Hướng dẫn điền bảng lương 2016 chi tiết cho kế toán

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "2016 Luong Bang luong update" được thiết kế để phòng Kế toán Công ty A thực hiện việc tính toán và tổng hợp lương cho toàn bộ nhân viên hàng tháng. Biểu mẫu này bao gồm hai phần chính: Bảng tính lương tổng hợp và Bảng tính thuế TNCN. Mục đích cuối cùng là xác định chính xác tổng thu nhập, các khoản trích theo lương (bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công đoàn), các khoản khấu trừ và số tiền thực lĩnh mà mỗi nhân viên nhận được, đồng thời tính toán số thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kế toán tiền lương (KTV) hoặc kế toán trưởng (KTT) tại phòng Kế toán lập và cập nhật. Thời điểm lập bảng là vào cuối mỗi tháng, sau khi đã tổng hợp đầy đủ dữ liệu về ngày công thực tế, các khoản phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập khác của nhân viên trong tháng đó. Bảng lương mẫu này được lập cho tháng 01 năm 2016. Sau khi lập, bảng cần được trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty ký duyệt trước khi thực hiện chi trả.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Cột STT (1): Điền số thứ tự của từng nhân viên trong danh sách. Mỗi nhân viên được đánh một số riêng biệt để dễ dàng quản lý và tra cứu.
  2. Cột Họ và tên (2): Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên. Cần viết chính xác theo giấy tờ tùy thân để tránh sai sót khi hạch toán và chi trả.
  3. Cột Chức vụ (3): Ghi rõ chức danh công việc hiện tại của nhân viên, ví dụ: Giám đốc (GD), Phó Giám đốc (P.GD), Kế toán trưởng (KTT), Nhân viên văn phòng (NVVP), Trưởng quầy (TQ), Thủ kho (TK), Trưởng phòng bán hàng (TPBH), Nhân viên kinh doanh (NVKD).
  4. Cột Ngày Công thực tế (4): Nhập số ngày công mà nhân viên đã đi làm thực tế trong tháng. Dữ liệu này thường được lấy từ bảng chấm công của từng bộ phận.
  5. Cột Lương Căn bản (5): Ghi mức lương cơ bản theo hợp đồng lao động của nhân viên. Đây là cơ sở để tính các khoản phụ cấp và bảo hiểm.
  6. Cột Phụ cấp không đóng BH (6): Nhập các khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội như tiền ăn trưa, điện thoại, xăng xe, hỗ trợ nhà ở.
  7. Cột Phụ cấp phải đóng BH (7): Nhập các khoản phụ cấp phải đóng bảo hiểm như phụ cấp chức vụ, trách nhiệm.
  8. Cột Tổng Phụ cấp (8): Cột này được tính tự động bằng tổng của cột (6) và cột (7).
  9. Cột Thu nhập bổ sung khác (8a): Ghi các khoản thu nhập khác ngoài lương và phụ cấp, ví dụ như tiền thưởng.
  10. Cột Tổng thu nhập (9): Là tổng của các cột (5), (6), (7), (8a). Công thức: =5+6+7+8a.
  11. Cột Tổng thu nhập Thực Tế (10): Cột này thường được tính bằng công thức =9 + 11 + 11a + 11b, nhưng trong biểu mẫu có vẻ như nó là tổng thu nhập trước khi tính các khoản giảm trừ.
  12. Cột Lương đóng BH (11): Ghi mức lương dùng để tính đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Thường là lương cơ bản cộng phụ cấp phải đóng BH.
  13. Cột Khoản trích tính vào CP (12): Cột này thể hiện tổng các khoản trích theo lương mà công ty phải đóng (tính vào chi phí). Công thức: = 13a * (18% + 3% + 1% + 2%).
  14. Cột Các khoản trừ vào lương (13): Bao gồm các khoản khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động như bảo hiểm bắt buộc (BHXH 8%, BHYT 1.5%, BHTN 1%), thuế TNCN, tạm ứng.
  15. Cột Thực lĩnh (13 - 25): Đây là số tiền cuối cùng nhân viên nhận được sau khi đã trừ tất cả các khoản. Công thức: = 13 - 25.
  16. Cột Ký nhận (26): Nhân viên sẽ ký vào cột này sau khi đã nhận đủ tiền lương.

