Hướng dẫn điền biểu mẫu triết lý kinh doanh doanh nghiệp

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "08 Các triết lý kinh doanh của doanh nghiệp" được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp hệ thống hóa và ghi nhận một cách bài bản các quan niệm, triết lý cốt lõi chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc xác định rõ các triết lý này giúp tạo nên một nền tảng văn hóa doanh nghiệp vững chắc, định hướng hành vi cho toàn bộ nhân viên từ cấp quản lý đến nhân viên. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để doanh nghiệp rà soát, đối chiếu và điều chỉnh các cam kết của mình với khách hàng, đối tác và xã hội, đảm bảo sự nhất quán trong chiến lược phát triển lâu dài.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Ban lãnh đạo cấp cao, Giám đốc điều hành hoặc Trưởng phòng Chiến lược & Văn hóa doanh nghiệp chủ trì điền. Đây là những người nắm rõ tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp theo đuổi. Biểu mẫu nên được hoàn thiện trong giai đoạn xây dựng hoặc tái cấu trúc văn hóa doanh nghiệp, hoặc khi doanh nghiệp chuẩn bị cho các đợt đánh giá nội bộ quan trọng. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được cập nhật định kỳ hàng năm hoặc bất cứ khi nào doanh nghiệp có sự thay đổi lớn về chiến lược kinh doanh hoặc cơ cấu tổ chức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Stt (Số thứ tự): Đây là cột đánh số tự động cho từng triết lý. Bạn chỉ cần điền lần lượt từ 1 đến 7 theo đúng thứ tự các triết lý đã được liệt kê sẵn trong biểu mẫu. Không được bỏ trống hoặc đánh số trùng lặp.
2. Các quan niệm, triết lý của DN: Đây là cột quan trọng nhất, yêu cầu bạn ghi rõ tên của từng triết lý kinh doanh. Ví dụ: "Quan niệm về chữ tín trong KD", "Cạnh tranh với đối thủ". Mỗi triết lý cần được viết ngắn gọn, súc tích, phản ánh đúng tư tưởng cốt lõi mà doanh nghiệp muốn theo đuổi.
3. Phạm vi áp dụng: Cột này yêu cầu bạn xác định triết lý đó sẽ được áp dụng trong phạm vi nào của doanh nghiệp. Ví dụ: triết lý về "Chữ tín" áp dụng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh, triết lý về "Con người" áp dụng cho phòng Nhân sự và toàn bộ nhân viên. Bạn có thể ghi "Toàn doanh nghiệp", "Phòng Kinh doanh", "Phòng Sản xuất" hoặc "Tất cả các phòng ban".
4. Ghi chú: Cột này dùng để ghi lại các thông tin bổ sung, giải thích hoặc dẫn chứng cụ thể cho từng triết lý. Ví dụ: với triết lý "Chữ tín", bạn có thể ghi chú các cam kết cụ thể như "Cam kết về chất lượng", "Cam kết về giao hàng". Đây là nơi để làm rõ nội dung của triết lý một cách chi tiết hơn.
5. Mục 1 - Quan niệm về chữ tín trong KD: Bạn cần liệt kê tất cả các cam kết cụ thể của doanh nghiệp liên quan đến chữ tín. Ví dụ: cam kết về chất lượng sản phẩm, cam kết về thời gian giao hàng, cam kết về bảo hành và sửa chữa, cam kết về dịch vụ hỗ trợ khách hàng và cam kết về giải quyết khiếu nại. Mỗi cam kết nên được viết thành một dòng riêng để dễ theo dõi.
6. Mục 2 - Cạnh tranh với đối thủ: Phần này yêu cầu bạn mô tả các phương pháp cạnh tranh mà doanh nghiệp áp dụng, phương án xử lý khi bị cạnh tranh gay gắt và quan điểm chung về cạnh tranh. Ví dụ: doanh nghiệp có thể cạnh tranh bằng chất lượng, giá cả hoặc dịch vụ hậu mãi. Bạn cần ghi rõ từng phương pháp và quan điểm để tạo sự thống nhất trong toàn tổ chức.
7. Mục 3 - Tuân thủ các quy định của pháp luật: Bạn cần liệt kê các lĩnh vực pháp luật mà doanh nghiệp cam kết tuân thủ, bao gồm: tài chính kế toán, quy định về thành lập và phá sản doanh nghiệp, quy định về môi trường và việc thực hiện hợp đồng. Mỗi lĩnh vực cần được ghi chú cụ thể để đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm pháp luật trong bất kỳ hoạt động nào.
8. Mục 4 - Quan điểm về khách hàng: Phần này yêu cầu bạn xác định vị trí, vai trò của khách hàng đối với doanh nghiệp. Bạn cần phân loại các nhóm khách hàng khác nhau như khách hàng mục tiêu, khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng và khách hàng quan trọng. Đồng thời, bạn cũng cần nêu rõ quan điểm về sự thỏa mãn khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới.
9. Mục 5 - Quan điểm về con người: Bạn cần ghi rõ mức độ quan trọng của con người trong các loại tài sản của doanh nghiệp, mức đầu tư cho con người (đào tạo, phúc lợi), quan niệm về vai trò của con người và tinh thần tôn trọng con người trong tổ chức. Đây là triết lý nền tảng cho mọi chính sách nhân sự.
10. Mục 6 - Quan niệm về trách nhiệm xã hội: Phần này yêu cầu bạn ghi lại trách nhiệm của doanh nghiệp đối với nhân viên ngoài trách nhiệm theo luật định, trách nhiệm với cộng đồng nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và trách nhiệm với cộng đồng nói chung. Ví dụ: các chương trình từ thiện, bảo vệ môi trường, hỗ trợ nhân viên khó khăn.
11. Mục 7 - Quan niệm về tính minh bạch: Bạn cần ghi rõ các khía cạnh minh bạch mà doanh nghiệp cam kết, bao gồm: minh bạch về tài chính, quang minh chính đại trong mọi giao dịch và minh bạch về thông tin cho nhân viên. Mỗi khía cạnh cần được mô tả cụ thể để tạo dựng niềm tin với các bên liên quan.

