Hướng dẫn điền bảng tổng kết đánh giá nhân viên BM08-QT05

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM08-QT05 Bảng tổng kết đánh giá nhân viên được sử dụng để tổng hợp kết quả đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc của từng nhân viên trong một năm. Đây là công cụ quan trọng giúp Hội đồng đánh giá công ty có cái nhìn tổng quan về toàn bộ nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định về khen thưởng, đào tạo, thăng tiến hoặc điều chỉnh nhân sự phù hợp. Biểu mẫu này cũng là căn cứ pháp lý để lưu trữ hồ sơ đánh giá định kỳ theo quy định quản lý nhân sự của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự hoặc thư ký Hội đồng đánh giá chịu trách nhiệm điền và tổng hợp. Thời điểm điền là sau khi kết thúc chu kỳ đánh giá nhân viên hàng năm, cụ thể là sau khi đã có kết quả tự đánh giá của nhân viên và đánh giá lần 1 từ quản lý trực tiếp. Biểu mẫu được trình lên Hội đồng đánh giá công ty để xem xét, phê duyệt và ký xác nhận vào phần cuối cùng. Nhân viên không tự điền biểu mẫu này mà chỉ cung cấp thông tin tự đánh giá để người tổng hợp nhập vào bảng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Năm: Ghi rõ năm đánh giá, ví dụ "2024". Đây là thông tin quan trọng để phân biệt kết quả giữa các năm.
2. STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách nhân viên được đánh giá trong năm.
3. Họ và tên nhân viên (cột 2): Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên theo đúng giấy tờ tùy thân, không viết tắt.
4. Mã số (cột 3): Ghi mã số nhân viên do công ty cấp, thường là mã số trong hệ thống chấm công hoặc hợp đồng lao động.
5. Kết quả đánh giá - Tự đánh giá (điểm) (cột 4.1): Nhập điểm số từ bảng tự đánh giá của nhân viên, thường là thang điểm 10 hoặc 100 tùy quy định công ty.
6. Kết quả đánh giá - Đánh giá 1 (điểm) (cột 4.2): Nhập điểm số do quản lý trực tiếp đánh giá lần đầu, đây là điểm đánh giá từ cấp trên trực tiếp của nhân viên.
7. Kết quả đánh giá - Xếp hạng (cột 4.3): Ghi xếp hạng dựa trên tổng điểm hoặc điểm trung bình, ví dụ: A, B, C, D hoặc Xuất sắc, Khá, Trung bình, Yếu.
8. Ghi chú (cột 5): Ghi các thông tin bổ sung như lý do đặc biệt, khen thưởng, kỷ luật hoặc các lưu ý khác liên quan đến kết quả đánh giá.
9. Hội đồng đánh giá công ty (đánh giá 2): Phần này gồm các cột STT, Họ và tên, Chức danh, Ký tên. Điền thông tin của các thành viên Hội đồng đánh giá, mỗi thành viên một dòng, sau đó ký xác nhận vào ô tương ứng.
10. Ngày đánh giá: Ghi ngày, tháng, năm mà Hội đồng đánh giá tiến hành họp và phê duyệt kết quả, định dạng ngày/tháng/năm.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: điểm số và xếp hạng phải khớp với biên bản đánh giá chi tiết của từng nhân viên.
• Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa thông tin sau khi đã có chữ ký của Hội đồng đánh giá. Nếu có sai sót, phải lập biên bản điều chỉnh kèm theo.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ ít nhất 5 năm theo quy định về quản lý hồ sơ nhân sự.
• Mỗi nhân viên chỉ xuất hiện một lần trong bảng tổng kết của năm, không được ghi trùng lặp.
• Phần Hội đồng đánh giá phải có tối thiểu 3 thành viên, bao gồm đại diện Ban Giám đốc, Trưởng phòng Nhân sự và một trưởng bộ phận khác.
• Ngày đánh giá phải nằm trong khoảng thời gian quy định của công ty cho đợt đánh giá năm đó.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa điểm tự đánh giá và điểm đánh giá 1: nhiều người điền ngược cột hoặc ghi nhầm điểm số từ hai nguồn khác nhau.
• Bỏ sót cột ghi chú: không ghi các thông tin quan trọng như nhân viên nghỉ thai sản, nghỉ dài hạn hoặc đang trong thời gian thử việc.
• Xếp hạng không khớp với thang điểm: ví dụ điểm đạt 8.5 nhưng xếp hạng C (trung bình) trong khi quy định điểm trên 8 là xếp hạng A.
• Thiếu chữ ký của một hoặc nhiều thành viên Hội đồng đánh giá, dẫn đến biểu mẫu không có hiệu lực.
• Ghi sai năm đánh giá, đặc biệt khi thực hiện đánh giá vào đầu năm sau cho năm trước đó.
• Không cập nhật mã số nhân viên mới hoặc ghi mã số cũ khi nhân viên đã được cấp mã mới do chuyển phòng ban.