Lưu ý quan trọng

  • Luôn kiểm tra kỹ số ngày công thực tế từ bảng chấm công trước khi nhập liệu để đảm bảo tính chính xác.
  • Phân biệt rõ ràng giữa phụ cấp phải đóng bảo hiểm và phụ cấp không phải đóng bảo hiểm để tránh sai sót khi tính toán các khoản trích theo lương.
  • Các công thức tính bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) và thuế TNCN cần được thiết lập chính xác trong file Excel để tự động tính toán, giảm thiểu sai sót thủ công.
  • Bảng lương sau khi hoàn thành phải được in ra và có đầy đủ chữ ký của Người lập biểu, Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty (có đóng dấu) để có giá trị pháp lý.
  • Lưu trữ bảng lương cẩn thận theo quy định của pháp luật về kế toán và lao động để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra sau này.

Lỗi thường gặp

  • Nhập sai số ngày công dẫn đến tính sai lương thực tế và các khoản phụ cấp liên quan.
  • Nhầm lẫn giữa các loại phụ cấp, dẫn đến tính sai tổng thu nhập và căn cứ đóng bảo hiểm.
  • Sai sót trong việc áp dụng tỷ lệ phần trăm đóng bảo hiểm (BHXH 18% + 8%, BHYT 3% + 1.5%, BHTN 1% + 1%) cho phần công ty và phần người lao động.
  • Tính sai thuế TNCN do không cập nhật biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc các khoản giảm trừ gia cảnh.
  • Bỏ sót các khoản thu nhập bổ sung khác (thưởng, hoa hồng) hoặc các khoản khấu trừ (tạm ứng) dẫn đến số liệu thực lĩnh không chính xác.

