Hướng dẫn điền Giấy giới thiệu HC-12-BM02 đúng chuẩn

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-12-BM02 Giấy giới thiệu được ban hành nhằm tạo văn bản chính thức để cử cán bộ, nhân viên của công ty đi công tác, làm việc tại các cơ quan, đơn vị đối tác bên ngoài. Giấy này xác nhận tư cách đại diện hợp pháp của người được cử, đồng thời nêu rõ mục đích và thời hạn của chuyến công tác. Đây là căn cứ để đơn vị tiếp nhận tạo điều kiện làm việc và cũng là cơ sở để công ty quản lý, theo dõi hoạt động công tác phí của nhân viên.

Ai điền và khi nào

Giấy giới thiệu do người được cử đi công tác hoặc thư ký/phòng hành chính nhân sự soạn thảo. Người có thẩm quyền ký duyệt là Giám đốc công ty. Biểu mẫu này được sử dụng trước mỗi chuyến công tác, sau khi đã có quyết định hoặc phê duyệt công tác từ cấp có thẩm quyền. Nhân viên cần điền đầy đủ thông tin, trình ký và mang theo bản gốc khi đến làm việc tại đơn vị đối tác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự văn bản theo quy định của công ty, thường do bộ phận văn thư đánh số. Ví dụ: 12/GT.
2. Địa danh, ngày tháng năm: Ghi địa danh nơi công ty đặt trụ sở chính, sau đó ghi ngày tháng năm hiện tại. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2025.
3. Họ tên ông/bà: Ghi đầy đủ họ tên người được cử đi công tác, viết chữ in hoa có dấu. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
4. Chức danh/đơn vị: Ghi chức vụ hiện tại và tên phòng ban/đơn vị công tác. Ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh - Phòng Kinh doanh.
5. Được cử đến: Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc địa chỉ cụ thể nơi người được cử đến làm việc. Ví dụ: Công ty TNHH ABC - Số 123 đường XYZ.
6. Để: Mô tả ngắn gọn mục đích chuyến công tác. Ví dụ: Thương thảo hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu quý I/2025.
7. Giấy này có giá trị đến hết ngày: Ghi ngày kết thúc chuyến công tác. Đây là thời hạn hiệu lực của giấy giới thiệu.
8. Ngày tháng năm ký: Ghi ngày tháng năm hiện tại, trùng hoặc trước ngày bắt đầu công tác.
9. Giám đốc: Để trống dòng này để lãnh đạo ký tên, đóng dấu sau khi đã kiểm tra đầy đủ thông tin.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ sử dụng mẫu HC-12-BM02 mới nhất, không dùng bản photocopy mờ hoặc đã qua chỉnh sửa.
• Thông tin trên giấy phải khớp hoàn toàn với quyết định cử đi công tác hoặc đề xuất công tác đã được phê duyệt.
• Giấy giới thiệu phải được đóng dấu đỏ của công ty, phần chữ ký Giám đốc phải là chữ ký trực tiếp, không dùng chữ ký scan.
• Ngày hết hạn của giấy phải sau ngày bắt đầu công tác ít nhất 1 ngày và không quá thời gian công tác thực tế.
• Nếu chuyến công tác kéo dài hoặc thay đổi nội dung, cần làm lại giấy giới thiệu mới thay vì sửa chữa trên bản cũ.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu số văn bản hoặc đánh số trùng với giấy giới thiệu khác, gây khó khăn cho việc lưu trữ và tra cứu sau này.
• Không ghi rõ chức danh và đơn vị của người được cử, khiến đối tác không xác định được thẩm quyền đại diện.
• Mục "Để" viết quá chung chung như "đi công tác" hoặc "làm việc", thiếu thông tin cụ thể về nội dung công việc.
• Ngày hết hạn ghi sai hoặc để trống, làm giấy mất hiệu lực pháp lý khi đối tác yêu cầu kiểm tra.
• Quên đóng dấu hoặc đóng dấu mờ, dấu đè lên chữ ký hoặc nội dung quan trọng, khiến giấy không được chấp nhận.
• Người điền tự ý sửa lỗi bằng bút xóa hoặc viết đè lên văn bản, làm mất tính trang trọng và hợp lệ của giấy giới thiệu.