Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT04 "Báo cáo tình hình hoạt động" được thiết kế nhằm tổng hợp và đánh giá toàn diện kết quả hoạt động của các phòng ban trong một kỳ báo cáo (thường là tháng hoặc quý). Tài liệu này giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng tình hình tuyển dụng, đào tạo, quản lý tài sản, thực hiện mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, cũng như các phát sinh khác. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để các phòng ban đề xuất kiến nghị, từ đó cải tiến quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất chung của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng hoặc người được ủy quyền của các phòng ban bao gồm Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Marketing và Phòng Vật tư thực hiện. Thời điểm điền là vào cuối mỗi kỳ báo cáo (theo quy định của công ty, thường là ngày cuối tháng hoặc cuối quý). Sau khi hoàn thành, biểu mẫu được chuyển đến bộ phận quản lý chất lượng hoặc ban giám đốc để xem xét và lưu trữ theo quy trình QT04.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kỳ báo cáo: Ghi số thứ tự kỳ báo cáo và khoảng thời gian (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm) tương ứng với kỳ cần tổng kết. Ví dụ: "Kỳ 1: từ 01/01/2025 đến 31/01/2025".
2. Phần I – Tuyển dụng nhân sự (Phòng HCNS): Điền số liệu tuyển dụng kế hoạch và thực tế, số người thử việc, đạt/không đạt, điều chuyển nội bộ và kiến nghị. Mỗi đơn vị được ghi trên một dòng STT riêng.
3. Phần II – Đào tạo (Phòng HCNS): Ghi kết quả đánh giá năng lực nhân viên (ĐGNLNV), số lớp/kế hoạch đào tạo, thực tế thực hiện, tỷ lệ đạt/không đạt và kiến nghị.
4. Phần III – Quản lý VVP (Phòng HCNS): Liệt kê các hạng mục tài sản văn phòng, tình hình thực tế, kế hoạch sử dụng, đề nghị mua thêm và kiến nghị.
5. Phần IV – Các hoạt động khác (Phòng HCNS): Ghi nhận tình hình BHXH, BHYT, chế độ lương, nghỉ phép, nghỉ việc và các kiến nghị liên quan.
6. Phần V – Tình hình ISO (Phòng HCNS & Kỹ thuật): Điền số CAR (Corrective Action Request) kỳ trước, số đã khắc phục, số mới phát sinh và tổng cộng theo từng tuần.
7. Phần VI – Mục tiêu chất lượng (HCNS, Kỹ thuật, Marketing): Ghi mục tiêu đặt ra, kết quả thực hiện kỳ trước và trong kỳ, tỷ lệ % so với mục tiêu, và kiến nghị/ghi chú.
8. Phần 1.1 – Thi công (Phòng Kỹ thuật): Báo cáo tiến độ, chất lượng, an toàn lao động (ATLD), số sản phẩm không phù hợp, khiếu nại khách hàng, tình trạng máy móc thiết bị (số lần sửa chữa, chi phí, ảnh hưởng thời gian) cho từng công trình.
9. Phần 1.3 – Phát sinh trong kỳ (Phòng Kỹ thuật): Ghi rõ nội dung phát sinh, đơn vị liên quan và hướng giải quyết.
10. Phần I – Tình hình Marketing (Phòng Marketing): Điền số liệu khách hàng cũ, khách hàng mới (liên hệ, đặt hàng, tỷ lệ %), doanh thu, số lần khiếu nại. Lưu ý số liệu lấy từ các biểu mẫu BM của QT10, QT11, QT13.
11. Phần II – Phát triển thị trường (Phòng Marketing): Ghi khu vực/tỉnh, tên khách hàng đã bán được và đang chào, sản phẩm, quy cách, số lượng, tỷ lệ % sản lượng công ty, và kiến nghị.
12. Phần Vật tư (Phòng Vật tư): Báo cáo tình hình tồn kho, vật tư hư hỏng và tình hình nhà cung cấp.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi phòng ban chỉ điền vào phần tương ứng của mình, không can thiệp vào phần của phòng khác.
• Số liệu phải chính xác, có căn cứ từ các báo cáo chi tiết hoặc hệ thống quản lý.
• Phần kiến nghị/đề xuất cần nêu cụ thể vấn đề và giải pháp, tránh chung chung.
• Đối với các ô không có dữ liệu, ghi "0" hoặc để trống theo quy định của công ty.
• Biểu mẫu sau khi điền cần được ký duyệt bởi trưởng phòng trước khi nộp.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số liệu kế hoạch và thực tế, dẫn đến sai lệch đánh giá.
• Bỏ sót các cột dữ liệu như "Kiến nghị/Đề xuất" hoặc "Ghi chú", làm mất thông tin quan trọng.
• Ghi sai đơn vị tính (ví dụ: người thay vì lượt, % thay vì số tuyệt đối).
• Không cập nhật số CAR mới phát sinh hoặc số đã khắc phục, gây sai tổng.
• Phần Marketing lấy số liệu không đúng từ các biểu mẫu QT10, QT11, QT13.
• Điền thông tin không khớp với kỳ báo cáo (ví dụ: ghi ngày tháng năm sai).