Nội dung biểu mẫu

TÍNH LƯƠNG

TÍNH LƯƠNG

Công ty A
BẢNG TÍNH LƯƠNG
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 01 năm 2016
STT Họ và tên Chức
vụ
Ngày Công thực tế Lương
Cơ bản
Phụ Cấp không đóng BH Phụ cấp phải đóng BH Tổng
Phụ cấp
Thu nhập bổ sung khác Tổng thu nhập Tổng thu nhập
Thực
Tế
Lương đóng BH Khoản trích tính vào CP Các khoản trừ vào lương Thực
lĩnh
Ký nhận
BHXH
(18%)
BHYT
(3%)
BHTN
(1%)
KPCĐ Cộng Bảo hiểm bắt buộc      
Ăn Trưa Điện Thoại Xăng Xe Hỗ trợ nhà ở Chức vụ Trách nhiệm Tăng ca Thưởng BHXH
(8%)
BHYT
(1,5%)
BHTN
(1%)
Cộng BH
bắt buộc
Thuế
TNCN
Tạm
Ứng
Tổng Cộng
1 2 3 4 5 6 7 8 8a 9 10 11 11a 11b 12 13 13a 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26  
Nguồn DS NV QĐ/HĐ BCC HĐ/QC HĐ/QC HĐ/QC HĐ/QC HĐ/QC HĐ/QC =6+7+8 + 8a+9+10 HĐ/QC HĐ/QC = 5 + 11 + 11a + 11b = 12 *4 / 26 =5+9+10 = 13a *18% = 13a *3% = 13a *1% = 13a *2% =14+15+16+17 = 13a *8% = 13a *1,5% = 13a *1% =19+20+21 BT Thuế G T.Ư =22+23+24 = 13 -25  
A Bộ phận Quản lý    182 26,900,000 4,610,000 2,050,000 1,750,000 ######## 21,000,000 9,800,000 49,310,000 200,000 14,000,000 84,310,000 98,930,385 57,700,000 ######## 1,731,000 577,000 1,154,000 13,848,000 4,616,000 865,500 577,000 6,058,500 1,016,808 2,000,000 9,075,308 89,855,077  
01   GD 27 6,000,000 680,000 550,000 400,000 2,000,000 10,000,000 3,000,000 16,630,000   2,000,000 22,630,000 25,500,385 19,000,000 3,420,000 570,000 190,000 380,000 4,560,000 1,520,000 285,000 190,000 1,995,000 489,308 0 2,484,308 23,016,077  
02   P.GD 26 5,000,000 680,000 400,000 300,000 1,800,000 8,000,000 2,000,000 13,180,000   2,000,000 19,980,000 21,980,000 15,000,000 2,700,000 450,000 150,000 300,000 3,600,000 1,200,000 225,000 150,000 1,575,000 527,500 0 2,102,500 19,877,500  
03   KTT 25 4,000,000 650,000 300,000 250,000 1,500,000 3,000,000 1,500,000 7,200,000   2,000,000 12,700,000 14,211,538 8,500,000 1,530,000 255,000 85,000 170,000 2,040,000 680,000 127,500 85,000 892,500 0 0 892,500 13,319,038  
04   KTV 27 3,000,000 650,000 200,000 200,000 1,200,000   1,000,000 3,250,000 200,000 2,000,000 7,450,000 9,936,538 4,000,000 720,000 120,000 40,000 80,000 960,000 320,000 60,000 40,000 420,000 0 0 420,000 9,516,538  
05   NVVP 24 2,900,000 650,000 200,000 200,000 1,200,000   500,000 2,750,000   2,000,000 6,850,000 8,323,077 3,400,000 612,000 102,000 34,000 68,000 816,000 272,000 51,000 34,000 357,000 0 0 357,000 7,966,077  
06   TQ 26 3,000,000 650,000 200,000 200,000 1,200,000   1,000,000 3,250,000   2,000,000 7,450,000 9,450,000 4,000,000 720,000 120,000 40,000 80,000 960,000 320,000 60,000 40,000 420,000 0 0 420,000 9,030,000  
07   TK 27 3,000,000 650,000 200,000 200,000 1,200,000   800,000 3,050,000   2,000,000 7,250,000 9,528,846 3,800,000 684,000 114,000 38,000 76,000 912,000 304,000 57,000 38,000 399,000 0 2,000,000 2,399,000 7,129,846  
B Bộ phận Bán hàng   80 9,500,000 1,950,000 1,050,000 950,000 3,900,000 4,000,000 3,500,000 15,350,000 0 6,000,000 28,750,000 35,561,538 17,000,000 3,060,000 510,000 170,000 340,000 4,080,000 1,360,000 255,000 170,000 1,785,000 295,750 0 2,080,750 33,480,788  
01   TPBH 27 3,500,000 650,000 450,000 350,000 1,500,000 4,000,000 1,500,000 8,450,000   2,000,000 13,450,000 15,967,308 9,000,000 1,620,000 270,000 90,000 180,000 2,160,000 720,000 135,000 90,000 945,000 295,750 0 1,240,750 14,726,558  
02   NVKD1 26 3,000,000 650,000 300,000 300,000 1,200,000   1,000,000 3,450,000   2,000,000 7,650,000 9,650,000 4,000,000 720,000 120,000 40,000 80,000 960,000 320,000 60,000 40,000 420,000 0 0 420,000 9,230,000  
03   NVKD2 27 3,000,000 650,000 300,000 300,000 1,200,000   1,000,000 3,450,000   2,000,000 7,650,000 9,944,231 4,000,000 720,000 120,000 40,000 80,000 960,000 320,000 60,000 40,000 420,000 0 0 420,000 9,524,231  
  Tổng A + B    262 36,400,000 6,560,000 3,100,000 2,700,000   25,000,000 13,300,000 64,660,000 200,000 20,000,000 113,060,000 134,491,923 74,700,000 ######## 2,241,000 747,000 1,494,000 17,928,000 5,976,000 1,120,500 747,000 7,843,500 1,312,558 2,000,000 ######## #########  
Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2016
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc Công ty
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

TÍNH THUẾ TNCN

TÍNH THUẾ TNCN

Công ty A
BẢNG TÍNH THUẾ TNCN
Tháng 01 năm 2016
     
STT Họ và tên Mã số thuế Chức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuế TNCT Các khoản giảm trừ TNTT Thuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn Trưa Điện Thoại Cộng Bản thân NPT BH bắt buộc Tổng Cộng
Số người Số giảm
A Bộ phận Quản lý      182 98,930,385 4,610,000 2,050,000 6,670,769 92,259,615 63,000,000 5 18,000,000 2,824,500 83,824,500 15,168,077 1,016,808
01 Hoàng Trung Thật 8073883150 GD 27 25,500,385 680,000 550,000 1,277,308 24,223,077 9,000,000 2 7,200,000 630,000 16,830,000 7,393,077 489,308
02 Lã Văn Nam 8073883168 P.GD 26 21,980,000 680,000 400,000 1,080,000 20,900,000 9,000,000 1 3,600,000 525,000 13,125,000 7,775,000 527,500
03 Nguyễn Đức Việt 8073883175 KTT 25 14,211,538 650,000 300,000 913,462 13,298,077 9,000,000 2 7,200,000 420,000 16,620,000 0 0
04 Hoàng Văn Hào 8073883182 KTV 27 9,936,538 650,000 200,000 882,692 9,053,846 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
05 Nguyễn Thị Thuý 8089993695 NVVP 24 8,323,077 650,000 200,000 784,615 7,538,462 9,000,000 0 0 304,500 9,304,500 0 0
06 Đặng Thị Thuỷ 8089993705 TQ 26 9,450,000 650,000 200,000 850,000 8,600,000 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
07 Trần Tuấn Anh 8039564108 TK 27 9,528,846 650,000 200,000 882,692 8,646,154 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
B Bộ phận Bán hàng     80 35,561,538 1,950,000 1,050,000 3,078,846 32,482,692 27,000,000 0 0 997,500 27,997,500 5,457,500 295,750
01 Vũ Đức Long 8245268055 TPBH 27 15,967,308 650,000 450,000 1,142,308 14,825,000 9,000,000 0 0 367,500 9,367,500 5,457,500 295,750
02 Nguyễn Văn Hiệp 9325881884 NVKD1 26 9,650,000 650,000 300,000 950,000 8,700,000 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
03 Nguyễn Đức Trung 8097371024 NVKD2 27 9,944,231 650,000 300,000 986,538 8,957,692 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
  Tổng A + B      262 134,491,923 6,560,000 3,100,000 9,749,615 124,742,308 90,000,000 5 18,000,000 3,822,000 111,822,000 20,625,577 1,312,558
     