Lưu ý quan trọng

• Trước khi điền, hãy tổ chức một cuộc họp với Ban lãnh đạo để thống nhất các triết lý cốt lõi, tránh trường hợp mỗi người hiểu một kiểu dẫn đến nội dung không nhất quán.
• Mỗi triết lý cần được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp mà nhân viên khó nắm bắt.
• Phần "Ghi chú" không nên để trống, hãy tận dụng để làm rõ các cam kết hoặc hành động cụ thể nhằm biến triết lý thành hành động thực tế.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thiện cần được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ nhân viên thông qua các kênh nội bộ như email, bảng tin hoặc các buổi họp định kỳ.
• Lưu trữ biểu mẫu ở nơi an toàn và dễ tra cứu, đồng thời thiết lập lịch cập nhật định kỳ (ví dụ: mỗi năm một lần) để đảm bảo các triết lý luôn phù hợp với bối cảnh kinh doanh mới.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "triết lý kinh doanh" và "mục tiêu kinh doanh": Triết lý là tư tưởng nền tảng, còn mục tiêu là kết quả cụ thể cần đạt được. Nhiều người thường viết mục tiêu vào cột triết lý, dẫn đến sai bản chất.
• Bỏ trống cột "Phạm vi áp dụng": Điều này khiến triết lý trở nên chung chung, không biết áp dụng cho bộ phận nào, dẫn đến khó thực thi trong thực tế.
• Viết quá dài dòng ở cột "Các quan niệm, triết lý": Cột này chỉ nên ghi tên triết lý ngắn gọn, các nội dung chi tiết hãy để ở cột "Ghi chú". Việc viết dài sẽ làm biểu mẫu rối và khó theo dõi.
• Sao chép triết lý từ doanh nghiệp khác mà không điều chỉnh cho phù hợp: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, việc sao chép nguyên bản sẽ khiến triết lý không phản ánh đúng bản sắc và giá trị thực sự của tổ chức.
• Không cập nhật triết lý khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược: Nhiều doanh nghiệp sau khi tái cấu trúc hoặc thay đổi lãnh đạo vẫn giữ nguyên triết lý cũ, dẫn đến mâu thuẫn giữa tuyên bố và hành động thực tế.