Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM01-QT03 được thiết kế để lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính là xác định rõ phòng ban nào sẽ được đánh giá, ai là người được đánh giá, ai là đánh giá viên, thời gian thực hiện và phạm vi đánh giá cụ thể. Biểu mẫu này giúp đảm bảo quy trình đánh giá diễn ra có tổ chức, minh bạch và đúng tiến độ, từ đó nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng nội bộ theo tiêu chuẩn ISO hoặc quy định riêng của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người phụ trách đánh giá chất lượng nội bộ (thường là trưởng phòng QA/QC hoặc người được ủy quyền) lập và hoàn thiện. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi bắt đầu chu kỳ đánh giá, thường vào đầu quý hoặc đầu năm, sau khi đã có kế hoạch tổng thể từ ban lãnh đạo. Sau khi lập xong, kế hoạch cần được trình lên người có thẩm quyền (ví dụ: Giám đốc hoặc Trưởng ban ISO) để phê duyệt trước khi triển khai thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của kế hoạch theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: 01/2025/KH-ĐGNB. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống và sẽ được cập nhật sau khi phê duyệt.
2. Người lập kế hoạch: Ghi rõ họ và tên của người trực tiếp soạn thảo kế hoạch này. Bên cạnh là ô "Ngày" để ghi ngày tháng năm lập kế hoạch (theo định dạng DD/MM/YYYY).
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi dòng đánh giá. Mỗi dòng tương ứng với một phòng ban hoặc một đợt đánh giá riêng biệt.
4. Phòng được đánh giá: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận sẽ được kiểm tra, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Sản xuất, Phòng Hành chính Nhân sự. Cần ghi chính xác tên phòng ban theo cơ cấu tổ chức của công ty.
5. Người được đánh giá: Ghi họ tên của cá nhân hoặc nhóm người sẽ tham gia vào quá trình đánh giá. Có thể là trưởng phòng hoặc toàn bộ nhân viên trong phòng, tùy theo phạm vi đánh giá.
6. Đánh giá viên: Ghi họ tên của người sẽ thực hiện việc đánh giá. Đây phải là người đã được đào tạo về kỹ năng đánh giá nội bộ và không thuộc phòng ban được đánh giá để đảm bảo tính khách quan.
7. Thời gian: Ghi rõ ngày, giờ hoặc khoảng thời gian dự kiến tiến hành đánh giá, ví dụ: 08:00 - 11:30 ngày 15/03/2025. Nếu đánh giá kéo dài nhiều ngày, cần ghi rõ từ ngày nào đến ngày nào.
8. Phạm vi đánh giá: Mô tả ngắn gọn nội dung, quy trình hoặc tiêu chuẩn sẽ được kiểm tra trong đợt đánh giá này, ví dụ: "Đánh giá quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp" hoặc "Kiểm tra toàn bộ hệ thống tài liệu ISO 9001:2015".
9. Duyệt kế hoạch: Ô này dành cho người có thẩm quyền (thường là Giám đốc hoặc Trưởng ban ISO) ký tên và ghi rõ ngày tháng phê duyệt. Đây là bước bắt buộc để kế hoạch có hiệu lực thi hành.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu cần được điền bằng bút mực hoặc đánh máy rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, nên làm lại biểu mẫu mới thay vì sửa trực tiếp.
• Mỗi phòng ban chỉ nên được đánh giá bởi một đánh giá viên độc lập để tránh xung đột lợi ích và đảm bảo tính khách quan.
• Thời gian đánh giá cần được sắp xếp phù hợp với lịch làm việc của phòng ban được đánh giá, tránh trùng vào các đợt cao điểm công việc.
• Phạm vi đánh giá phải được mô tả cụ thể, tránh chung chung như "đánh giá toàn bộ" vì sẽ gây khó khăn cho việc chuẩn bị tài liệu và nhân sự.
• Sau khi được duyệt, kế hoạch cần được gửi đến tất cả các phòng ban liên quan ít nhất 7 ngày trước ngày đánh giá để họ có thời gian chuẩn bị.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Người được đánh giá" và "Đánh giá viên": Nhiều người mới thường ghi nhầm tên trưởng phòng vào cột đánh giá viên, trong khi trưởng phòng là người được đánh giá, còn đánh giá viên phải là người từ phòng ban khác.
• Bỏ sót cột "Phạm vi đánh giá": Đây là lỗi phổ biến khi người lập chỉ ghi tên phòng và thời gian mà quên mô tả nội dung cụ thể cần kiểm tra, dẫn đến việc đánh giá thiếu trọng tâm.
• Không ghi ngày tháng ở ô "Ngày" bên cạnh "Người lập kế hoạch": Việc thiếu ngày tháng khiến kế hoạch không có cơ sở để theo dõi tiến độ và lưu trữ hồ sơ.
• Điền thông tin không khớp giữa các cột: Ví dụ, ghi phòng Sản xuất nhưng người được đánh giá lại là nhân viên phòng Kế toán, gây nhầm lẫn khi triển khai thực tế.
• Không xin chữ ký duyệt trước khi thực hiện: Nhiều trường hợp đánh giá đã diễn ra nhưng chưa có chữ ký phê duyệt, dẫn đến kế hoạch không có giá trị pháp lý trong hệ thống quản lý chất lượng.