Tháng 02 năm 2016
     
STT Họ và tên Mã số thuế Chức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuế TNCT Các khoản giảm trừ TNTT Thuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn Trưa Điện Thoại Cộng Bản thân NPT BH bắt buộc Tổng Cộng
Số người Số giảm
A Bộ phận Quản lý      163 0 4,610,000 2,050,000 5,980,385 -5,980,385 63,000,000 5 18,000,000 2,824,500 83,824,500 0 0
01 Hoàng Trung Thật 8073883150 GD 24   680,000 550,000 1,135,385 -1,135,385 9,000,000 2 7,200,000 630,000 16,830,000 0 0
02 Lã Văn Nam 8073883168 P.GD 24   680,000 400,000 996,923 -996,923 9,000,000 1 3,600,000 525,000 13,125,000 0 0
03 Nguyễn Đức Việt 8073883175 KTT 23   650,000 300,000 840,385 -840,385 9,000,000 2 7,200,000 420,000 16,620,000 0 0
04 Hoàng Văn Hào 8073883182 KTV 23   650,000 200,000 751,923 -751,923 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
05 Nguyễn Thị Thuý 8089993695 NVVP 22   650,000 200,000 719,231 -719,231 9,000,000 0 0 304,500 9,304,500 0 0
06 Đặng Thị Thuỷ 8089993705 TQ 24   650,000 200,000 784,615 -784,615 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
07 Trần Tuấn Anh 8039564108 TK 23   650,000 200,000 751,923 -751,923 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
B Bộ phận Bán hàng     71 0 1,950,000 1,050,000 2,732,692 -2,732,692 27,000,000 0 0 997,500 27,997,500 0 0
01 Vũ Đức Long 8245268055 TPBH 24   650,000 450,000 1,015,385 -1,015,385 9,000,000 0 0 367,500 9,367,500 0 0
02 Nguyễn Văn Hiệp 9325881884 NVKD1 23   650,000 300,000 840,385 -840,385 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
03 Nguyễn Đức Trung 8097371024 NVKD2 24   650,000 300,000 876,923 -876,923 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
C Lao động thuê ngoài       0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
      KH1                         0
      KH2                          
  Tổng A + B      234 0 6,560,000 3,100,000 8,713,077 -8,713,077 90,000,000 5 18,000,000 3,822,000 111,822,000 0 0
     
