Mục đích sử dụng

Sổ theo dõi phiếu CAR (BM02-QT02) là công cụ quản lý tập trung dùng để ghi nhận, theo dõi tiến độ xử lý và đánh giá hiệu quả của tất cả các hành động khắc phục phòng ngừa (CAPA) phát sinh trong công ty. Biểu mẫu này giúp các bộ phận có cái nhìn tổng quan về các sự không phù hợp (KPH) đã được phát hiện, từ đó kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các giải pháp khắc phục và phòng ngừa. Đồng thời, sổ này được sử dụng thay thế cho báo cáo của các bộ phận trong các buổi họp giao ban, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin được cập nhật xuyên suốt.

Ai điền và khi nào

Sổ theo dõi phiếu CAR được điền bởi cán bộ phụ trách chất lượng hoặc thư ký được phân công tại mỗi bộ phận hoặc công trường. Người điền cần có hiểu biết cơ bản về quy trình QT02 và các loại sự không phù hợp. Biểu mẫu này được cập nhật định kỳ, thường là hàng tuần hoặc ngay sau khi có phiếu CAR mới được phát hành, và được rà soát tổng thể trước mỗi buổi họp giao ban để đảm bảo số liệu phản ánh đúng tình hình thực tế. Việc cập nhật kịp thời giúp ban lãnh đạo nắm bắt được tiến độ xử lý và đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận/ Công trường: Ghi rõ tên bộ phận hoặc công trường đang lập sổ theo dõi này. Ví dụ: "Xưởng Sản xuất A" hoặc "Công trường B".
2. Số TT: Đánh số thứ tự tăng dần cho từng phiếu CAR được ghi nhận trong sổ. Số này giúp dễ dàng tra cứu và thống kê.
3. Cột (A) - Số phiếu, Phạm vi, BP liên quan: Ghi số hiệu của phiếu CAR, phạm vi xảy ra sự không phù hợp (ví dụ: "Khu vực sản xuất", "Kho nguyên liệu") và các bộ phận có liên quan đến sự cố.
4. Cột (B) - Mô tả sự KPH: Mô tả ngắn gọn, chính xác nội dung của sự không phù hợp đã được ghi nhận trên phiếu CAR. Ví dụ: "Sản phẩm lỗi bề mặt do nhiệt độ ép không đúng quy định."
5. Cột (C) - Nguyên nhân sự KPH: Ghi lại nguyên nhân gốc rễ đã được xác định sau khi phân tích. Ví dụ: "Cảm biến nhiệt bị hỏng, không hiệu chuẩn kịp thời."
6. Cột (1) - Xử lý (Bộ phận, Ngày hoàn thành): Ghi tên bộ phận chịu trách nhiệm xử lý trực tiếp và ngày dự kiến hoàn thành hành động khắc phục tạm thời hoặc triệt để.
7. Cột (2) - Đ/giá (NT/O): Đánh dấu "NT" nếu sự không phù hợp được đánh giá là Nghiêm trọng, hoặc "O" nếu là Không nghiêm trọng. Việc đánh giá này dựa trên tác động đến chất lượng sản phẩm hoặc quy trình.
8. Cột (3) - KP-PN (Bộ phận, Ngày hoàn thành): Ghi tên bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (CAPA) và ngày hoàn thành thực tế hoặc dự kiến.
9. Cột (4) - Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như tình trạng đóng/mở phiếu, lý do gia hạn, hoặc các lưu ý đặc biệt khác.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi phiếu CAR chỉ được ghi một dòng duy nhất trong sổ theo dõi, không được ghi chồng chéo hoặc gộp nhiều phiếu vào một dòng.
• Phải cập nhật ngay khi có thay đổi về tiến độ xử lý hoặc kết quả đánh giá để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Việc phân loại "Nghiêm trọng (NT)" hay "Không nghiêm trọng (O)" phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền và dựa trên tiêu chí đã được quy định trong quy trình QT02.
• Luôn đối chiếu thông tin trên sổ với phiếu CAR gốc để tránh sai sót khi sao chép hoặc tổng hợp.
• Sổ này phải được lưu trữ cẩn thận và có thể được yêu cầu xuất trình trong các đợt đánh giá nội bộ hoặc đánh giá của khách hàng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa cột "Xử lý" (cột 1) và cột "KP-PN" (cột 3): Nhiều người điền nhầm thông tin của hành động khắc phục tạm thời vào cột dành cho hành động phòng ngừa và ngược lại. Cần phân biệt rõ: "Xử lý" là giải pháp trước mắt, còn "KP-PN" là giải pháp lâu dài để ngăn tái diễn.
• Bỏ sót thông tin ở cột "BP liên quan": Khi chỉ ghi tên bộ phận chính mà quên các bộ phận phối hợp, dẫn đến thiếu trách nhiệm trong quá trình xử lý.
• Ghi ngày hoàn thành không thống nhất: Có trường hợp ghi ngày dự kiến ở cột (1) nhưng lại ghi ngày thực tế ở cột (3) mà không có ghi chú rõ ràng, gây khó khăn khi theo dõi tiến độ.
• Không cập nhật trạng thái phiếu CAR trong cột "Ghi chú": Khi phiếu đã được đóng hoặc gia hạn, người điền thường quên ghi lại, làm cho sổ theo dõi không phản ánh đúng tình hình thực tế.