Hướng dẫn điền biên bản bàn giao công việc BM02/QT14

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao công việc BM02/QT14 là văn bản hành chính nội bộ quan trọng, được sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ quá trình chuyển giao nhiệm vụ, hồ sơ, tài liệu và trách nhiệm từ người bàn giao sang người nhận bàn giao. Mục đích chính của biên bản này là đảm bảo tính liên tục trong công việc, tránh thất thoát thông tin và làm căn cứ pháp lý để xác nhận trách nhiệm của các bên liên quan. Đây là một trong những biểu mẫu bắt buộc trong quy trình quản lý nhân sự, đặc biệt khi nhân viên nghỉ việc, chuyển phòng ban hoặc tạm ngừng công tác dài hạn.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (người sắp rời vị trí công việc) chủ động lập và điền các thông tin liên quan. Người nhận bàn giao có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận sau khi đã tiếp nhận đầy đủ nội dung. Biên bản được lập vào thời điểm trước khi người bàn giao chính thức kết thúc công việc tại công ty, thường là trong vòng 3-5 ngày làm việc cuối cùng. Ngoài ra, biểu mẫu này cũng được sử dụng khi có sự thay đổi nhân sự nội bộ như luân chuyển, thăng chức hoặc khi nhân viên nghỉ thai sản, nghỉ dài hạn cần bàn giao công việc cho người thay thế tạm thời.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền số thứ tự văn bản theo quy định của phòng Hành chính - Nhân sự, thường có dạng số/BBBG-năm. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống để trưởng bộ phận hoặc phòng HCNS bổ sung sau.
2. Ngày tháng năm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại tại thời điểm tiến hành bàn giao. Ví dụ: ngày 15/12/2024. Lưu ý viết đúng định dạng ngày/tháng/năm theo quy định của công ty.
3. Người bàn giao: Ghi họ và tên đầy đủ của nhân viên đang thực hiện công việc và có trách nhiệm chuyển giao. Bên cạnh đó, ghi rõ tên phòng/ bộ phận mà người đó đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi họ và tên đầy đủ của nhân viên sẽ tiếp nhận công việc. Đồng thời ghi rõ phòng/ bộ phận của người nhận, có thể cùng phòng hoặc khác phòng tùy theo tình huống thực tế.
5. Lý do bàn giao: Mô tả ngắn gọn lý do dẫn đến việc bàn giao, ví dụ: nghỉ việc theo nguyện vọng, hết hạn hợp đồng, chuyển công tác, nghỉ thai sản, hoặc thuyên chuyển nội bộ. Không cần viết quá dài dòng, chỉ cần nêu rõ lý do chính.
6. Bảng nội dung công việc bàn giao: Đây là phần quan trọng nhất. Lần lượt điền STT (số thứ tự), Nội dung công việc (tên công việc, dự án, hồ sơ, tài khoản, dữ liệu cần bàn giao), và Tình hình thực hiện (đã hoàn thành, đang thực hiện đến đâu, còn tồn đọng gì, hướng dẫn cụ thể cho người nhận). Mỗi công việc cần được mô tả chi tiết, rõ ràng, tránh chung chung.
7. Phần ký xác nhận: Người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng bộ phận xác nhận lần lượt ký và ghi rõ họ tên. Chữ ký phải đúng với chữ ký đã đăng ký tại công ty. Ngày ký phải trùng hoặc sau ngày lập biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản chính, mỗi bên giữ một bản: người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng phòng Hành chính - Nhân sự.
• Tất cả các mục trong biên bản phải được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào. Nếu không có nội dung thì ghi "không có" hoặc gạch chéo.
• Phần bảng nội dung công việc cần được liệt kê chi tiết, bao gồm cả tài khoản phần mềm, mật khẩu (nếu có), file dữ liệu, hồ sơ giấy tờ, và các đầu mối liên hệ đang quản lý.
• Người bàn giao phải cam đoan bằng văn bản rằng toàn bộ nội dung công việc đã được bàn giao đầy đủ, không che giấu hay bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
• Biên bản chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của ba bên: người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng bộ phận xác nhận.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ số biên bản hoặc ghi sai định dạng số, dẫn đến khó khăn trong việc lưu trữ và tra cứu sau này.
• Phần "Lý do bàn giao" viết quá chung chung như "nghỉ việc" mà không nêu rõ lý do cụ thể, gây khó khăn cho phòng nhân sự khi xử lý hồ sơ.
• Bảng nội dung công việc chỉ liệt kê tên công việc mà không mô tả tình hình thực hiện, khiến người nhận không biết công việc đang ở giai đoạn nào và cần làm gì tiếp theo.
• Quên ký hoặc ký không đúng vị trí quy định, đặc biệt là thiếu chữ ký của trưởng bộ phận xác nhận, làm cho biên bản không có giá trị pháp lý.
• Không ghi ngày tháng năm ký hoặc ghi ngày ký trước ngày lập biên bản, gây sai lệch về mặt thời gian và trình tự sự kiện.
• Bàn giao thiếu các tài khoản, mật khẩu hoặc dữ liệu quan trọng vì chủ quan cho rằng "người nhận đã biết", dẫn đến mất thông tin sau khi người bàn giao rời công ty.