Tháng 03 năm 2016
     
STT Họ và tên Mã số thuế Chức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuế TNCT Các khoản giảm trừ TNTT Thuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn Trưa Điện Thoại Cộng Bản thân NPT BH bắt buộc Tổng Cộng
Số người Số giảm
A Bộ phận Quản lý      186 0 4,610,000 2,050,000 6,809,231 -6,809,231 63,000,000 5 18,000,000 2,824,500 83,824,500 0 0
01 Hoàng Trung Thật 8073883150 GD 27   680,000 550,000 1,277,308 -1,277,308 9,000,000 2 7,200,000 630,000 16,830,000 0 0
02 Lã Văn Nam 8073883168 P.GD 26   680,000 400,000 1,080,000 -1,080,000 9,000,000 1 3,600,000 525,000 13,125,000 0 0
03 Nguyễn Đức Việt 8073883175 KTT 27   650,000 300,000 986,538 -986,538 9,000,000 2 7,200,000 420,000 16,620,000 0 0
04 Hoàng Văn Hào 8073883182 KTV 26   650,000 200,000 850,000 -850,000 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
05 Nguyễn Thị Thuý 8089993695 NVVP 27   650,000 200,000 882,692 -882,692 9,000,000 0 0 304,500 9,304,500 0 0
06 Đặng Thị Thuỷ 8089993705 TQ 27   650,000 200,000 882,692 -882,692 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
07 Trần Tuấn Anh 8039564108 TK 26   650,000 200,000 850,000 -850,000 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
B Bộ phận Bán hàng     80 0 1,950,000 1,050,000 3,078,846 -3,078,846 27,000,000 0 0 997,500 27,997,500 0 0
01 Vũ Đức Long 8245268055 TPBH 27   650,000 450,000 1,142,308 -1,142,308 9,000,000 0 0 367,500 9,367,500 0 0
02 Nguyễn Văn Hiệp 9325881884 NVKD1 26   650,000 300,000 950,000 -950,000 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
03 Nguyễn Đức Trung 8097371024 NVKD2 27   650,000 300,000 986,538 -986,538 9,000,000 0 0 315,000 9,315,000 0 0
  Tổng A + B      266 0 6,560,000 3,100,000 9,888,077 -9,888,077 90,000,000 5 18,000,000 3,822,000 111,822,000 0 0
     
Quý I năm 2016
     
STT Họ và tên Mã số thuế Chức
vụ
Ngày
công
thực
tế
TỔNG
LƯƠNG
Các khoản TN được miễn thuế TNCT Các khoản giảm trừ Thuế
TNCN
Phải Khấu trừ
Ăn Trưa Điện Thoại Cộng Bản thân NPT BH bắt buộc Tổng Cộng
Số người Số giảm
A Bộ phận Quản lý      531 98,930,385 13,830,000 6,150,000 19,460,385 79,470,000 189,000,000 5 54,000,000 8,473,500 251,473,500 1,016,808
01 Hoàng Trung Thật 8073883150 GD 78 25,500,385 2,040,000 1,650,000 3,690,000 21,810,385 27,000,000 2 21,600,000 1,890,000 50,490,000 489,308
02 Lã Văn Nam 8073883168 P.GD 76 21,980,000 2,040,000 1,200,000 3,156,923 18,823,077 27,000,000 1 10,800,000 1,575,000 39,375,000 527,500
03 Nguyễn Đức Việt 8073883175 KTT 75 14,211,538 1,950,000 900,000 2,740,385 11,471,154 27,000,000 2 21,600,000 1,260,000 49,860,000 0
04 Hoàng Văn Hào 8073883182 KTV 76 9,936,538 1,950,000 600,000 2,484,615 7,451,923 27,000,000 0 0 945,000 27,945,000 0
05 Nguyễn Thị Thuý 8089993695 NVVP 73 8,323,077 1,950,000 600,000 2,386,538 5,936,538 27,000,000 0 0 913,500 27,913,500 0
06 Đặng Thị Thuỷ 8089993705 TQ 77 9,450,000 1,950,000 600,000 2,517,308 6,932,692 27,000,000 0 0 945,000 27,945,000 0
07 Trần Tuấn Anh 8039564108 TK 76 9,528,846 1,950,000 600,000 2,484,615 7,044,231 27,000,000 0 0 945,000 27,945,000 0
B Bộ phận Bán hàng     231 35,561,538 5,850,000 3,150,000 8,890,385 26,671,154 81,000,000 0 0 2,992,500 83,992,500 295,750
01 Vũ Đức Long 8245268055 TPBH 78 15,967,308 1,950,000 1,350,000 3,300,000 12,667,308 27,000,000 0 0 1,102,500 28,102,500 295,750
02 Nguyễn Văn Hiệp 9325881884 NVKD1 75 9,650,000 1,950,000 900,000 2,740,385 6,909,615 27,000,000 0 0 945,000 27,945,000 0
03 Nguyễn Đức Trung 8097371024 NVKD2 78 9,944,231 1,950,000 900,000 2,850,000 7,094,231 27,000,000 0 0 945,000 27,945,000 0
C Lao động thuê ngoài       0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
      KH1   0                   0
      KH2   0                   0
  Tổng A + B      762 134,491,923 19,680,000 9,300,000 28,350,769 106,141,154 270,000,000 5 54,000,000 11,466,000 ######### 1,312,558
  Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2016
Người lập biểu Người lập biểu Giám đốc Công ty
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)