơn vị tính (ĐVT) hoặc ghi sai đơn vị, ví dụ ghi "kg" nhưng thực tế vật tư tính bằng "cái".
• Bỏ sót cột ghi chú, không giải thích lý do chênh lệch khiến cấp duyệt phải yêu cầu làm lại.
• Ký thiếu chữ ký của một trong các bên (thủ kho, nhân viên vật tư, người duyệt) làm biên bản không có hiệu lực.
• Ghi ngày kiểm kê không khớp với ngày thực tế hoặc ngày trên các chứng từ liên quan.
• Đánh số thứ tự STT trùng lặp hoặc nhảy số, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.